学校财务制度报销流程

PAGE学校财务制度报销流程一、总则1.目的本财务制度报销流程旨在规范学校各类费用的报销行为，确保学校资金的合理使用与安全，提高财务管理效率，保障学校各项工作的顺利开展。2.适用范围本流程适用于学校全体教职员工、学生以及因工作需要参与学校相关活动的校外人员。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，反映实际发生的经济业务。合理性原则：费用支出应符合学校的办学宗旨和财务规定，具有合理性和必要性。合规性原则：严格遵守国家法律法规以及学校制定的各项财务制度，确保报销行为合规。及时性原则：报销人员应在规定时间内办理报销手续，避免逾期影响财务核算和资金流转。二、报销凭证要求1.发票真实性：发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应清晰、完整，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。合法性：发票应在有效期内，且与实际发生的经济业务相符。不得使用伪造、作废或非法取得的发票报销。完整性：发票上应加盖销售方发票专用章，印章清晰可辨。发票如有涂改、刮擦等情况，应要求销售方重新开具。2.收据行政事业性收费收据：由财政部门监制的行政事业性收费收据，适用于学校收取的学费、住宿费、考试费等行政事业性收费项目。收据应填写规范，加盖学校财务专用章。非经营性资金往来结算票据：用于学校内部各部门之间的资金往来结算，如代收代付水电费、代收教材费等。票据应注明款项性质、金额、收款单位和付款单位等信息，并加盖学校财务专用章。其他合规收据：在某些特殊情况下，如支付给个人的小额劳务报酬等，可以使用税务机关代开的发票或财政部门认可的其他合规收据。收据上应注明收款人的姓名、身份证号码、联系方式以及收款事由等信息。3.其他凭证差旅费报销单：用于报销出差期间的交通、住宿、伙食补助等费用。报销单应填写完整，包括出差日期、地点、事由、各项费用明细及金额等，并由出差人员签字确认。借款单：因工作需要预借资金的，应填写借款单。借款单应注明借款金额、用途、借款人姓名、部门等信息，并经相关负责人审批。合同或协议：对于涉及经济业务的合同或协议，如采购合同、服务合同等，应作为报销的附件之一。合同或协议应明确双方的权利义务、金额、付款方式等条款，确保经济业务的真实性和合法性。三、报销流程1.费用发生教职员工、学生或校外人员在开展与学校相关的活动过程中，因工作或学习需要发生费用支出时，应按照学校规定的标准和要求进行操作。费用支出应尽量取得合法有效的报销凭证，并妥善保管。2.填写报销单报销人员应根据实际发生的费用情况，按照报销单格式要求填写报销信息。报销单应包括报销日期、报销人姓名、部门、费用项目、金额、附件张数等内容。对于同一类费用的多次报销，可合并填写在一张报销单上，但应分别注明每次费用的发生日期、事由及金额。报销单上的各项信息应填写准确、清晰，不得涂改。如有错误，应重新填写报销单。3.粘贴附件将取得的报销凭证按照类别和时间顺序整齐地粘贴在报销单背面。粘贴时应注意凭证的左上角对齐，以便于翻阅和审核。对于较大的凭证或合同，可单独装订，并在报销单上注明“另附[合同名称或凭证名称]，共[X]页”。4.部门负责人审批报销人员将填写完整并粘贴好附件的报销单提交给所在部门负责人。部门负责人应根据学校的相关规定和工作实际情况，对费用的真实性、合理性和必要性进行审核。如确认费用符合要求，应在报销单上签署审批意见并签字。5.财务审核报销单经部门负责人审批后，提交至学校财务部门。财务人员按照国家法律法规、学校财务制度以及相关政策规定，对报销凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额的准确性进行审核。审核内容包括发票的真伪、内容是否完整、印章是否齐全；费用是否符合学校规定的开支范围和标准；报销单填写是否规范等。如发现报销凭证存在问题或报销金额不符合规定，财务人员应及时与报销人员沟通，要求其补充或更正相关信息。6.分管领导审批经财务审核无误的报销单，提交给学校分管领导审批。分管领导根据学校的财务管理规定和工作实际情况，对报销事项进行最终审批。如同意报销，应在报销单上签署审批意见并签字。7.校长审批（重大事项）对于金额较大或涉及重要事项的报销，需报校长审批。校长在审批过程中，应综合考虑学校的整体财务状况、资金安排以及相关政策要求，对报销事项进行全面审查。如批准报销，应在报销单上签署审批意见并签字。8.报销支付报销单经各级领导审批通过后，财务部门根据学校的资金状况和支付方式进行报销支付。对于报销金额较小且符合现金支付规定的，可直接支付现金给报销人员。对于报销金额较大或不符合现金支付规定的，一般通过银行转账方式支付到报销人员提供的银行账户。财务人员在完成报销支付后，应在报销单上加盖“已报销”戳记，并登记入账。四、各类费用报销规定1.办公用品及设备购置学校各部门因工作需要购置办公用品及设备时，应提前填写办公用品采购申请表或设备购置申请单，经部门负责人审批后提交至学校采购部门。采购部门按照学校的采购流程进行采购，采购完成后应取得合法有效的发票及相关验收凭证。报销时，应将发票、验收单、采购申请表或设备购置申请单等作为附件粘贴在报销单后，按照报销流程进行审批报销。办公用品及设备的购置应遵循勤俭节约的原则，严格控制费用支出。对于批量采购或金额较大的设备购置，应按照学校的相关规定进行招投标或集中采购。2.差旅费教职员工因工作需要出差，应提前填写出差审批单，注明出差事由、地点、时间、预计费用等信息，经部门负责人和分管领导审批后执行。出差期间的交通、住宿、伙食补助等费用应按照学校规定的标准执行。具体标准如下：交通费用：乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应严格按照学校规定的等级标准执行。因特殊情况需要乘坐高于规定等级交通工具的，应提前报经分管领导批准。乘坐公共交通工具的，凭有效票据报销；自驾出差的，按照规定的标准给予交通补贴。住宿费用：根据出差目的地的不同，分为不同的住宿标准。一般地区按照[X]元/天的标准报销，特殊地区按照[X]元/天的标准报销。住宿费用应取得正规发票，并注明住宿人数、天数等信息。伙食补助：按照出差自然（日历）天数计算，每人每天补助标准为[X]元。伙食补助采用包干制，不再报销出差期间的餐饮发票。出差结束后，应在规定时间内填写差旅费报销单，将出差审批单、交通票据、住宿发票等作为附件粘贴在报销单后，按照报销流程进行审批报销。对于经批准的学习培训、会议等出差，如有主办方统一安排食宿的，应按照主办方的规定执行，不再重复报销相应的食宿费用。3.业务招待费学校因工作需要进行业务招待时，应严格控制招待标准和次数。招待费用应事先填写业务招待费申请表，注明招待事由、对象、预计金额等信息，经部门负责人和分管领导审批后执行。业务招待费的报销应取得合法有效的发票，并注明招待时间、地点、人数、事由等信息。报销时，应将发票、业务招待费申请表等作为附件粘贴在报销单后，按照报销流程进行审批报销。业务招待费的支出应遵循必要性和合理性原则，不得用于与学校工作无关的宴请或娱乐活动。招待标准应根据实际情况合理确定，一般不得超过[X]元/次，全年业务招待费支出应控制在学校规定的预算范围内。4.会议费学校召开各类会议，应提前制定会议预算，经分管领导审批后执行。会议预算应包括会议场地租赁、资料印刷、餐饮、住宿、交通等各项费用。会议结束后，应取得会议服务单位开具的正规发票，并附会议通知、参会人员名单、会议费用明细清单等相关资料。报销时，应将发票及相关资料作为附件粘贴在报销单后，按照报销流程进行审批报销。会议费的支出应严格按照预算执行，不得超支。对于超预算的会议费用，应报校长审批后方可报销。5.培训费教职员工参加各类培训，应提前填写培训申请表，注明培训名称、地点、时间、费用等信息，经部门负责人和分管领导审批后参加培训。培训结束后，应取得培训机构开具的正规发票，并附培训通知、培训证书或学习证明等相关资料。报销时，应将发票及相关资料作为附件粘贴在报销单后，按照报销流程进行审批报销。培训费的支出应符合学校的培训计划和相关规定，对于未经批准擅自参加的培训，费用不予报销。五、报销时间规定1.报销人员应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续。对于因特殊原因未能及时报销的，应提前向财务部门说明情况，并在规定时间内完成报销。2.每月[X]日为学校财务报销截止日期。截止日期后提交的报销单，将顺延至次月办理报销。六．财务监督与检查1.学校财务部门应定期对报销情况进行检查和统计分析，及时发现和纠正报销过程中存在的问题。2.学校审计部门应不定期对学校财务报销情况进行审计监督，确保报销行为合法合规。对于发现的违规报销行为，应按照学校相关规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。3.学校鼓励全体教职员工对报销过程中的违规行为进行监督举报。对于经查实的举报线索，学校将给予举报人适当的奖励，并对违规行为进行严肃处理。七、附则1.解释权本财务制度报销流程由学校财务部门负责解释。如有未尽事宜或需要进一步明确的事项，由学校财