轰趴财务制度

PAGE轰趴财务制度总则制度背景及目的本财务制度适用于公司组织的各类轰趴活动，旨在规范轰趴活动中的财务行为，确保财务信息真实、准确、完整，合理控制费用支出，提高资金使用效益，保障轰趴活动的顺利开展，同时维护公司及参与人员的合法权益。适用范围本制度适用于公司内部组织的所有轰趴活动，包括但不限于部门团建轰趴、员工生日轰趴、节日庆祝轰趴等。涉及参与轰趴活动的全体员工以及相关财务流程中的所有工作人员。基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务制度，确保轰趴活动财务行为合法合规。2.真实性原则：财务信息应真实反映轰趴活动的经济业务，不得虚报、瞒报。3.准确性原则：财务数据记录准确无误，各项收支核算清晰明确。4.完整性原则：涵盖轰趴活动的所有财务事项，不得遗漏重要信息。5.合理性原则：费用支出应合理，符合活动实际需求和公司规定标准。6.公开透明原则：财务情况向参与活动人员适当公开，接受监督。财务预算管理预算编制1.预算编制主体：由轰趴活动组织者负责牵头，结合活动主题、规模、预计参与人数等因素，制定详细的财务预算草案。2.预算内容：包括场地租赁费用、餐饮食品费用、饮品酒水费用、娱乐设施及道具费用、装饰布置费用、奖品及纪念品费用、工作人员酬金（如有）等各项支出。同时，应明确各项费用的预计金额及来源（如公司专项经费拨款、参与人员分摊等）。3.预算编制时间：至少在轰趴活动举办前[X]个工作日完成预算编制，并提交至公司财务部门审核。预算审核与调整1.财务部门审核：财务部门收到预算草案后，应在[X]个工作日内进行审核。重点审核预算的合理性、准确性以及与公司财务政策的相符性。对于不符合规定或不合理的预算项目，提出修改意见并反馈给活动组织者。2.预算调整：如在活动筹备过程中，因特殊情况需要调整预算，活动组织者应提前向财务部门提交预算调整申请，详细说明调整原因及调整后的预算内容。财务部门审核通过后方可进行调整。收入管理参与人员费用收取1.费用标准制定：根据轰趴活动的成本及公司相关规定，确定合理的参与人员费用标准。费用标准应在活动通知中明确告知参与人员。2.收取方式：可采用线上转账（如微信、支付宝等）或线下现金收取的方式。对于线上转账，应提供明确的收款账户信息；对于线下现金收取，应指定专人负责，并开具收款收据。3.收款记录：负责收款的人员应及时记录每笔收入，包括付款人姓名、金额、付款方式等信息，并定期与财务部门核对。其他收入来源如活动中有赞助商提供赞助或其他额外收入来源，应签订相关协议明确收入金额、支付方式及支付时间等条款。活动组织者应及时将相关收入信息告知财务部门，并协助财务部门做好收款工作。支出管理费用审批流程1.申请：各项费用支出的经办人应填写费用报销申请表，详细注明费用支出的事由、金额、支付方式等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。2.部门负责人审批：部门负责人对费用支出的真实性、合理性进行审核，确认无误后签字批准。3.财务审核：财务部门对费用报销申请表及原始凭证进行审核，重点审核费用是否符合预算、发票是否合规等。审核通过后签字确认。4.公司领导审批：根据公司规定及费用金额大小，部分费用支出可能需要公司领导审批。公司领导审批通过后方可进行支付。各类费用支出规定1.场地租赁费用：应选择正规的场地供应商，签订详细的场地租赁合同，明确租赁期限、租金金额、支付方式、场地使用要求等条款。租金支付应按照合同约定执行，确保资金安全。2.餐饮食品费用：选择具有合法经营资质的餐饮供应商，确保食品质量安全。费用结算时应取得正规发票，发票内容应详细注明菜品、数量、金额等信息。3.饮品酒水费用：采购渠道应正规，确保饮品酒水质量。对于批量采购的情况，应保留采购清单及供应商送货凭证等资料。4.娱乐设施及道具费用：根据活动需求合理购置或租赁娱乐设施及道具。对于租赁的设施及道具，应签订租赁合同，明确租赁期限、租金、损坏赔偿等条款。购置的设施及道具应按照公司固定资产管理规定进行入账及后续管理。5.装饰布置费用：费用支出应合理控制，避免铺张浪费。装饰材料及用品的采购应取得正规发票，并做好验收记录。6.奖品及纪念品费用：奖品及纪念品的选择应符合活动主题及预算要求。采购时应取得发票，详细记录奖品及纪念品的名称规格、数量、金额等信息。7.工作人员酬金（如有）：如活动中有聘请临时工作人员，应签订劳务协议，明确工作内容、酬金标准、支付方式等条款。工作人员酬金应按照协议约定及时支付，并依法代扣代缴个人所得税。财务核算与报表财务核算1.核算主体：公司财务部门负责轰趴活动的财务核算工作，按照国家统一的会计制度进行账务处理。2.核算方法：采用权责发生制原则，对轰趴活动的收入、支出进行准确核算。各项费用支出应按照实际发生额入账，不得提前或延后确认。3.会计科目设置：根据轰趴活动的特点及财务核算要求，设置相应的会计科目进行明细核算。如“轰趴活动支出场地租赁费用”、“轰趴活动支出餐饮食品费用”等。财务报表编制1.报表种类：每月或每次轰趴活动结束后，财务部门应编制轰趴活动财务报表，包括资产负债表、收支明细表等。2.报表内容：资产负债表应反映轰趴活动的资产、负债及净资产情况；收支明细表应详细列示活动期间的各项收入、支出金额及收支结余情况。3.报表报送：财务报表编制完成后，应及时报送公司管理层及相关部门，为公司决策提供财务依据。资金管理资金筹集根据轰趴活动预算及费用收取情况，合理安排资金筹集工作。如参与人员费用收取不足以支付活动成本，应及时与公司沟通，申请公司专项经费支持或采取其他合理的资金筹集方式。资金支付1.支付方式：根据与供应商或服务提供商的约定及公司财务规定，选择合适的资金支付方式，如银行转账、支票、现金等。2.支付审批：资金支付应严格按照费用审批流程执行，确保支付的准确性和合规性。未经审批的支付申请，财务部门有权拒绝支付。资金安全管理1.库存现金管理：对于涉及现金收付的轰趴活动，应严格遵守现金管理规定，控制库存现金限额，确保现金安全。现金收付业务应及时登记入账，做到日清月结。2.银行账户管理：如通过银行账户进行资金收付，应妥善保管银行账户信息及密码，定期核对银行账户余额，确保资金安全。对于银行账户发生的异常交易，应及时查明原因并采取相应措施。财务监督与审计内部监督1.财务部门监督：财务部门应定期对轰趴活动的财务收支情况进行自查，及时发现和纠正财务问题。2.参与人员监督：鼓励参与轰趴活动的人员对财务情况进行监督，如发现违规行为或不合理支出，可向活动组织者或公司财务部门反映。审计1.定期审计：公司审计部门应定期对轰趴活动财务进行审计，审查财务收支的真实性、合法性、合理性，以及财务制度的执行情况。2.专项审计：对于重大轰趴活动或出现财务异常情况时，可开展专项审计，深入调查财务问题，提出审计意见和建议。财务档案管理档案内容收集1.轰趴活动财务档案包括预算编制资料、费用报销申请表及原始凭证、收款记录、财务报表、合同协议等与财务相关的各类文件资料。2.活动结束后，相关经办人应及时将上述档案资料整理齐全，移交至公司财务部门统一保管。档案保管期限1.轰趴活动财务档案的保管期限按照国家档案管理规定执行，一般为[X]年。2.对于涉及重要经济事项或具有长期保存价值的档案，应适当延长保管期限。档案查阅与销毁1.查阅规定：公司内部人员如需查阅轰趴活动财务档案，应填写档案查阅申请表，经财务部门负责人批准后方可查阅。查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁档案资料。2.销毁规定：超过保管期限的财务档案，由财务部门提出销毁申请，经公司档案管理部门及相关领导审批后，按照规定程序进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案