公司印鑑登記制度

公司印鑑登記制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，参照行业最佳实践标准及集团母公司相关管理要求，结合公司实际情况制定。旨在规范公司印章管理行为，防控印章使用过程中的专项风险，确保印章管理的合规性、安全性与有效性，维护公司合法权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司所有印章的制作、保管、使用、登记、变更及销毁等环节均须严格遵守本制度。业务场景包括但不限于合同签订、文件签署、证照办理、资金支付、对外宣传等涉及印章使用的活动。第三条本制度下列术语含义：（一）“印章专项管理”指公司对印章的全面管理活动，包括印章的申请、刻制、保管、使用、登记、变更、销毁等全生命周期管理，以及相关风险防控与合规监督。（二）“印章使用风险”指因印章管理不善或违规使用可能导致的法律纠纷、财产损失、声誉损害等潜在风险。（三）“合规审查”指对印章使用申请的合法性、必要性、合规性进行的内部审核与批准程序。（四）“责任到人”指明确印章管理各环节的责任主体，确保每一项管理职责落实到具体部门或岗位。第四条印章专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：印章管理覆盖公司所有印章类型及使用场景，不留管理空白。（二）责任到人：明确各级管理者的印章使用审批权责，确保管理链条闭环。（三）风险导向：聚焦印章使用风险防控，强化关键环节管控。（四）持续改进：定期评估印章管理效果，优化管理机制与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司印章管理负总责，对印章专项管理工作的合规性、安全性承担最终责任；分管领导对印章管理工作负直接领导责任，负责组织落实专项管理制度，协调解决管理中的重大问题。第六条公司设立印章专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括法务合规部、综合办公室、财务部、内审部等部门负责人。领导小组职责包括：（一）统筹协调公司印章专项管理工作，制定印章管理政策与标准。（二）审议重大印章使用事项，对印章管理制度进行决策审批。（三）监督印章管理工作的执行情况，定期开展管理效果评估。第七条法务合规部作为印章专项管理的牵头部门，职责包括：（一）组织制定和修订印章管理制度，统筹管理印章的申请、刻制、保管等环节。（二）定期开展印章使用风险排查，审核印章使用申请的合规性。（三）监督印章保管与使用情况，对违规行为提出处理建议。第八条综合办公室作为印章使用的专责部门，职责包括：（一）负责印章的日常保管、使用登记、保管交接等工作。（二）优化印章使用流程，推广电子印章等新型印章应用。（三）配合法务合规部开展印章管理培训，提升员工合规意识。第九条各部门及下属单位作为印章使用的业务部门，职责包括：（一）落实本领域印章使用要求，开展印章使用需求申请与审批。（二）监督员工印章使用行为，及时发现并纠正违规操作。（三）配合领导小组开展印章管理专项检查，整改管理漏洞。第十条基层执行岗位员工作为印章使用的操作主体，职责包括：（一）严格履行印章使用审批程序，未经批准不得擅自使用印章。（二）规范填写印章使用登记表，确保使用记录完整准确。（三）发现印章异常情况立即上报，履行风险报告义务。第三章专项管理重点内容与要求第十一条印章申请与刻制管理：（一）印章刻制须符合国家相关规定，需提交书面申请，说明刻制原因、印章规格及使用范围。（二）禁止擅自刻制印章，未经领导小组批准不得委托外部机构刻制。（三）印章刻制完成后，应及时向法务合规部备案，并移交综合办公室统一保管。第十二条印章保管与交接管理：（一）印章保管须实行双人双锁制度，保管人不得擅自离岗或擅自移交印章。（二）印章交接须填写交接记录，注明交接时间、印章名称及交接双方签字。（三）印章保管人离岗前须办理交接手续，综合办公室进行离岗审计。第十三条印章使用审批管理：（一）印章使用须遵循分级审批原则，一般文件使用由部门负责人审批，重大事项需经分管领导批准。（二）印章使用申请须填写《印章使用申请表》，注明使用事由、印章名称、使用时间及经办人。（三）未经审批不得擅自使用印章，审批人需对印章使用行为的合规性负责。第十四条印章使用登记管理：（一）综合办公室须建立印章使用登记台账，记录使用时间、印章名称、使用事由、经办人及审批人。（二）印章使用登记须实时更新，确保记录与实际使用情况一致。（三）登记台账定期归档，存档期限不少于三年。第十五条电子印章管理：（一）电子印章须与实体印章同等管理，使用前需经审批并登记。（二）电子印章保管须采取加密存储措施，防止未经授权访问。（三）电子印章使用后须自动生成使用记录，并纳入台账管理。第十六条印章变更与销毁管理：（一）印章名称、规格等变更须提交书面申请，经领导小组批准后方可变更。（二）印章销毁须填写销毁记录，注明销毁时间、印章名称及经办人。（三）销毁过程须两人以上监销，确保印章被彻底销毁。第十七条印章使用禁止性行为：（一）严禁未经审批擅自使用印章，严禁越权审批印章使用申请。（二）严禁将印章交由非授权人员保管或使用，严禁印章借出。（三）严禁伪造印章或以印章名义从事违规活动，严禁印章与空白文件结合使用。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）法务合规部每年对印章管理制度进行评估，根据法规变化、业务调整及时修订。（二）重大印章管理问题需启动制度修订程序，经领导小组审议通过后方可实施。（三）制度修订后须及时发布，并组织全员培训。第十九条风险识别预警机制：（一）综合办公室每季度开展印章使用风险排查，重点关注重大事项印章使用情况。（二）法务合规部对风险排查结果进行分级评估，发布风险预警通知。（三）高风险印章使用需增加审批层级，并加强事后监督。第二十条合规审查机制：（一）印章使用申请须经合规审查，未经审查不得使用印章。（二）审查内容包括使用事由的合法性、审批程序的合规性、使用记录的完整性。（三）审查不通过的申请须退回，并说明理由。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险事件由综合办公室牵头处置，重大风险事件由领导小组统筹处置。（二）风险事件处置须制定应急预案，明确处置流程、责任协同及上报要求。（三）处置完毕后须形成报告，并纳入管理档案。第二十二条责任追究机制：（一）违规使用印章视情节轻重，给予警告、罚款、降职等处分，构成犯罪的移交司法机关处理。（二）责任追究需依据制度规定，做到事实清楚、证据确凿、程序正当。（三）追究结果与绩效考核挂钩，并通报相关部门。第二十三条评估改进机制：（一）每年对印章管理制度有效性进行评估，重点考核制度执行率、风险防控效果等指标。（二）评估结果用于优化管理流程，完善印章管理机制。（三）评估报告须向领导小组汇报，并抄送相关部门。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导干部须履行印章管理推进责任，定期检查制度执行情况。（二）法务合规部牵头协调印章管理工作，确保制度落实到位。（三）综合办公室具体实施印章管理，提供技术支持与保障。第二十五条考核激励机制：（一）将印章管理情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效、评优挂钩。（二）对印章管理优秀部门给予奖励，对管理失职的部门进行通报批评。（三）考核结果用于优化印章管理激励机制，提升全员合规意识。第二十六条培训宣传机制：（一）法务合规部每年开展印章管理培训，覆盖管理层及一线员工。（二）培训内容包括制度规定、风险防控、操作规范等。（三）培训结束后组织考核，确保全员掌握印章管理要求。第二十七条信息化支撑：（一）通过印章管理系统实现印章使用流程自动化，实时监控印章使用情况。（二）系统须具备防篡改功能，确保使用记录不可篡改。（三）系统数据定期备份，防止数据丢失。第二十八条文化建设：（一）发布印章管理合规手册，明确印章使用红线与底线。（二）组织全员签订合规承诺书，强化合规意识。（三）通过宣传栏、内部平台等方式，营造全员合规氛围。第二十九条报告制度：（一）风险事件须第一时间上报