公司采购及开票制度

公司采购及开票制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及行业最佳实践，结合公司治理结构与风险管理需求，为规范采购及开票管理活动，防范舞弊风险、合规风险与操作风险，特制定本制度。本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工在采购商品、服务及开具发票等业务场景中的所有行为，涵盖从需求识别到资金支付、票据开具的全流程管理。第二条本制度所称“采购专项管理”是指公司为达成经营目标，围绕采购需求管理、供应商选择、合同签订、履约验收、付款结算等环节实施的全过程风险防控与合规治理活动。“发票合规管理”是指对发票的开具、传递、认证、归档等行为遵循税法及相关财务规定，确保票据真实性、准确性、完整性的管理行为。“专项风险”是指采购活动中可能存在的利益输送、商业贿赂、合同违约、发票虚开等舞弊行为及系统性操作风险。“合规管理”是指公司及员工在采购及开票业务中严格遵守法律法规、内部制度及职业道德要求的行为规范。第三条本制度的核心原则包括：（一）全面覆盖原则，即采购及开票管理覆盖所有业务场景与层级；（二）责任到人原则，明确各岗位的合规责任与监督机制；（三）风险导向原则，优先防控重大及高频风险点；（四）持续改进原则，动态优化管理流程与技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对采购及开票专项管理工作的最终责任负总责，负责审定管理策略、资源配置及重大风险处置决策；分管领导为直接责任人，统筹日常管理、监督考核及制度执行。第六条设立“采购及开票管理专项领导小组”，由分管领导牵头，成员包括财务部、法务部、内审部及采购部负责人，承担以下职能：（一）统筹协调跨部门管理事项，制定管理策略；（二）审批重大采购项目、特殊发票开具方案；（三）监督评估管理效果，提出优化建议。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门：采购部负责采购流程建设，财务部负责发票合规管理，联合开展风险识别与培训；（二）专责部门：法务部提供合同审核、法律支持，内审部实施独立监督，IT部保障系统安全；（三）业务部门/下属单位：根据采购权限落实预算控制、需求提报及履约验收，确保票据合规性。第八条基层执行岗（如采购专员、出纳）需履行以下义务：（一）签署岗位合规承诺书，确保操作符合制度要求；（二）实时上报异常情况（如供应商异常、发票疑点），配合调查处置；（三）定期参与合规培训，更新政策变化与业务规范。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查：采购前须完成工商信息核查、信用评估及行业背景审查，建立合格供应商名录，定期动态更新。禁止向特定关系人采购，特殊情形需经领导小组审批。第十条采购流程规范：实行“三阶段授权”制度，即需求审批（预算额度5%以下由部门负责人审批）、招标采购（公开招标、邀请招标需法务部前置审核）、履约验收（第三方采购需第三方机构出具报告）。禁止未立项采购、超预算执行。第十一条合同签订管理：采购合同须经法务部审核法律风险，明确付款条件、违约责任及争议解决方式，重大合同需法律顾问参与谈判。禁止合同条款与发票信息不符。第十二条发票开具规范：严格遵循“一单一票”原则，确保发票内容与交易匹配，电子发票需通过税控系统验证。禁止虚构交易开具发票、虚列项目套取资金。第十三条资金支付控制：实行“支付分级授权”，小额采购（X万元以下）由财务部审批，大额采购需分管领导签字。严禁“以票控付”“现金支付”等违规操作。第十四条发票认证管理：建立电子发票台账，认证时限不超过发票开具后180天，逾期认证需主管领导审批。禁止伪造认证记录。第十五条风险防控重点：（一）数据风险：加强供应商数据保密协议签订，限制非必要人员访问权限；（二）安全风险：对采购系统实施等级保护，定期开展漏洞扫描，禁止使用来历不明的网络工具。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新：每年联合财务部、法务部开展合规诊断，根据监管政策变化（如税率调整）、业务增量（如新设子公司）修订制度，修订稿需领导小组审议。第十七条风险识别预警：每季度由内审部牵头，抽查采购合同、发票记录，结合舆情监测发布风险预警，明确整改时限与责任人。第十八条合规审查嵌入业务：在需求提报、供应商选择、合同签订、发票开具等环节嵌入合规校验，未通过审查不得流转。第十九条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门限期整改，专责部门跟踪落实；（二）重大风险：启动应急预案，暂停相关业务，上报领导小组协调处置，必要时移交司法机关。第二十条责任追究：（一）违规情形：泄露采购信息、利益输送、伪造发票等；（二）处罚标准：轻微违规通报批评，情节严重取消评优资格；涉嫌违法的移交监察部门处理。第二十一条评估改进：每年由领导小组组织第三方机构评估管理有效性，形成改进报告，纳入绩效考核。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：各级负责人签署管理承诺书，建立“谁主管谁负责”的责任链条。第二十三条考核激励：专项合规情况占部门年度考核权重不低于15%，连续三年达标者优先晋升。第二十四条培训宣传：新员工入职必须接受合规培训，每月发布案例汇编，设立举报邮箱。第二十五条信息化支撑：升级ERP系统，实现采购全流程电子化，嵌入发票校验、风险监控模块。第二十六条文化建设：发布《采购及开票合规手册》，鼓励员工举报违规行为，奖励标准不设上限。第二十七条报告制度：每月报送风险事件汇总表，次年3月提交年度管理报告，内容包含合规数据、改进建议。第六章附则第二十八条本制度由公