关于公司报销付款制度

关于公司报销付款制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及国家相关财务监管要求，结合集团母公司关于费用管控的指导精神，同时为有效防控费用支出领域的专项风险、规范报销付款业务流程、提升资金使用效益，经公司研究决定制定。制度旨在通过明确管理要求、压实各方责任、完善运行机制，确保公司经济活动合法合规、高效透明。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位全体员工，涵盖但不限于日常办公用品采购、差旅费报销、业务招待、固定资产购置等各类报销付款业务。原则上所有涉及公司资金支付的经济活动均须严格遵循本制度执行，确保业务流程符合公司财务规范及内部控制要求。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“XX专项管理”：指公司针对费用支出领域的全过程风险管理，包括政策制定、流程规范、风险识别、控制执行、监督考核等系统性管理活动，以实现费用管控的标准化、精细化。（二）“XX风险”：指公司在费用报销付款过程中可能出现的合规风险、操作风险、财务风险等，如虚报冒领、超标准报销、违规支付、流程漏洞等。（三）“XX合规”：指公司所有报销付款业务严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保资金支付的真实性、合理性、合法性。第四条公司费用报销付款专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：费用管控要求适用于公司所有业务场景及层级，确保无死角、无盲区；（二）责任到人原则：明确各级管理及执行主体的职责范围，形成责任链条闭环；（三）风险导向原则：重点防控重大费用风险，实施差异化管控措施；（四）持续改进原则：定期评估费用管控效果，动态优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司费用报销付款专项管理负总责，承担制度完善、资源保障、重大风险处置的最终决策责任；分管财务及业务的相关领导为直接责任人，负责统筹推进制度落实、监督业务合规性。第六条公司设立费用报销付款专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、审计部、办公室及各主要业务部门负责人为成员。领导小组主要职能包括：统筹费用管控政策制定、协调跨部门业务协同、审批重大费用事项、监督考核专项管理成效。第七条财务部为本制度牵头部门，主要职责包括：（一）牵头制定和修订费用报销付款相关制度，组织流程优化；（二）负责报销审核、付款执行的合规性监督，识别并报告业务风险；（三）定期开展费用分析，提出成本控制建议；（四）组织业务培训，宣贯制度要求。第八条审计部作为专责部门，主要职责包括：（一）独立开展费用报销付款业务的合规性审计，出具审计报告；（二）参与重大费用项目的专项审计，评估资金使用效益；（三）对发现的问题提出整改意见，跟踪落实情况；（四）优化审计流程，提升风险预警能力。第九条各业务部门及下属单位作为费用管控的业务主体，主要职责包括：（一）落实本领域费用报销付款的管理要求，规范业务操作；（二）开展内部费用风险排查，及时制止违规行为；（三）配合财务部、审计部开展业务检查，提供必要资料；（四）对员工进行费用管控培训，提升全员合规意识。第十条基层执行岗位员工作为费用管控的末梢神经，应严格履行以下义务：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人在费用报销中的责任；（二）拒绝执行违规报销指令，及时上报可疑业务；（三）按照制度要求填写报销单据，确保信息完整准确；（四）配合相关部门开展费用核查，如实反映情况。第三章专项管理重点内容与要求第十一条报销审批环节：所有费用报销须严格遵循“分级授权、逐级审批”原则，单据金额超出X万元（含）的需经分管领导审批。严禁通过拆分单据规避审批权限，审批人员须核实报销依据的真实性。第十二条供应商管理：涉及采购的费用报销须建立合格供应商名录，新增供应商需经财务部尽职调查，核实其资质、信用及履约能力。严禁向未列入名录的供应商支付款项，防范利益输送风险。第十三条支付流程管控：大额支付须通过银行电子结算系统执行，严禁现金支付或第三方账户转账。付款前需核对合同、发票、验收单等关键凭证，确保要素齐全、逻辑一致。第十四条费用标准执行：差旅费、招待费等严格执行公司制定的费用标准，超标部分需提供特殊说明并经主管领导审批。财务部应定期更新标准清单，并纳入全员宣贯。第十五条发票合规要求：所有报销发票须符合《中华人民共和国发票管理办法》规定，查验票面信息、税号、章戳等要素，严禁虚开、代开、伪造发票。电子发票需通过查验系统确认真伪。第十六条关联交易管控：涉及关联方交易的报销须提供交易背景说明，并经审计部预审。严禁利用关联交易转移利润或规避审批，财务部需建立关联方交易台账。第十七条资金安全防控：严禁截留、挪用报销款项，银行账户应定期核对余额，防范资金风险。紧急支付需经领导小组批准，并启动应急预案。第十八条重复报销拦截：财务系统须设置自动校验机制，识别重复报销、跨期报销等异常情况，通过数据比对降低审核盲区。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新：每年度由财务部牵头，结合监管政策变化、业务调整需求，修订完善费用报销付款制度，经领导小组审议后发布实施。第二十条风险识别预警：财务部每月开展费用风险排查，审计部每季度开展专项审计，对发现的共性问题发布预警通知，明确整改时限。第二十一条合规审查嵌入业务：所有报销付款流程嵌入OA系统，设置“单据预审、审批留痕、支付监控”全流程校验节点，未经合规审查的不得进入下一环节。第二十二条风险分级处置：一般风险由财务部限期整改，重大风险需启动应急程序，由领导小组成立专项组协同处置，并上报管理层备案。第二十三条责任追究机制：对违规报销行为实行“双线追责”，财务人员未按制度审核的按失职处理，审批人员违规签批的按管理责任追究，情节严重的移交纪律委员会处理。第二十四条评估改进机制：每半年由领导小组组织对费用管控成效进行评估，结合审计结果、员工反馈，优化制度漏洞，形成管理闭环。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：各级负责人须签署费用管控责任书，明确年度目标及考核指标，确保制度要求传达到各层级。第二十六条考核激励机制：将费用管控情况纳入部门绩效考核，对合规优秀的部门给予奖励，对屡次发生问题的部门进行约谈通报。第二十七条培训宣传机制：分层级开展费用管控培训，管理层侧重政策解读、风险防控，一线员工侧重操作规范、单据填列，每年不少于X次集中培训。第二十八条信息化支撑：升级财务报销系统，实现发票自动验真、单据智能校验、支付实时监控，提升管控效率。第二十九条文化建设：通过内刊、OA公告等载体，宣传费用管控理念，设立“合规之星”评选，营造重合规、防风险的氛围。第三十条报告制度：各部门每月提交费用管控报告，财务部汇总编制《费用支出分析报告》，于次月X日前报送领导小组及管理层。重大风险事件须24小时内上报。第六章附则第三十一条本制度由公司财务部