报销按财务制度

PAGE报销按财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织的报销行为，确保报销流程符合财务规定，保障公司/组织资金的合理使用，维护财务秩序，提高财务管理效率，同时保护员工的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有员工，包括正式员工、试用期员工以及其他与公司/组织签订相关劳务合同的人员。（三）基本原则1.合法性原则报销行为必须严格遵守国家法律法规以及相关财务规章制度，确保每一笔报销都具有合法合规的依据。2.真实性原则员工报销的费用必须是真实发生的，所提供的报销凭证应真实、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。严禁虚假报销行为，一经发现，将按照公司/组织相关规定严肃处理。3.合理性原则报销费用应符合公司/组织的实际经营需要和相关业务标准，具有合理的商业目的。对于不合理的费用支出，财务部门有权拒绝报销。4.及时性原则员工应在费用发生后及时办理报销手续，以保证财务数据的及时性和准确性。原则上，当月费用应在次月规定时间内报销完毕，特殊情况需提前向财务部门说明并获得批准。二、报销流程（一）费用发生员工在开展业务活动过程中，应按照公司/组织的业务规范和实际需求，合理控制费用支出。确保所发生的费用与工作相关，且符合公司/组织的利益。（二）取得凭证1.发票要求员工应取得合法有效的发票作为报销凭证。发票必须具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额、发票专用章等。发票应清晰、完整，不得有涂改、刮擦等痕迹。发票内容应与实际业务相符，如发现发票存在问题，应及时与开票方联系更换。对于增值税专用发票，员工应确保发票信息准确无误，并在规定时间内进行认证抵扣。认证期限为自发票开具之日起360天内。2.其他凭证除发票外，根据业务需要，可能还需要取得其他相关凭证，如收据、合同、协议、审批文件等。这些凭证应与发票相互印证，共同证明费用发生的真实性和合理性。（三）填写报销单1.报销单格式公司/组织统一制定报销单格式，员工应按照格式要求填写相关信息。报销单应包括以下内容：报销日期、员工姓名、部门、报销事由、金额明细、附件张数等。2.填写规范报销事由应清晰、准确地描述费用发生的原因和用途，不得模糊不清或故意隐瞒。金额明细应按照费用类别分别填写，注明每项费用的具体金额，并确保合计金额准确无误。附件张数应如实填写，所附凭证应与报销单内容一一对应，便于财务审核。（四）审批流程1.部门负责人审批员工填写完报销单后，首先提交给所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据公司/组织的业务情况和财务制度，对报销事项的真实性、合理性进行审核。如认为报销事项符合规定，应签署同意报销意见，并注明审批日期。2.财务审核报销单经部门负责人审批后，提交至财务部门进行审核。财务人员主要审核报销凭证的合法性、真实性、完整性以及报销金额的准确性。对于不符合财务制度的报销事项，财务人员有权要求员工补充资料或拒绝报销，并说明理由。3.高层审批（根据金额设定）对于超过一定金额的报销事项，需提交给高层领导进行审批。高层领导应从公司/组织整体利益出发，对重大费用支出进行决策。审批通过后，报销单方可进入报销支付环节。（五）报销支付1.支付方式财务部门根据审核通过的报销单，按照公司/组织的支付流程进行支付。支付方式包括银行转账、现金支付等。原则上，对于金额较大的报销款项，应采用银行转账方式支付；对于符合现金支付规定的小额报销款项，可采用现金支付。2.支付时间在完成报销支付手续后，财务部门应及时通知员工报销款项已支付到账。对于银行转账支付的，一般在审批通过后的[X]个工作日内完成转账；对于现金支付的，应在规定时间内通知员工前来领取。三、各类费用报销规定（一）差旅费1.定义差旅费是指员工因公务需要，前往外地出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.交通费用飞机票：员工应根据公司/组织的出差审批要求，选择经济舱乘坐飞机。如因特殊情况需要乘坐商务舱或头等舱，需提前获得上级领导批准。机票应通过正规渠道购买，并取得有效的航空运输电子客票行程单。火车票：优先选择高铁二等座或动车二等座出行，如需乘坐高铁一等座、动车一等座或火车软卧，需经上级领导审批同意。火车票应保留完整的票面信息，作为报销凭证。长途汽车票：应取得正规的长途汽车票，票面信息清晰可辨。市内交通费：在出差目的地市内，员工因公务需要乘坐出租车、公交车等交通工具所发生的费用，可凭有效票据报销。报销标准按照公司/组织规定的市内交通补贴标准执行，如实际发生费用低于补贴标准，按实际发生额报销；如高于补贴标准，按补贴标准报销。3.住宿费用员工应按照公司/组织规定的住宿标准选择合适的酒店入住。住宿标准根据出差地区的不同分为不同档次，具体标准以公司/组织发布的文件为准。住宿费发票应注明住宿日期、住宿人数、房间单价等信息，且发票金额应与实际住宿费用相符。如多人合住一间房，应在报销单上注明合住人员名单。4.餐饮费用出差期间的餐饮费用按照公司/组织规定的标准报销。餐饮补贴标准根据出差地区的不同分为不同档次，具体标准以公司/组织发布的文件为准。员工应在合规的餐饮场所消费，并取得正规发票。如无法取得发票，可凭餐饮消费清单报销，但消费清单应加盖餐饮场所公章，并注明消费日期、消费金额、消费项目等信息。（二）业务招待费1.定义业务招待费是指公司/组织为开展业务活动，招待客户、合作伙伴等所发生的费用。2.审批要求业务招待费的发生应事先填写《业务招待费申请单》，详细说明招待对象、招待事由、预计金额等信息，并提交给上级领导审批。未经审批的业务招待费，财务部门不予报销。招待对象应与公司/组织的业务相关，严禁将业务招待费用于与业务无关的个人消费。3.报销标准业务招待费应严格控制在公司/组织规定的预算范围内，不得超支。报销时，应提供真实有效的发票、消费清单、业务招待费申请单等凭证。发票内容应注明招待日期、招待对象、招待事由、消费金额等信息。对于大额业务招待费，应在报销时附上招待活动的照片、视频等资料，以证明招待活动的真实性和合理性。（三）办公用品及设备购置费用1.定义办公用品及设备购置费用是指公司/组织为满足日常办公需要，购置办公用品、办公设备等所发生的费用。2.采购流程各部门如需购置办公用品或设备，应提前填写《办公用品及设备购置申请表》，详细列出购置物品的名称、规格、数量、预算金额等信息，并提交给部门负责人审批。部门负责人审批通过后，提交至行政部门进行统一采购。行政部门应根据公司/组织的采购政策，选择合适的供应商进行采购。采购过程中应严格遵守相关法律法规，确保所采购的物品质量合格，并取得合法有效的发票。3.报销规定办公用品及设备购置费用报销时，应提供发票、采购合同、验收单等凭证。发票上应注明物品名称、规格、数量、单价、金额等信息，且与采购合同和验收单内容一致。对于固定资产类设备购置，应按照公司/组织的固定资产管理制度进行入账和折旧处理。（四）通讯费用1.定义通讯费用是指员工因工作需要，使用手机、固定电话等通讯工具所发生的费用。2.报销标准公司/组织根据员工的工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费用报销标准。员工应在标准范围内凭通讯费发票报销。通讯费发票应注明手机号码、费用所属期间、费用金额等信息。对于以个人名义开具的通讯费发票，如无法区分工作与个人使用情况，财务部门将按照一定比例进行报销。3.报销方式通讯费用可采用实报实销或定额补贴的方式进行报销。实报实销方式下，员工凭有效发票按实际发生额报销；定额补贴方式下，如果实际发生费用低于补贴标准，按补贴标准报销；如果高于补贴标准，按实际发生额报销。四、报销凭证管理（一）凭证收集员工在办理报销手续时，应负责收集整理相关报销凭证，并确保凭证的真实性、完整性和合法性。报销凭证应按照报销单的顺序进行粘贴，便于财务审核。（二）凭证保存1.财务部门财务部门应妥善保管报销凭证，建立健全凭证档案管理制度。报销凭证应按照年份、月份、凭证类型等进行分类存放，以便于查询和核对。2.保存期限报销凭证的保存期限应按照国家法律法规和财务制度的要求执行。一般情况下，会计凭证应保存30年，其他相关报销凭证也应根据规定保存相应期限。在保存期限内，不得擅自销毁报销凭证。（三）凭证查阅1.内部查阅公司/组织内部人员因工作需要查阅报销凭证时，应填写《报销凭证查阅申请表》，注明查阅原因、查阅范围等信息，并提交给财务部门负责人审批。经审批同意后，方可在财务部门指定地点查阅相关凭证。2.外部查阅如因税务检查、审计等外部原因需要查阅报销凭证，公司/组织应积极配合，并按照相关法律法规的要求提供必要的资料。外部查阅报销凭证时，应办理相关手续，确保查阅过程合法合规。五、监督与检查（一）内部审计公司/组织内部审计部门应定期对报销业务进行审计检查，重点审查报销流程的合规性、报销凭证的真实性、费用支出的合理性等方面。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督财务部门应加强对报销业务的日常监督，严格审核每一笔报销事项，对不符合财务制度的报销行为及时进行纠正。同时，财务部门应定期对报销数据进行分析，发现异常情况及时向上级汇报。（三）违规处理1.对于虚假报销行为一经发现，公司/组织将追回已报销款项，并视情节轻重给予相应的纪律处分；如涉及违法犯罪行为，将依法移交司法机关处理。2.对于违反报销流程规定的行为如未按规定审批、未及时报销等，财务部门有权拒绝报销，并要求相关责任人限期整改。对于多次违反规定的员工