财务制度办公室采购流程

PAGE财务制度办公室采购流程一、总则（一）目的为规范公司办公室采购流程，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物品和服务符合公司实际需求，特制定本流程。（二）适用范围本流程适用于公司办公室范围内的所有采购活动，包括办公用品、办公设备、办公家具、维修维护服务、印刷服务等各类与办公相关的物品及服务采购。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及公司相关制度规定，确保采购行为合法合规。2.预算控制原则：采购活动应严格按照公司批准的预算执行，不得超预算采购。3.质量优先原则：在满足需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的产品和服务。4.效益原则：通过科学合理的采购流程，优化采购决策，降低采购成本，提高采购效益。5.信息公开原则：采购过程中的重要信息应及时公开，接受公司内部监督。二、采购需求的提出与审批（一）需求部门各部门根据实际工作需要，负责提出办公室采购需求。需求部门应指定专人负责采购需求的收集、整理和提交工作。（二）需求内容采购需求应明确所需物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、交货时间、售后服务等详细信息。对于复杂或特殊的采购需求，需求部门应提供相关技术文件、图纸或详细说明。（三）需求审批1.预算内采购采购金额在部门预算额度内的，由部门负责人审批。部门负责人应对采购需求的必要性、合理性进行审核，并签署审批意见。审批通过后，需求部门将采购需求提交至办公室采购管理岗位。2.超预算采购采购金额超出部门预算额度的，需求部门应填写《超预算采购申请表》，详细说明超预算原因、采购项目对工作的重要性以及预计增加的费用等情况。《超预算采购申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导应综合考虑公司整体预算情况、业务需求等因素，做出审批决定。审批通过后，需求部门方可将采购需求提交至办公室采购管理岗位。三、采购方式的确定（一）集中采购对于通用性强、采购量大、市场价格相对稳定的办公用品、办公设备等物品，原则上实行集中采购。集中采购由办公室统一组织实施，通过招标、询价、竞争性谈判等方式确定供应商和采购价格。（二）分散采购1.零星采购对于金额较小、临时性的采购需求，如少量办公用品、单次维修服务等，可由需求部门自行采购。需求部门应在确保采购合规、价格合理的前提下，选择合适的供应商进行采购。采购完成后一周内，需求部门应将采购发票、验收单等相关资料提交至办公室采购管理岗位备案。2.特殊或定制采购对于有特殊规格要求、定制化的办公家具、设备等采购项目，由需求部门与办公室采购管理岗位共同协商确定采购方式。一般可通过邀请招标、单一来源采购等方式进行采购。采用邀请招标方式的，应向不少于三家具备相应资质和能力的供应商发出邀请；采用单一来源采购方式的，应符合《中华人民共和国政府采购法》规定的适用情形，并履行相应的审批程序。四、供应商管理（一）供应商选择1.供应商征集办公室采购管理岗位定期通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，征集潜在供应商信息，建立供应商信息库。对征集到的供应商进行初步筛选，重点考察供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书，以及其经营业绩、信誉状况、产品质量、售后服务等方面情况。2.供应商评估对于拟合作的供应商，由办公室采购管理岗位牵头，组织需求部门、财务部门等相关人员组成评估小组，按照预先制定的供应商评估标准，对供应商进行实地考察和综合评估。评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、价格水平、交货期、售后服务等方面。评估小组应根据评估结果填写《供应商评估报告》，提出是否选择该供应商的建议。3.供应商确定根据评估小组的建议，办公室采购管理岗位将拟选择的供应商名单提交至办公室负责人审核。办公室负责人审核通过后，确定合格供应商名单，并在公司内部进行公示。公示期为[X]个工作日，公示无异议后，将合格供应商纳入公司供应商信息库，作为今后采购合作的对象。（二）供应商考核1.考核周期办公室采购管理岗位定期对供应商进行考核，考核周期为每年一次。2.考核内容考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。考核可通过查阅采购记录、客户反馈、实地考察等方式进行。3.考核评分办公室采购管理岗位根据考核情况，按照预先制定的考核评分标准，对供应商进行评分。考核评分结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.考核结果应用对于考核结果为优秀的供应商，在今后的采购中可给予一定比例的价格优惠或优先合作机会；对于考核结果为不合格的供应商，应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应从供应商信息库中予以淘汰。五、采购实施（一）采购合同签订1.合同起草确定供应商后，办公室采购管理岗位负责起草采购合同。采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。2.合同审核采购合同起草完成后，提交至办公室负责人、财务部门等相关人员进行审核。审核重点包括合同条款的合法性、合理性、完整性，以及与采购需求的一致性等方面。审核人员应在审核意见栏中签署审核意见，对于存在问题的条款，应及时与采购管理岗位沟通修改。3.合同签订采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。签订后的合同原件应妥善保管，办公室采购管理岗位留存一份复印件，并按照合同管理规定进行归档。（二）采购订单下达1.订单生成根据采购合同，办公室采购管理岗位及时生成采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的详细信息、交货时间、交货地点等内容，并发送至供应商。2.订单跟踪采购管理岗位负责对采购订单的执行情况进行跟踪，及时掌握供应商的备货、生产进度、运输情况等信息。如发现供应商存在交货延迟等问题，应及时与其沟通协调解决，并向办公室负责人汇报。（三）交货与验收1.交货通知：供应商应在预计交货日期前[X]天，向公司发出交货通知，告知公司预计交货时间、地点等信息。2.交货验收采购物品或服务到达公司后，由需求部门负责组织验收。验收人员应按照采购合同及相关标准要求，对采购物品的数量、规格型号、质量等进行逐一核对验收。对于技术含量较高的设备或物品，可邀请专业技术人员参与验收。验收合格后，验收人员应填写《验收单》，并签字确认。如发现采购物品存在质量问题或数量短缺等情况，验收人员应及时通知供应商进行处理。供应商应在规定时间内负责更换、补货或采取其他补救措施，直至验收合格。六、付款管理（一）付款申请1.申请时间采购物品或服务验收合格后，供应商应及时提交付款申请资料。付款申请资料应包括发票（发票内容应与采购合同一致）、验收单、采购合同复印件等。需求部门应在收到供应商付款申请资料后[X]个工作日内，对资料的完整性、真实性进行审核，并填写《付款申请表》，提交至财务部门。2.申请内容《付款申请表》应明确采购项目名称、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并注明付款方式（如支票、转账、电汇等）。（二）付款审批1.财务审核财务部门收到《付款申请表》及相关资料后，对发票的真实性、合法性、有效性进行审核，核对采购金额与合同约定是否一致，检查验收单等资料是否齐全。财务审核通过后，在《付款申请表》上签署审核意见，并提交至分管领导审批。2.领导审批分管领导根据公司财务状况、资金安排等情况，对付款申请进行审批。审批通过后，在《付款申请表》上签署审批意见。（三）付款执行**1.付款安排财务部门根据领导审批意见，按照公司资金管理制度和付款流程，安排资金支付。对于符合付款条件的，应及时办理付款手续；对于不符合付款条件的，应及时通知供应商并说明原因。2.付款记录财务部门应建立完善的付款记录台账，详细记录每一笔采购付款的日期、金额、供应商名称、付款方式等信息，确保付款记录清晰、准确、可查。七、采购档案管理（一）档案收集办公室采购管理岗位负责采购档案的收集工作。采购档案应包括采购需求审批文件、采购合同、采购订单、验收单、发票、付款申请及审批文件等与采购活动相关的所有资料。（二）档案整理采购管理岗位应定期对收集到的采购档案进行整理，按照采购项目类别、时间顺序等进行分类归档，确保档案资料完整、有序。（三）档案保管采购档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室。档案保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行，一般采购档案的保管期限为[X]年。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经办公室负责人批准后，方可查阅。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。查阅完毕后，应及时将档案归还保管人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门监督公司审计部门定期对办公室采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否合法、采购档案是否完整等方面情况。审计部门应根据审计结果出具审计报告，对于发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。2.纪检监察部门监督公司纪检监察部门负责对采购活动中的廉洁自律情况进行监督检查，防止采购过程中出现违规违纪行为。对于发现的违规违纪问题，纪检监察部门应按照有关规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受政府监管公司办公室采购活动应接受政府相关部门的监管，严格遵守政府采购法律法规及相关政策要求。对于