终止劳动合同合规操作指南

终止劳动合同合规操作指南劳动合同终止是劳动关系依法终结的法定情形，其合规操作直接关联企业用工风险与劳动者权益保障。本文结合《劳动合同法》《劳动合同法实施条例》等法律法规，从法定情形识别、操作流程规范、风险防范策略三个维度，为企业HR及劳动者提供实务指引。一、终止劳动合同的法定情形及实务边界（一）劳动合同期满终止劳动合同期满是最常见的终止情形，但需注意两类特殊细节：法定顺延：若劳动者处于医疗期、孕期/产期/哺乳期，或因工伤被鉴定为五至六级伤残，劳动合同期限自动顺延至相应情形消失（如医疗期届满、“三期”结束）。用人单位若在顺延期内终止合同，将被认定为违法终止。续签协商义务：合同期满前30日，用人单位应书面征询劳动者续签意愿。若用人单位降低劳动条件导致劳动者不续签，需支付经济补偿；若劳动者在“维持或提高条件”下主动不续签，则无需补偿。（二）劳动者主体资格丧失或消灭1.退休与养老保险待遇：劳动者开始依法享受基本养老保险待遇的，劳动合同终止。需注意：达到退休年龄但未缴满社保的，若劳动者仍在岗，双方按劳务关系处理，用人单位不能以“退休”为由终止劳动关系。2.劳动者死亡或宣告死亡/失踪：用人单位凭死亡证明、法院判决书等终止合同，无需支付经济补偿，但需结清工资、返还劳动者财物。（三）用人单位主体资格消灭用人单位被依法宣告破产、吊销营业执照、责令关闭、撤销，或决定提前解散的，劳动合同终止。此类情形下，用人单位需优先清偿劳动者工资、经济补偿等费用（参照《企业破产法》清偿顺序）。二、终止劳动合同的前置程序要求（一）通知与协商程序期满终止通知：用人单位应在合同期满前以书面形式（如EMS、OA系统）告知劳动者终止意向，并明确续签条件。若未提前通知导致劳动者损失（如租房违约），可能需承担赔偿责任。续签协商举证：建议用人单位保留劳动者的续签意向书、邮件回复等证据，避免因“是否协商”产生纠纷。（二）工会程序（用人单位单方终止时）用人单位单方终止合同（如期满不续签、单位解散），需将理由通知工会并听取意见。若未建立工会，可通知当地总工会或行业工会。未履行工会程序的终止行为，可能被认定为程序违法。三、终止通知书的制作与送达合规（一）终止通知书核心内容终止通知书应包含：终止原因（如“合同期满”“单位解散”，需与法定情形对应）；终止日期（明确具体年月日）；经济补偿金额及计算方式（若需支付）；工作交接、离职证明及社保转移安排；权利救济提示（如对补偿有异议可申请仲裁）。（二）送达方式的法律效力1.直接送达：要求劳动者当面签收，若拒签，可邀请见证人（如工会代表、同事）在场，记录拒签情况后留置送达。2.邮寄送达：使用EMS并在面单注明“劳动合同终止通知书”，保留邮寄凭证及妥投记录（可通过邮政官网查询）。若劳动者拒收，邮件退回之日视为送达。3.公告送达：仅在劳动者下落不明、其他方式无法送达时使用，需在省级以上报刊刊登公告，公告期满视为送达。（实务中易被质疑“程序瑕疵”，应优先选择前两种方式）四、经济补偿的计算与支付规则（一）需支付经济补偿的情形除“劳动者主动不续签（单位维持/提高条件）”“劳动者过错导致终止”外，以下情形需支付补偿：劳动合同期满终止（单位不续签或降低条件续签被拒）；用人单位主体资格消灭（破产、解散等）；劳动者退休但未享受养老保险待遇，单位终止劳务关系的（部分地区支持，需结合地方司法口径）。（二）计算标准与特殊情形基本公式：经济补偿=工作年限×月工资（工作满1年算1个月，6个月以上不满1年按1年算，不满6个月算0.5个月）。月工资界定：指劳动者终止前12个月的平均工资（含奖金、津贴、加班费等）。若月工资高于当地社平工资3倍，按3倍计算，且补偿年限不超过12年。分段计算：2008年《劳动合同法》实施前的工作年限，需结合地方旧法政策（如《违反和解除劳动合同的经济补偿办法》）分段计算。（三）支付时间要求用人单位应在终止劳动合同时一次性支付经济补偿；若未及时支付，需按应付金额50%以上100%以下加付赔偿金（需劳动者向劳动行政部门投诉后，单位仍不支付的情形）。五、特殊群体的终止限制与例外（一）医疗期内的劳动者劳动者患病或非因工负伤，在医疗期内的，劳动合同期满应顺延至医疗期届满。医疗期届满后，若劳动者不能从事原工作也不能从事新安排的工作，用人单位可按法定程序解除（需支付经济补偿+医疗补助费），但不得直接终止。（二）“三期”女职工女职工在孕期、产期、哺乳期的，劳动合同期满自动顺延至“三期”结束。用人单位不得以“合同期满”为由终止，否则需支付赔偿金（2倍经济补偿）。（三）工伤职工一至四级伤残：保留劳动关系，退出工作岗位，用人单位不得终止；五至六级伤残：劳动合同期满应顺延，若劳动者提出终止，用人单位需支付一次性工伤医疗补助金和伤残就业补助金；七至十级伤残：合同期满可终止，用人单位需支付一次性工伤医疗补助金和伤残就业补助金（具体标准按地方工伤保险条例）。六、终止后的附随义务履行（一）用人单位的义务1.出具离职证明：需在终止后15日内出具，内容应包含劳动合同期限、终止日期、工作岗位、在本单位工作年限。若未出具导致劳动者无法就业，需赔偿损失。2.社保与档案转移：终止后15日内为劳动者办理社保停保、档案转移手续。若劳动者未配合交接，用人单位可暂缓转移，但需书面告知原因。（二）劳动者的义务1.工作交接：按约定完成工作交接（如项目资料移交、客户信息交接等），用人单位应在交接完成后支付经济补偿（若有）。2.保密与竞业限制：若劳动合同中有保密或竞业限制条款，劳动者需继续履行，用人单位需按约定支付竞业限制补偿金（若有）。七、常见法律风险与应对策略（一）违法终止的法律后果用人单位违法终止劳动合同（如违反终止限制、未履行程序），劳动者可要求继续履行劳动合同或支付赔偿金（2倍经济补偿）。应对策略：终止前严格核查劳动者是否属于特殊群体，履行全部法定程序。（二）经济补偿计算争议若劳动者对月工资或工作年限有异议，用人单位需举证（如工资条、劳动合同、考勤记录）。建议在劳动合同中明确工资结构，避免以现金形式发放工资（无凭证）。（三）送达程序瑕疵的风险若终止通知书未有效送达，劳动关系视为未终止，劳动者仍可主张工资、社保等权益。应对策略：优先选择直接送达，邮寄送达需保留全程证据，公告送达仅作为最后手段。结语劳动合同终止的合规操作需兼顾“法定