资产管理公司档案管理制度范文

一、制度宗旨与适用范围为切实加强公司档案管理工作，有效保护和合理利用档案资源，保障资产管理业务合规开展与历史信息可追溯，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及行业规范，结合公司资产管理、客户服务、运营管理等业务实际，制定本制度。本制度适用于公司各部门、分支机构及所属单位在经营管理、项目运作、客户服务等活动中形成的各类档案（含纸质、电子、声像等载体）的收集、整理、保管、利用及销毁等管理活动。本制度所指“档案”，是公司在资产管理项目运作、客户服务、财务管理、行政管理等活动中形成的，具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。二、管理职责分工（一）综合管理部（档案管理部门）统筹公司档案管理体系建设，制定并完善档案管理细则；监督各部门档案工作执行情况，定期开展档案工作检查与考核；组织档案管理培训，提升全员档案管理意识；协调跨部门档案管理事项，牵头档案鉴定、销毁等专项工作；负责档案库房的规划与维护，保障档案存储环境安全。（二）业务部门（含资产管理部、客户服务部、财务部等）指定专人（兼职档案员）负责本部门业务档案的日常收集、整理与移交；在业务流程中同步做好档案材料的积累，确保档案内容完整、逻辑清晰；配合档案管理部门开展档案检查、鉴定及培训工作，对本部门档案的真实性、准确性负责。（三）档案管理员（专职/兼职）专职档案管理员需具备档案管理专业知识，负责档案的接收、分类、编目、保管及借阅登记；定期检查档案实体与电子数据的完整性、安全性，提出保管条件优化建议；严格执行保密制度，对档案内容及借阅信息严格保密；配合完成档案鉴定、销毁等专项工作。三、档案分类与归档要求（一）档案分类结合公司资产管理业务特点，档案分为以下类别（可根据业务发展动态调整）：1.项目档案：含资产尽调报告、估值文件、投资协议、风控评审资料、投后管理记录、退出方案等，按项目周期（尽调、决策、实施、退出）分阶段归档。2.客户档案：含客户基本信息、资产委托协议、风险评估报告、服务记录、收益分配凭证等，按客户类型（个人/机构）、服务阶段（委托、存续、终止）分类。3.财务档案：含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等，按会计年度、财务事项类别整理。4.行政档案：含公司文件、会议纪要、人事资料、合同协议（非业务类）、证照文件、对外宣传资料等，按行政事项类别（如制度、会议、人事、合规）归档。（二）归档时间与要求1.归档时间：项目档案：项目结束（或事项办结）后15个工作日内完成移交；客户档案：服务终止后10个工作日内完成移交（存续期内按季度补充更新）；财务档案：会计年度终了后3个月内整理移交；行政档案：文件生效或事项办结后5个工作日内移交。2.归档要求：纸质档案：字迹清晰、无涂改，使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，装订整齐，页码连续；电子档案：格式规范（如PDF、DOC、JPG等），命名清晰（含部门、日期、主题），与纸质档案内容一致，确保可长期读取；移交流程：填写《档案移交清单》，列明档案名称、数量、载体类型、移交人/接收人等，双方签字确认后存档。四、档案整理与保管规范（一）整理规则对接收的档案进行分类→编号→编目：纸质档案：按“类别→年度→保管期限”排列，编制案卷目录（含档号、题名、日期、页数、保管期限等）；电子档案：建立目录数据库，与纸质档案档号一一对应，标注存储路径与访问权限。（二）保管条件1.实体档案：档案库房需具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温功能，配备温湿度调控设备（温度14-24℃，相对湿度45-60%）、消防器材、监控系统；档案柜架排列有序，标识清晰，定期清洁、通风。2.电子档案：存储介质（如硬盘、光盘）远离强磁场、高温环境，定期（每半年）备份至异地服务器；电子档案系统设置访问权限，管理员定期更新密码，防止数据泄露。（三）保管期限根据档案价值分为永久、定期（10年、30年），参考《企业档案保管期限表》并结合业务特点确定：永久保管：公司章程、股东协议、重大投资协议、审计报告、公司证照等；30年保管：项目尽调报告、客户委托协议、会计凭证等；10年保管：日常行政文件、服务记录、财务报表（副本）等。五、档案利用与借阅流程（一）内部利用员工因工作需要查阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，在档案阅览室查阅；如需复制档案，需注明用途，经档案管理员审核后办理（电子档案复制需留存操作记录）。（二）外部借阅因审计、法律事务等需外部单位（如会计师事务所、律师事务所）查阅档案，需经公司分管领导批准，由档案管理员陪同查阅，严禁外借实体档案；确需复制电子档案的，需签订《档案保密协议》，明确保密责任与使用范围。（三）借阅期限与归还借阅期限：一般不超过5个工作日，逾期需办理续借手续（最长续借3个工作日）；归还要求：归还时档案管理员检查档案完整性（纸质档案无缺页、涂改，电子档案无篡改），确认无误后注销借阅记录。六、档案鉴定与销毁机制（一）定期鉴定每5年由综合管理部牵头，组织业务部门、法务、财务等人员组成档案鉴定小组，对保管期满的档案进行逐卷（件）鉴定，提出“继续保存”或“销毁”意见，形成《档案鉴定报告》。（二）销毁流程对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》（列明档号、题名、数量、保管期限等），经公司总经理批准后，由两人以上监督销毁；销毁过程需拍摄记录（或文字记录），参与人员签字确认，《销毁清册》永久存档。七、安全与保密管理（一）保密要求档案管理人员需遵守公司《保密管理制度》，严禁泄露档案内容；查阅、复制档案需履行审批手续，电子档案设置分级访问权限（如“只读”“编辑”“管理员”），定期更新密码。（二）安全防护实体档案：定期（每月）检查库房设施，排查火灾、漏水、虫害等隐患，发现档案损毁立即采取补救措施（如修复、复制）；电子档案：实行“本地+异地”双备份，每年开展数据恢复测试，防止数据丢失；应急处理：发生档案被盗、损毁、泄密等事件，立即报告公司分管领导，启动应急预案（如报警、数据恢复、责任追