工程监理资料归档规范及范本

工程监理资料归档规范及范本工程监理资料归档的核心价值工程监理资料是监理工作全周期的真实记录，承载着工程质量控制、进度管理、造价把控、安全监督的关键信息。其规范归档不仅为工程竣工验收、质量追溯提供法定依据，更能清晰界定参建各方责任，在工程运维、改扩建及纠纷处理中发挥不可替代的作用。从行业发展来看，标准化的资料归档体系也是监理企业管理水平与专业能力的直观体现。需归档的监理资料范畴监理资料需覆盖项目全周期，按功能与阶段可分为以下类别：监理管理类资料监理合同与规划细则：含监理委托合同、监理规划（编制依据、工程概况、监理目标、机构及人员职责、监理程序方法等）、监理实施细则（针对分部分项工程的专项监理方案）。监理机构与人员资料：监理单位资质证书、人员岗位证书、监理人员任命文件、岗位职责分工表。会议与往来文件：第一次工地会议纪要、监理例会纪要、专题会议纪要；监理月报、监理工作联系单、工程暂停令、复工令等。质量控制类资料监理日志与旁站记录：监理日志需逐日记录施工部位、监理工作内容（巡视、旁站、平行检验等）、质量问题及处理情况；旁站记录针对关键工序（如混凝土浇筑、桩基施工），需记录施工时间、施工参数、质量检验结果。检验批与分项工程验收资料：检验批质量验收记录、分项工程验收记录、隐蔽工程验收记录（含影像资料）；平行检验报告（如混凝土试块检测、钢筋间距检测）。工程变更与整改资料：设计变更文件、工程洽商记录；监理工程师通知单、整改回复单及复查记录。进度与造价控制类资料进度管理资料：总进度计划、月/周进度计划、进度偏差分析报告、进度调整方案。造价管理资料：工程款支付证书、工程计量记录、索赔文件（含监理意见）、竣工结算审核资料。安全与合同管理类资料安全监理资料：安全监理规划、细则；安全检查记录、隐患整改通知单及回复；起重机械备案资料、特种作业人员证书核查记录。合同管理资料：施工承包合同、分包合同（含监理审核意见）；合同变更、违约处理文件。竣工验收类资料竣工监理评估报告（含工程质量、进度、造价、安全综合评价）；工程质量评估报告；竣工验收监理工作总结。资料归档的质量与组卷要求质量要求真实性与完整性：资料需如实反映工程实际情况，不得编造、涂改；所有涉及质量、安全的关键资料（如验收记录、检测报告）需随工程进度同步形成，杜绝事后补签。准确性与规范性：文件编号、签字盖章需齐全（监理工程师签字、监理单位盖章）；字迹清晰（宜用黑色钢笔或签字笔书写），图纸、表格采用A4或A3幅面，影像资料需标注时间、部位、问题描述。时效性：监理指令、验收记录等需在事件发生后24小时内完成签认，月报、总结类资料按周期及时编制。组卷要求分类组卷：按“单位工程—分部工程—分项工程”或“资料类型”组卷，如某住宅楼监理资料可分为“1#楼监理管理卷”“1#楼质量控制卷（含地基与基础、主体结构等分部）”。卷内文件排列：同一事项的文件按“请示—批复”“通知—回复”“施工记录—监理验收”的逻辑顺序排列；按时间顺序排列时，以文件形成日期先后为序。案卷编目：案卷封面需标注工程名称、卷名、卷号、编制单位、编制日期；卷内目录需列明文件编号、文件名称、页数、形成日期；备考表需说明卷内文件数量、完整性情况、立卷人及审核人。立卷与编目实操方法案卷构成单个案卷宜控制在200页以内（厚度不超过4cm），若资料较多可分卷（如“主体结构监理日志卷一”“主体结构监理日志卷二”）。卷内文件需去除金属装订物，采用三孔一线装订或专用档案夹。编号规则工程编号：采用建设单位给定的工程代号（如“JS-____”）。案卷编号：按“工程编号-分部工程代号-资料类型代号-卷序号”编制，如“JS-____-JG-____”（JG代表监理管理类）。目录与备考表填写卷内目录中“文件编号”需与文件自身编号一致（如监理通知单编号“JL-TZ-001”）；“文件名称”需简明准确（如“2023年5月10日监理例会纪要”）。备考表需注明“卷内文件共XX份，XX页，无缺失，立卷人XXX，审核人XXX，日期XXXX年XX月XX日”。归档流程与移交要点资料收集监理机构需明确各岗位资料收集职责：总监理工程师负责合同、规划细则等管理类资料；专业监理工程师负责分管专业的质量、进度资料；安全监理工程师负责安全管理资料。施工单位报送的资料（如验收记录、整改回复）需经监理工程师签认后，同步收集归档。整理与审核每月末对当月资料进行分类整理，按组卷要求排序、编目；项目竣工前1个月，由总监理工程师组织对全部资料进行审核，重点检查签字盖章、资料完整性、逻辑一致性。审核发现问题（如资料缺失、签字不全）需发函要求责任人员限期补充完善。移交与备案向建设单位移交时，需编制《监理资料移交清单》，双方签字盖章后各存一份；若当地档案管理部门有要求，需按其规定格式、份数移交（一般为原件1份，复印件若干）。移交时间需在工程竣工验收备案前完成，确保资料纳入工程档案体系。典型资料范本示例监理日志范本（节选）日期天气施工部位监理工作内容问题及处理情况----------------------------------------------------------------------------------------------------------2023.05.10晴1#楼三层顶板支模巡视检查模板支撑体系、钢筋绑扎发现局部支撑间距偏大，要求施工方立即整改，复查合格后允许浇筑混凝土2023.05.12阴转雨1#楼三层混凝土浇筑旁站监督混凝土浇筑过程混凝土坍落度符合要求，振捣到位，未发现漏振现象旁站记录范本（关键工序）工程名称：XX住宅小区1#楼旁站部位：地下室底板混凝土浇筑旁站时间：2023.06.018:00-20:00施工情况：商品混凝土强度等级C30，坍落度180±20mm，采用泵送工艺，振捣器型号ZX-50，振捣间距≤30cm。监理情况：检查混凝土配合比通知单、搅拌车运输时间（均≤90分钟）；全程旁站，发现一处漏振，要求施工人员补振，复查合格。结论：混凝土浇筑过程符合规范要求，同意继续施工。旁站监理签字：XXX（专业监理工程师）常见问题与解决建议资料缺失或滞后问题：施工单位未及时报送验收资料，监理日志记录不完整。建议：建立“资料报送台账”，明确报送时间节点；监理人员每日下班前整理当日资料，总监理工程师每周抽查监理日志。签字盖章不规范问题：监理通知单无监理工程师签字，隐蔽验收记录施工单位签字盖章不全。建议：制定《资料签认流程表》，明确签认责任人与时限；采用“双人复核制”，资料归档前由监理员与专业监理工程师交叉检查。资料分类混乱问题：质量控制资料与安全资料混装，同一分部工程资料分散在多卷中。建议：编制《监理资料分类目录》（示例见附件），组织监理人员培训；组卷时按目录逐一归类，确保“一类资料一卷、一卷资料一类”。结语工程监理资料归档是一项系统性、专业性工作，其规范程度直接反映监理工作的合规性与有效性