宜昌市瑞洋机械制造有限公司材料采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1宜昌市瑞洋机械制造有限公司简介...............................1

2宜昌市瑞洋机械制造有限公司材料采购制度的现状.................1

3宜昌市瑞洋机械制造有限公司材料采购制度存在的问题.............2

3.1采购内部监管制度不完善.................................2

3.2缺乏对供应商的管理.....................................3

3.3采购人员缺乏经验.......................................3

4宜昌市瑞洋机械制造有限公司采购制度优化设计方案...............4

4.1完善内部监管制度.......................................4

4.2建立供应商管理体系.....................................6

4.3对采购人员进行定期培训.................................7

5总结.........................................................8

参考资料.......................................................9

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宜昌市瑞洋机械制造有限公司材料采购制度优

化设计

1宜昌市瑞洋机械制造有限公司简介

宜昌瑞洋机械制造有限公司位于湖北省宜昌市枝江市白洋镇装备工业园，

成立于2000年8月15日，以建材、船舶装备、建筑材料为主营业务。经营范

围为设计、制造、销售压力容器；物流设备，冶金专用设备，船舶器材，公路

工程建筑器材，桥梁工程建筑器材，新能源设备设计，制造，销售等板块，属

于机械制造类企业。宜昌瑞洋机械制造有限公司拥有设计制造A2级固定式压力

容器许可证，设计制造C3级移动式压力容器许可证，制造B2级焊接式气瓶(含

LPG钢瓶)许可证。以“诚信铸精品、压容保安全”为宗旨，以“诚信铸精品、

压容保安全”为宗旨；实现了“卓越、创新、卓越”的品质方针，造就了一批

精干的管理人员和一支高素质的专业技术队伍，为公司今后的发展和产品走向

国际市场打下了坚实的基础。

2宜昌市瑞洋机械制造有限公司材料采购制度的现状

当前，宜昌市瑞洋机械制造有限公司的采购流程已经形成了一个相对完整

的体系。工作流程清晰，责任到人，从确定采购需求到选定供应商，执行采购，

质量控制，成本控制等诸多环节。整体而言，采购流程的目的是确保公司能够

以合理的成本、高效的方式获取所需物资和服务，以满足生产和运营的需要。

进货流程第一，做好进货计划。该计划基于公司的业务需求、库存状况、

市场趋势等因素。采购部门会评估所需的物品、数量、规格以及预期的采购时

间。这对保证公司经营所需物资供应及时有一定的帮助。采购部将在采购需求

确定后着手寻找有潜力的供货商。通过市场调研、行业推荐等多种方式汇总了

多家供应商的信息。然后，对这些供应商进行评估，包括他们的产品质量、价

格、交货能力、售后服务等，以确定最合适的合作伙伴。供货商确定后，双方

再就合同问题展开协商。采购合同通常会明确说明产品、数量、价格、交货时

间、付款方式、违约责任等条款。保证合同条款明确，双方利益均有保证。一

旦采购合同达成一致，采购部门就会向供应商下达采购的正式订单。产品的详

细信息，交货时间，运输方式等都会在订单中列明。供货商将在接单后着手进

行出货准备。采购部会配合仓库或质检部，按订单要求发货后，对收到的货物

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进行验收。验收内容包括查验与定单是否相符的商品数量、质量和规格。如有

不符，会与供应商进行沟通协商处理。采购部门在验收合格后，向财务部门递

交付款申请。付款申请中通常会包括订单信息、验收结果、发票等必要文件。

交费申请将由财务部门审核通过，以保证交费的数额和条件符合合同约定。在

审批付款申请之前，财务部门需要整合公司的现金流信息。这包括评估公司的

现金流状况，确保有足够的资金支付货款；同时，也要考虑未来的支付计划，

以保持公司现金流的稳定。付款申请获批后，财务部门将按照合同约定的付款

方式和付款时间将货款支付给供货商。支付方式可以是现金、转账、汇票等多

种形式。支付后，采购流程结束，供应商和公司的合作关系得到进一步巩固。

3宜昌市瑞洋机械制造有限公司材料采购制度存在的问题

3.1采购内部监管制度不完善

宜昌市瑞洋机械制造有限公司采购流程中存在内部监管机制不完善的问

题。而内部监管机制的不完善包括验收制度没有严格遵守和没有对材料的采购

进行严格的预算控制的问题，这些问题都会导致采购成本增加。

如图1采购过程图可见，严格遵守验收制度对于宜昌瑞洋机械制造有限公

司来说至关重要。但由于宜昌瑞洋机械制造有限公司在物资验收中存在物资数

量与合同或单证数量不符、物资质量不达标、物资数量确认不规范等问题，导

致物资实际情况难以掌握，导致物资验收中存在物资数量与合同或单证数量不

符、物资管理不规范等问题。宜昌市瑞洋机械制造有限公司对于材料采购的预

算也没有进行严格的把控，在整理需求订单前没有对材料需求的价格进行预算，

这就会导致采购材料的费用增加，影响到后面流程费用的支出。导致这一问题

的原因是预算制度不完善，宜昌市瑞洋机械制造有限公司没有建立完善的预算

制度，使得预算环节无法得到有效实施。

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图1采购流程图

3.2缺乏对供应商的管理

宜昌市瑞洋机械制造有限公司缺乏对供应商的管理，包括供应商选择标准、

定期对供应商进行评估、长期合作的供应商等，导致宜昌市瑞洋机械制造有限

公司对供应商的控制力和影响力不足，供应风险加大，没有有效的供应商管理，

宜昌市瑞洋机械制造有限公司无法准确评估供应商的能力和可靠性。这可能导

致供应链的不稳定，包括供应商交货延迟、产品质量不稳定或供应中断等风险

增加。当供应链出现问题时，宜昌市瑞洋机械制造有限公司往往缺乏足够的控

制力来迅速应对和调整。成本难以优化，没有供应商管理，宜昌市瑞洋机械制

造有限公司难以进行供应商选择和谈判的优化，这可能导致采购成本过高，无

法获得更好的价格、交货条件或服务质量，同时，宜昌市瑞洋机械制造有限公

司也无法通过有效的供应商合作来实现成本节约和效率提升。沟通不畅，缺乏

供应商管理，宜昌市瑞洋机械制造有限公司与供应商之间的沟通和协作可能变

得困难。这可能导致信息传递不畅、误解和冲突增加，影响双方的合作效果。

同时，宜昌市瑞洋机械制造有限公司也无法及时了解供应商的动态和需求，无

法建立良好的合作关系和信任基础。

3.3采购人员缺乏经验

宜昌市瑞洋机械制造有限公司的采购人员由采购部经理、采购计划负责人、

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供应商管理负责人、采购质量负责人、采购成本负责人以及采购工人组成，采

购工人较少，会从其他部门抽调人员补充岗位空缺，在招聘采购人员时，要求

也会降低，招聘没有实践经验的应届毕业生。采购人员经验不足，主要是缺乏

深入的市场分析研究能力，不能准确判断供应商的价格、质量和服务水平，造

成采购决策失误；对产品规格、性能、用途等了解不够深入，难以选购到符合

企业需要的高品质产品；缺乏谈判技巧，无法在采购谈判中为企业争取更多的

利益。初入职场的新人很难准确地理解企业的需求，因为他们和其他部门沟通

不畅，导致所采购的东西和实际需求脱节；与供应商沟通效果不佳，合作关系

不能很好的建立，影响了采购效率，也影响了稳定性；没有很强的团队协作意

识，在共同解决问题的意识和能力上还有所欠缺。

4宜昌市瑞洋机械制造有限公司采购制度优化设计方案

4.1完善内部监管制度

为了完善内部监管制度，首先要完善内部控制体系，建立全面的内部控制

制度，确保制度覆盖企业所有重要业务领域和关键环节。强化内控制度的执行

和监督，确保各项制度得到切实执行和执行。对内控制度定期进行考核审计，

对存在的问题及时发现，及时整改。二是要加强内审工作，为提高审计工作的

独立性和权威性，成立独立的内审机构。加强对内部审计人员的业务素质、业

务能力等方面的培训和管理工作。定期开展内部审计活动，全面评估企业内部

控制的有效性和合规性。再有就是信息管理的优化，建立一个能够及时传递和

共享信息的完善的信息管理体系。加强信息质量的检查和管理，确保准确完整

地上报信息。运用信息技术手段，如自动化内控系统的采用等，提高内部控制

的效率和效果。最后，加强内部交流与协作，建立完善的促进各部门信息共享

与协作的内部交流机制。对内控方面存在的问题，定期召开内控相关会议进行

讨论解决。鼓励员工之间的交流与合作，形成良好的内控氛围。

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表1材料验收记录

针对不能严格遵守验收制度，首先，在招聘人员时要提出拥有相关专业知

识的要求，并且禁止走后门的不良行为。其次，可以制作表格1，详细记录供

货单位、供货人、执行标准、材料名称、材料的规格型号、品牌、进场日期、

生产商家、材料使用部位、使用材料的项目名称、材料规格、材料检验报告、

材料外观质量、材料包装标识以及进场验收的材料在生产日期的监管情况。并

且要经过项目经理部、监理(建设)部的监督，还需要进行自检和监理(建设)验

收，最后需要项目技术负责人、质检员、专业监理工程师以及项目技术负责人

的签字这套严格的验收流程，才能确认通过验收。

对于预算体系不完善的问题，可以如图2采购流程优化图所示，让有需求

的部门在购买材料时填写申请单，在查询库存后，选择2、3家供应商进行询价

报价，对其价格进行审核建议，然后根据所需进行采购补充，申请总金额在3000

元以下的供应商，可采取电话查询等方式查询；申请总金额在3000元以上的，

需要供应商报价的方式询价。确定采购数量和供应商后，办理请款、借款手续，

再进行材料采购和验收、入库流程，将材料都进行入库后，进行报账流程，最

后办理报账核销手续。在进行购买中也要进行各供应商材料质量、价格等的对

比，成本管理部对材料的询价或报价情况进行审查，结合直接询价和以往采购

的价格情况进行综合考虑，选取性价比最高的一家进行材料采购。经过这一严

格的预算和审批流程，可以绝大程度的减少材料采购成本的增加。

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图2采购流程优化图

4.2建立供应商管理体系

为了提高宜昌市瑞洋机械制造有限公司对供应商的控制与管理，建立一套

完整的供应商管理体系是非常有必要的。建立一套完整的供应商管理体系，首

先要明确供应商选择标准，如表2供应商评估表，包括供应商的信誉、财务状

况、技术实力、生产能力、质量管理、交付能力等。对符合宜昌市瑞洋机械制

造有限公司标准的候选供应商，建立初步的供应商评估、审核机制，对潜在供

应商进行初步评估、筛选。对候选供应商进行深入的现场审核，了解其实际运

营情况，确保供应商信息的真实性。对现有的供应商定期进行绩效评估，以对

其业绩有一个认识。对供货商网络进行优化，根据考核结果对供货商网络进行

优化，对不符合条件的供货商予以剔除，对业绩优良的供货商予以保留。为保

证供应链的稳定性和灵活性，寻求与更多有竞争力的供应商建立合作关系。加

强对供应商的风险管理，评估供应商的风险，识别潜在的风险因素，并制定相

应的对策。建立风险预警机制，对供应商可能出现的问题，做到及时发现，及

时处理，保证供应链的稳定与安全。

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表2供应商评估表

4.3对采购人员进行定期培训

宜昌瑞洋机械制造有限公司对从其他部门抽调的人员，从需求收集、供应

商筛选、报价比较、谈判、合同签订到订单跟踪、验收付款等整个采购流程，

都需要对他们进行上岗前的基础知识培训，进行细致讲解，确保采购人员心中

有数、心中有数地完成整个流程。普及合同法、招投标法等采购相关法律法规，

增强采购人员法律意识和风险防控能力。宜昌市瑞洋机械制造有限公司对招用

的应届毕业生，在入职前可安排采购部经验丰富的老员工对其进行培训，主要

培训如何对供货商进行实力、信誉、服务质量等方面的评估，对供货商关系的

建立与维护，对供货商出现的问题如何处理等方面进行培训；如何对产品成本

构成进行分析，对市场价格波动进行了解，并提供强有力的支持进行采购决策；

培养采购人员如何运用各种策略和技巧，在谈判中获得对采购条件最有利的条

件。采取组织模拟采购活动为主，让采购人员在实践中掌握采购流程和技能，

积累实际操作经验的培训内容，对所有采购部人员进行定期职业技能培训，并

填写表3《人员培训记录表》；通过对采购成功案例和失败案例的分析，提高

采购决策水平，使采购人员对成功原因、失败教训了然于胸，做到心中有数，

融会贯通。经常性的培训不仅使采购人员的专业性得到了提高，同时也使科室

内部凝聚力得到了加强。宜昌瑞洋机械制造有限公司除了举办这些必要的人员

培训外，还可以举办强调团队协作的重要性、如何有效地与其他部门沟通以保

证采购工作的顺利进行等不定期的部门培训。强调行风规范，树立良好的行风

形象，如廉洁、公正、廉洁等是采购人员应遵守的职业道德规范。

通过以上培训，可以帮助缺少经验的采购人员快速掌握采购知识和技能，

提高采购工作效率和质量。同时，为促进瑞洋机械在宜昌不断成长壮大提供不

断学习和提高的机会，宜昌瑞洋机械制造有限公司也要关注采购人的成长和发

展。