日常工作联络制度

日常工作联络制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国网络安全法》等国家法律法规，结合行业管理规范及集团母公司关于企业内控体系建设的指导意见，同时为有效防控日常运营中的专项风险、规范业务流程、提升管理效能，经公司研究决定制定。制度旨在明确日常工作联络中的合规要求、组织职责及运行机制，确保信息传递准确高效、责任落实清晰到位，防范因沟通不畅或操作失误引发的管理风险及法律风险。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在日常工作中涉及的信息传递、业务协作、问题处置等联络活动，具体覆盖以下场景：1.采购、销售、生产等核心业务流程中的跨部门协调；2.紧急事件（如安全事故、舆情危机）的快速响应与通报；3.合同签订、资质审核等关键节点的沟通确认；4.政策传达、制度宣贯等内部管理指令的下达与反馈；5.对外合作（如供应商管理、客户服务）中的联络规范。第三条本制度核心术语定义如下：1.XX专项管理：指公司为防范特定领域风险而建立的全流程管控体系，包括风险识别、措施制定、执行监督及持续优化，覆盖业务、财务、数据、安全等专项领域。其外延包含但不限于供应商尽职调查、资金审批权限控制、客户信息保护、生产设备安全检查等具体管理事项。2.XX风险：指在日常联络与管理活动中可能引发损失或影响合规性的潜在因素，分为一般风险（如流程遗漏）与重大风险（如数据泄露、重大延误）。风险需基于概率与影响进行分级评估，并采取差异化管控策略。3.XX合规：指所有业务活动及人员行为符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度要求，强调“事前预防、事中控制、事后追溯”的合规理念，确保管理行为在法律框架内运行。第四条专项管理的核心原则包括：1.全面覆盖：所有工作联络活动均纳入制度规范，确保无死角、无盲区；2.责任到人：明确各层级、各部门的联络职责，避免职责交叉或空白；3.风险导向：优先管控高风险联络场景，实施差异化管控措施；4.持续改进：定期复盘联络流程中的问题，通过优化提升管理效能；5.闭环管理：所有联络事项需记录可查、结果可核、问题可溯。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对专项管理负总责，承担制度建设的决策审批与资源保障责任；分管领导作为直接责任人，负责专项管理的日常监督、风险处置及跨部门协调。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括各相关部门负责人及专责人员。领导小组职能包括：1.统筹协调：解决专项管理中的重大分歧，协调跨部门资源；2.决策审批：对重大风险事件、制度修订等事项进行最终裁决；3.监督评价：每季度听取专项管理进展汇报，评估制度有效性。第七条明确三类主体的职责分工：1.牵头部门（如综合管理部）：统筹专项管理制度建设，牵头开展风险识别，监督考核执行情况，组织全员培训及合规宣贯；2.专责部门（如风控合规部）：负责专项领域的业务合规审核，推动流程优化，制定风险处置预案，定期输出风险分析报告；3.业务部门/下属单位：落实本领域专项管理要求，开展日常风险自查，配合专责部门处置异常事件，确保员工按规范操作。第八条基层执行岗需履行以下合规责任：1.岗位合规承诺：签署《XX专项管理承诺书》，明确个人在职责范围内的合规义务；2.风险主动上报：发现制度漏洞、操作风险或违规行为时，须立即向直接上级及专责部门报告；3.规范操作执行：严格按照制度要求传递信息、执行流程，拒绝执行违规指令。第三章专项管理重点内容与要求第九条业务操作合规标准要求各部门在跨部门协作中明确联络内容、时限及责任人，通过系统工具实现流程电子化留痕。例如，采购部门在供应商筛选时需完成背景调查、资质核实，并留存书面记录。第十条禁止性行为严禁通过非正规渠道传递涉密信息，禁止因个人关系影响采购、招标决策，禁止未经授权对外承诺公司资源。第十一条专项风险防控采购领域需重点关注供应商信用风险（如欺诈、破产）、招标风险（如围标串标）；财务领域需防范资金挪用风险（如审批链断裂）、税务违规风险（如发票虚开）。第十二条紧急事件响应安全、舆情等紧急事件须遵循“一级响应、逐级上报”原则，事发后X小时内完成初步处置，并提交书面报告。第十三条信息传递保密要求涉密信息传递需通过加密渠道，接收方须确认身份后方可披露，全程记录传输节点。第十四条合同签订规范关键条款（如价格、违约责任）须由法务部门审核，签订后及时归档，变更需三方确认。第十五条客户服务联络要求对客户投诉须建立“首问负责制”，X日内给出初步解决方案，重要投诉需升级至主管层级跟进。第十六条数据联络管控数据导出、共享需经审批，传输过程使用加密工具，对接外部机构时签订保密协议。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制每年X月组织制度复盘，根据法规变化（如数据安全法修订）、业务调整（如新业务线开通）及时修订，修订后发布全公司通报。第十八条风险识别预警机制每季度由专责部门牵头开展专项风险排查，采用“风险矩阵法”分级（红、橙、黄、蓝），重大风险需在X日内发布预警通知。第十九条合规审查机制将专项审查嵌入以下节点：1.招标文件评审前；2.资金审批超过X万元时；3.长期合同签订前；4.紧急事件处置方案确认前。原则为“未经合规审查，业务不得实施”。第二十条风险应对机制一般风险由业务部门自行处置，重大风险启动跨部门应急小组，明确牵头部门、处置时限及上报路径。例如，数据泄露事件需在X小时内冻结源头并通报领导小组。第二十一条责任追究机制违规情形按《员工手册》处理：1.一般违规：书面警告；2.重大违规（如泄露商业秘密）：降级或解除劳动合同；3.涉嫌违法的移交司法机关。第二十二条评估改进机制每年X月组织第三方机构开展专项管理有效性评估，输出改进建议，纳入次年考核指标。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障各层级领导需在月度会议上汇报专项管理进展，未达标者需提交整改方案。第二十四条考核激励机制专项合规得分占年度绩效X%，优秀案例纳入评优范围，违规行为实行“一票否决”。第二十五条培训宣传机制管理层：每半年开展合规履职培训；一线员工：每月进行操作规范考核。通过内刊、OA公告等形式发布合规案例。第二十六条信息化支撑开发XX专项管理平台，实现以下功能：1.联络事项电子签批；2.风险实时监控；3.历史记录检索。第二十七条文化建设发布《XX专项管理行为准则》，员工入职时签署承诺书，设立合规举报热线，对举报查实者给予奖励。第二十八条报告制度风险事件须在X小时内上报至专责部门，年度管理情况需在次年X月提交领导小组，报告内容包括：1.风险事件统计；2.资源投入情况；3.制