南京市业委会财务制度

PAGE南京市业委会财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范南京市业主委员会（以下简称“业委会”）的财务管理行为，保障业委会财务活动合法、合规、透明，维护全体业主的合法权益，确保小区物业管理相关资金的合理使用与安全。（二）适用范围本制度适用于南京市行政区域内依法设立的各类住宅小区业主委员会的财务活动。（三）基本原则1.合法性原则：业委会的财务活动必须遵守国家法律法规和南京市相关政策规定。2.公开透明原则：财务信息应定期向全体业主公开，接受业主监督。3.专款专用原则：各项收入和支出应严格按照规定用途使用，不得挪作他用。4.收支平衡原则：合理安排收支，确保财务状况稳定，避免出现财务风险。二、财务管理职责（一）业委会职责1.制定和修订本财务制度，并监督执行。2.负责编制年度财务预算和决算报告，提交业主大会审议。3.组织实施小区物业管理费用的收缴、使用和管理工作。4.定期向业主大会报告财务收支情况，接受业主监督和质询。5.配合相关部门对业委会财务进行审计和检查。（二）业委会成员职责1.业委会主任负责全面领导业委会的财务工作，审核重要财务事项，协调与各方的财务关系。2.财务委员负责具体财务工作的执行，包括账务处理、资金管理、财务报表编制等，确保财务工作准确、规范。3.其他成员应协助财务委员做好相关工作，对涉及财务的事项进行监督，提出意见和建议。三、财务预算管理（一）预算编制1.每年年底，业委会应根据小区物业管理服务需求、上年度财务收支情况以及下一年度工作计划，编制下一年度财务预算。2.预算内容应包括收入预算和支出预算两部分。收入预算主要包括物业管理费、公共收益等；支出预算主要包括人员费用、物业维护费用、办公费用、公共设施设备维修费用等。3.预算编制应遵循实事求是、合理预测、收支平衡的原则，确保预算的科学性和可行性。（二）预算审批1.业委会编制的年度财务预算草案应提交业主大会审议。业主大会应充分听取业主意见，对预算草案进行审议和表决。2.经业主大会审议通过的财务预算，作为业委会年度财务管理的依据，不得随意调整。确因特殊情况需要调整预算的，应按照规定程序报业主大会批准。（三）预算执行与监控1.业委会应严格按照批准的财务预算组织实施各项财务收支活动。在预算执行过程中，应加强对预算执行情况的监控，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.每月末，财务委员应编制预算执行情况报表，向业委会汇报预算执行进度。业委会应定期分析预算执行情况，对预算执行偏差较大的项目，应及时查明原因，采取有效措施进行调整。四、收入管理（一）物业管理费收缴1.业委会应督促物业服务企业按照物业服务合同约定的标准和方式，及时足额收缴物业管理费。2.物业服务企业应在小区显著位置公布物业管理费收费标准、收费方式、收费时间等信息，方便业主缴费。3.业主应按照物业服务合同约定按时缴纳物业管理费。对逾期未缴费的业主，物业服务企业应按照合同约定进行催缴，并及时向业委会报告欠费情况。4.业委会应建立物业管理费收缴台账，记录业主缴费情况，定期与物业服务企业核对账目。（二）公共收益管理1.小区公共收益主要包括小区内广告收入、停车费收入、场地租赁收入等。2.物业服务企业应按照合同约定，负责公共收益的收取和管理工作。公共收益应及时足额上缴业委会，不得截留、挪用。3.业委会应建立公共收益台账，详细记录公共收益的来源、金额、使用情况等信息。公共收益的使用应按照规定程序报业主大会批准，并定期向业主公开。4.公共收益的分配应根据小区实际情况和业主大会决议进行。一般情况下，公共收益应主要用于补充小区公共设施设备维修资金、改善小区环境等方面，不得用于业委会成员的个人福利。五、支出管理（一）支出审批流程1.业委会各项支出应严格按照审批流程进行。一般支出由财务委员审核后报业委会主任审批；重大支出事项应提交业委会会议审议通过，并报业主大会备案。2.支出申请部门或个人应填写支出申请表，详细说明支出事由、金额、支付方式等信息，并附上相关证明材料。3.财务委员应认真审核支出申请表及相关证明材料，对支出的合理性、合法性进行审查。审核通过后报业委会主任审批。4.业委会主任应根据财务委员的审核意见，对支出申请进行审批。审批通过后，财务部门方可办理支付手续。（二）支出范围1.人员费用：包括物业服务人员工资、奖金、福利等。2.物业维护费用：用于小区公共区域的日常保洁、绿化养护、秩序维护等费用。3.办公费用：包括办公用品、水电费、通讯费、差旅费等。4.公共设施设备维修费用：用于小区公共设施设备的维修、更新、改造等费用。5.其他费用：经业主大会批准的其他与小区物业管理相关的费用。（三）费用报销规定1.费用报销应取得合法有效的票据。票据内容应真实、完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等信息。2.报销人员应在票据背面签字，并注明用途。属于固定资产购置的，应办理固定资产登记手续。3.费用报销应按照规定的审批流程进行，审批通过后及时报销。严禁白条入账和虚假报销。4.对于大额支出，应通过银行转账等方式支付，不得支付现金。六、资金管理（一）账户管理1.业委会应在南京市范围内选择一家信誉良好、服务规范的商业银行开设独立的银行账户，用于业委会的财务收支活动。2.银行账户的开设、变更、撤销应报业主大会批准，并按照规定办理相关手续。3.业委会应加强对银行账户的管理，妥善保管银行账户密码、印鉴等重要资料，防止账户资金被盗用或挪用。（二）现金管理1.业委会应严格控制现金使用范围。除按规定可以使用现金支付的款项外，其他支出应通过银行转账等方式进行。2.现金收入应及时存入银行账户，不得坐支现金。现金支出应严格按照审批流程进行，确保现金使用安全。3.财务人员应定期对现金进行盘点，做到账实相符。发现现金短缺或溢余的，应及时查明原因，进行处理。（三）票据管理1.业委会应建立票据管理制度，规范票据的购买、使用、保管和核销等环节。2.业委会应使用财政部门统一监制的票据，不得自行印制或使用非法票据。3.票据使用人员应按照规定填写票据内容，确保票据真实、完整。票据存根应妥善保管，保存期限按照相关规定执行。4.票据核销时，应按照规定程序进行审核，确保票据使用合规、金额准确。七、财务报表与档案管理（一）财务报表编制1.业委会应定期编制财务报表，包括资产负债表、收支明细表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整地反映业委会的财务状况和经营成果。2.财务报表编制应按照国家统一会计制度和南京市相关规定进行，做到账表相符、表表相符。3.每月末，财务委员应编制月度财务报表，向业委会汇报当月财务收支情况。每季度末，应编制季度财务报表，并向业主大会公开。每年末，应编制年度财务决算报告，提交业主大会审议。（二）财务档案管理1.业委会应建立健全财务档案管理制度，对财务档案进行分类、整理、归档和保管。2.财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、银行对账单、合同协议、票据存根等。3.财务档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。保管期满后，如需销毁，应按照规定程序进行审批和销毁。4.查阅财务档案应办理相关手续，经业委会主任批准后方可查阅。查阅人员不得擅自涂改、销毁、出借财务档案。八、财务监督与审计（一）内部监督1.业委会应建立内部财务监督机制，定期对财务收支情况进行检查和监督。2.业委会成员应相互监督，对涉及财务的事项进行集体决策。对发现的问题应及时整改，确保财务活动合法、合规。3.财务委员应定期向业委会汇报财务工作情况，接受业委会成员的监督和质询。（二）业主监督1.业委会应定期向全体业主公开财务收支情况，接受业主监督。公开内容应包括财务预算、决算报告、收支明细表、公共收益使用情况等。2.业主有权对业委会财务活动提出意见和建议，对发现的问题有权要求业委会进行解释和整改。业委会应认真对待业主的意见和建议，及时反馈处理结果。（三）审计监督1.业委会应每年委托具有资质的会计师事务所对业委会财务进行审计。审计内容包括财务收支的真实性、合法性、合规性，公共收益的管理和使用情况等。2.审计报告应提交业主大会审议，并向全体业主公开。对审计发现的问题，业委会应及时进行整改，并将整