展会财务制度规定

PAGE展会财务制度规定一、总则（一）目的为了加强公司展会活动的财务管理，规范展会财务行为，确保展会活动的顺利开展，提高资金使用效益，保障公司的经济利益，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司组织或参与的各类展会活动，包括但不限于国内展会、国际展会、专业展会、综合性展会等。（三）基本原则1.合法性原则：展会财务活动必须遵守国家法律法规和相关财经制度。2.真实性原则：财务信息应真实、准确、完整地反映展会活动的财务状况和经营成果。3.合理性原则：各项费用支出应合理、必要，符合展会活动的实际需求。4.效益性原则：注重资金的使用效益，优化资源配置，降低展会成本。5.内部控制原则：建立健全内部控制制度，加强对展会财务活动的监督和管理。二、展会预算管理（一）预算编制1.预算编制依据展会活动的规模、内容、目标等。以往展会活动的费用支出情况。市场行情和物价水平。2.预算编制流程展会项目负责人根据展会活动计划，提出展会预算草案，包括各项费用的预计金额和支出时间。财务部门对预算草案进行审核，结合公司财务状况和资金安排，提出修改意见。展会项目负责人根据审核意见对预算草案进行调整，形成正式的展会预算方案。展会预算方案经公司管理层审批后执行。（二）预算执行1.展会项目负责人应严格按照展会预算方案组织实施展会活动，确保各项费用支出控制在预算范围内。2.财务部门应加强对展会预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和评估，及时发现问题并提出改进措施。3.如遇特殊情况需要调整展会预算，应按照规定的程序进行审批。调整后的预算方案应及时通知相关部门和人员，并严格执行。（三）预算调整1.调整条件展会活动的规模、内容、时间等发生重大变化。市场行情和物价水平出现较大波动。其他不可抗力因素导致预算需要调整。2.调整流程展会项目负责人提出预算调整申请，说明调整的原因、内容和金额。财务部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见。展会预算调整申请经公司管理层审批后执行。三、展会费用管理（一）展位费用1.展位租赁展会项目负责人应根据展会活动的需求，选择合适的展位，并与展位出租方签订租赁合同。展位租赁费用应按照合同约定及时支付，确保展位的正常使用。2.展位布置展位布置费用应根据展位设计方案进行预算和控制，确保费用合理、必要。展位布置费用的支出应取得合法有效的发票，并按照公司财务制度进行报销。（二）展品运输费用1.展品运输方式根据展品的数量、体积、重量、运输距离等因素，选择合适的运输方式，如公路运输、铁路运输、航空运输等。2.运输费用结算展品运输费用应按照运输合同约定及时支付，确保展品按时、安全运输到展会现场。展品运输费用的支出应取得合法有效的发票，并按照公司财务制度进行报销。（三）宣传推广费用1.宣传推广方式根据展会活动的目标和受众，选择合适的宣传推广方式，如广告宣传、媒体报道、网络推广、现场活动等。2.宣传推广费用预算宣传推广费用应根据宣传推广方案进行预算和控制，确保费用合理、必要。宣传推广费用的支出应取得合法有效的发票，并按照公司财务制度进行报销。（四）人员费用1.参展人员费用参展人员的差旅费、住宿费、餐饮费等费用应按照公司相关规定进行报销。参展人员的工资、奖金、补贴等费用应按照公司薪酬制度进行发放。2.工作人员费用展会活动工作人员的工资、奖金、补贴等费用应按照公司薪酬制度进行发放。展会活动工作人员的差旅费、住宿费、餐饮费等费用应按照公司相关规定进行报销。（五）其他费用1.会议费用展会期间组织的会议费用应按照会议预算进行控制，确保费用合理、必要。会议费用的支出应取得合法有效的发票，并按照公司财务制度进行报销。2.招待费用展会期间的招待费用应按照公司相关规定进行控制，确保费用合理、必要。招待费用的支出应取得合法有效的发票，并按照公司财务制度进行报销。3.其他杂项费用展会活动中发生的其他杂项费用，如办公用品、水电费、通讯费等，应按照公司相关规定进行报销。四、展会收入管理（一）展品销售收入1.展会期间如有展品销售，应按照相关规定签订销售合同，并及时办理收款手续。2.展品销售收入应按照公司财务制度进行核算，确保收入真实、准确、完整。（二）其他收入1.展会活动中取得的其他收入，如赞助收入、广告收入等，应按照相关规定签订合同，并及时办理收款手续。2.其他收入应按照公司财务制度进行核算，确保收入真实、准确、完整。五、展会财务核算（一）会计核算1.展会财务核算应按照国家统一的会计制度进行，确保财务信息真实、准确、完整。2.展会财务核算应设置专门的会计科目，对展会活动的各项收入、支出进行明细核算。3.展会财务核算应定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，并及时报送公司管理层和相关部门。（二）财务审计1.公司应定期对展会活动进行财务审计，确保财务活动合法合规。2.财务审计应包括对展会预算执行情况、费用支出情况、收入核算情况等进行审计。3.财务审计应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。六、展会资金管理（一）资金筹集1.根据展会活动的资金需求，合理筹集资金，确保展会活动的顺利开展。2.资金筹集方式包括自有资金、银行贷款、商业信用等，应根据公司实际情况选择合适的筹集方式。（二）资金使用1.展会资金应按照预算方案进行使用，确保资金使用合理、必要。2.资金使用应严格按照公司财务制度进行审批，确保资金使用安全、规范。（三）资金结算1.展会资金结算应按照相关规定进行，确保资金结算及时、准确。2.资金结算方式包括现金结算、银行转账结算、支票结算等，应根据实际情况选择合适的结算方式。七、展会资产管理（一）展品管理1.展会项目负责人应负责展品的管理，确保展品的安全运输、妥善保管和正确展示。2.展品管理应建立台账，记录展品的名称、数量、规格、型号、来源、去向等信息。3.展会结束后，展会项目负责人应及时组织展品的清理和归还工作，确保展品的安全和完整。（二）固定资产管理1.展会活动中购置的固定资产，如展位搭建材料、展示设备等，应按照公司固定资产管理制度进行管理。2.固定资产管理应建立台账，记录固定资产的名称、数量、规格、型号、购置时间、使用部门等信息。3.固定资产应定期进行清查盘点，确保固定资产的安全和完整。（三）流动资产管理1.展会活动中涉及的流动资产，如现金、银行存款、应收账款、存货等，应按照公司流动资产管理制度进行管理。2.流动资产管理应建立台账，记录流动资产的名称、数量、金额、增减变动情况等信息。八、展会财务监督（一）内部监督1.公司应建立健全内部监督制度，加强对展会财务活动的监督和管理。2.内部监督包括对展会预算执行情况、费用支出情况、收入核算情况、资金管理情况、资产管理情况等进行监督。3.内部监督应定期进行检查和评估，及