员工心理健康档案管理实施细则

员工心理健康档案管理实施细则一、制定背景与目的伴随企业管理对“人”的关注深化，员工心理健康已成为影响工作效能、团队凝聚力的核心要素。为系统规范员工心理健康档案的建立、管理与使用，既保障员工心理隐私权益，又为心理健康服务（咨询、干预、培训等）提供科学依据，同时助力企业优化人力资源策略、降低管理风险，结合企业实际运营需求，制定本实施细则。二、适用范围本细则适用于企业全体在职员工（含试用期员工、正式员工、劳务派遣制员工）。退休、离职员工的心理健康档案，按《员工离职管理办法》相关规定归档或销毁。三、管理职责分工（一）统筹管理部门（人力资源部/心理健康管理中心）牵头制定、修订档案管理细则，统筹档案的建立、存储、更新与安全管理；协调各部门配合档案信息采集（如岗位压力分析、团队协作反馈等）；监督档案使用合规性，处理泄密、违规查阅等问题。（二）专业支持部门（心理咨询室/外部合作机构）心理咨询师/专业人员负责：开展心理测评（职业压力、情绪状态、人格特质等维度），出具专业分析报告；记录心理咨询过程（含问题描述、干预方案、效果评估），确保记录客观、脱敏（隐去可识别个人身份的敏感细节）；对档案中的心理危机事件提出干预建议，跟踪员工心理状态变化。（三）员工所在部门配合提供员工工作场景相关信息（如岗位调整、项目压力、团队冲突等），为心理档案补充“职场生态”维度参考；对需心理支持的员工，履行“知情不扩散”义务，严禁泄露档案相关内容。（四）员工本人如实填写《员工心理健康基础信息表》，配合完成心理测评、访谈等信息采集；若心理状态发生显著变化（如遭遇重大生活/工作事件），可主动向心理咨询师提交补充说明，更新档案内容。四、档案内容构成（“必要+脱敏”原则）（一）基础信息层员工姓名、性别、年龄（脱敏处理，如“30-35岁”）、岗位、入职时间；无重大疾病史（仅记录是否存在可能影响心理状态的慢性疾病，隐去具体病症名称）。（二）心理测评层入职基础测评：职业适应性、情绪稳定性、压力耐受度等维度的测评报告（含原始得分、百分位排名、专业解读）；年度/专项测评：岗位调整前的胜任力测评、团队冲突后的人际适应测评、危机事件后的创伤后应激评估等。（三）咨询干预层心理咨询记录：咨询日期、核心问题（如“职场人际关系困扰”“职业发展迷茫”，隐去具体人名、事件细节）、干预方法（认知行为疗法、正念训练等）、阶段性效果（“情绪缓解”“行为改善”等）；心理危机干预记录：危机事件描述（如“突发家庭变故”“工作失误导致的自我否定”，脱敏处理）、干预措施（紧急心理疏导、转介专业机构等）、后续跟踪结果。（四）发展支持层心理健康培训参与情况：培训主题（“压力管理”“情绪调节”等）、参与时长、课后反馈（“收获较大”“需更多实操案例”等）；职业发展心理适配分析：结合心理特质（“高成就动机”“谨慎型决策风格”等）给出的岗位调整、职业规划建议（仅作内部参考，不直接决定晋升/调岗）。五、建档与更新流程（一）初次建档（入职阶段）员工入职1个月内，由人力资源部组织完成：填写《员工心理健康基础信息表》（纸质/电子表单，电子表单需加密传输）；完成基础心理测评（线上测评工具或线下访谈，测评工具需经专业机构认证）；心理咨询室对测评结果初步分析，形成《新员工心理适配报告》，存入个人档案。（二）动态更新（日常管理）1.季度/年度更新：每年Q4或员工入职满1年时，开展年度心理测评，结合工作表现、部门反馈，更新心理状态评估；2.事件驱动更新：若员工出现以下情况，7个工作日内启动更新：接受心理咨询服务（每次咨询后，咨询师补充记录）；经历重大职场事件（晋升、调岗、项目失败、人际冲突等）；遭遇重大生活事件（家庭变故、突发疾病等，员工可自愿申请补充记录）。（三）审核与归档档案信息由心理咨询师/人力资源专员双人审核，确保内容真实、脱敏到位；纸质档案：编号后存入专用保密文件柜（双人双锁管理），按“部门-岗位-姓名首字母”分类；电子档案：录入加密数据库（访问需账号+密码+动态验证码），定期备份至企业私有云。六、档案管理与使用规范（一）存储安全纸质档案：存放于防火、防潮、防磁的专用档案室，非工作时间锁闭，钥匙由人力资源部与心理咨询室各保管1把；电子档案：采用AES-256加密算法，数据库服务器部署企业内网，禁止公网访问，每季度开展安全漏洞扫描。（二）查阅与使用权限1.仅限以下场景使用：心理咨询师为员工提供后续服务时，调阅历史档案（需填写《档案查阅申请表》，经人力资源部负责人审批）；人力资源部开展员工职业发展分析时，匿名提取心理特质数据（如“高创新倾向员工占比”），优化岗位配置；企业制定心理健康政策（培训计划、EAP服务优化等）时，参考档案中的共性问题（如“30%员工存在职场倦怠”）。2.禁止性使用：严禁将心理档案作为绩效考核、岗位淘汰的依据；严禁向第三方（含集团内其他子公司、合作机构）泄露档案信息，法律规定需披露的除外（如司法调查需出具公函）。七、保密与违规处理（一）保密义务所有接触员工心理档案的人员（HR、心理咨询师、部门管理者等），需签署《心理健康档案保密协议》，承诺：不向无关人员透露档案内容；工作中讨论档案信息时，隐去员工可识别身份的细节；离职后永久保密，不得利用档案信息谋取私利。（二）违规处理若发生档案泄密（擅自复印、截图传播、口头透露等），视情节轻重：内部通报批评，扣减绩效奖金；造成员工名誉损害、心理伤害的，依法承担赔偿责任；触犯法律的，移交司法机关处理。员工发现档案信息有误，可向人力资源部提出复核申请，7个工作日内完成核查与修正。八、监督与持续改进（一）内部监督人力资源部每半年开展档案管理审计，检查内容包括：档案完整性（是否存在遗漏、缺失）；保密措施执行情况（访问日志、文件柜管理等）；违规使用投诉处理（是否及时响应员工反馈）。（二）优化机制