企业内部即时通讯软件使用手册

企业内部即时通讯软件使用手册这份手册旨在帮助你快速掌握企业即时通讯软件的核心操作，通过规范、高效的工具使用，提升团队沟通协作效率，同时保障企业信息安全。一、软件定位与使用前提本软件为企业内部专属沟通协作平台，集成即时沟通（文字、语音、视频）、协作工具（日程、任务、会议）、文件管理（个人/群文件、在线编辑）等功能，支持PC端（网页/客户端）、移动端（iOS/Android）多端同步。使用前需完成：账号激活：通过企业统一分配的工号/邮箱激活账号，初始密码由管理员设置（或自行通过企业邮箱重置）。二、基础操作指南（一）登录与账号管理多端登录：移动端：打开应用，选择企业名称，输入账号密码或使用指纹/人脸快捷登录（需提前开启）。密码与安全：点击头像→「设置」→「账号安全」，可修改密码（需包含字母、数字和符号，复杂度适中）；若忘记密码，联系管理员重置或通过绑定邮箱找回。（二）界面与联系人管理界面布局：左侧为联系人列表（含同事、群组、常用联系人），中间为聊天窗口，右侧为功能面板（文件、任务、日程等，依软件设计而定）。联系人操作：添加：点击联系人列表顶部「+」→搜索姓名/工号/部门，找到后点击「添加好友」，对方通过后即可发起聊天；也可直接通过部门架构查找同事（无需添加好友即可单聊，依权限而定）。分组：右键点击联系人→「添加到分组」，可创建“项目组”“核心团队”等分组，方便快速查找。三、沟通协作功能（一）即时沟通单聊场景：点击联系人→输入文字/表情，点击发送；支持语音消息（长按麦克风图标说话，松手发送）、文件/图片传输（点击「+」→选择文件/图片，支持拖拽上传）、@提及（输入「@」+姓名，选择需提醒的同事）。群聊管理：点击「+」→「创建群聊」，输入群名称、选择成员（可从部门/联系人中选择），设置群公告（群内点击「群设置」→「群公告」，发布后成员自动收到提醒）。群聊支持：`@全体成员`（仅群主/管理员可使用，避免滥用）；消息设置：长按消息可「撤回」（短时间内有效）、「标为已读」「转发」；点击右上角「···」→「消息免打扰」，可设置免打扰时间段（如非工作时间）。（二）协作工具日程管理：点击左侧「日程」→「新建日程」，输入标题、时间、参与人（可@同事）、提醒方式（提前若干时间），支持重复日程（如每周例会）。参与人会收到日程提醒，可标记“已完成”“延期”。任务管理：点击「任务」→「新建任务」，输入任务名称、负责人、截止时间、优先级（高/中/低），添加任务描述（含附件、步骤）。负责人可更新进度（进行中/已完成/暂停），创建者可查看进度并评论。视频会议：点击右上角「会议」→「发起会议」，选择参会人（单聊/群聊中可直接发起），设置会议主题、时长。会议中支持：屏幕共享（点击「共享」→选择窗口/桌面）；录制（需权限，录制后自动保存至云空间或本地）；静音/解除静音、切换摄像头。（三）文件管理个人文件：点击左侧「文件」→「上传文件」（支持Word、Excel、PDF等格式），可创建文件夹分类管理，支持在线编辑（依软件集成功能而定），编辑后自动保存版本。群文件：四、安全与隐私设置（一）账号安全登录保护：开启「二次验证」（设置→账号安全→二次验证，绑定手机，登录时需输入验证码）；查看「登录设备管理」，可强制下线异常设备（如陌生手机/PC）。密码规范：定期修改密码（建议每季度一次），避免使用简单组合（如生日、连续字符）；若账号异常（如异地登录），立即修改密码并联系管理员。（二）消息与隐私密聊模式：单聊中点击「···」→「密聊」，消息阅后即焚，禁止截图/转发（敏感信息建议使用此功能）。隐私配置：点击头像→「设置」→「隐私」，可设置：谁可以看我的在线状态（仅同事/仅好友/所有人）；谁可以添加我为好友（仅管理员/需验证/任何人）；隐藏部门信息（依权限而定）。（三）合规与审计消息存档：管理员可开启消息存档功能，合规存储聊天记录（用于企业内部审计），普通员工无法删除已存档的消息，发送内容需符合企业合规要求（禁止涉密、违规信息）。权限管控：五、管理端操作（管理员参考）（一）用户管理账号生命周期：登录管理后台→「用户管理」→「新建用户」，输入工号、姓名、部门、邮箱，设置初始密码，分配角色（普通用户/管理员）；支持「停用」（保留数据）或「删除」（清除数据）账号，停用后用户无法登录。组织架构：管理后台→「组织架构」→「新建部门」，设置部门名称、上级部门、负责人，批量移动用户至新部门；支持部门群自动创建（新员工加入部门时自动入群）。（二）数据与安全数据报表：查看活跃用户数、消息量、文件传输量、会议时长等数据，生成月度/季度报表，分析协作效率。安全审计：六、常见问题与解决办法（一）登录类提示“账号或密码错误”：确认账号为工号/邮箱，密码区分大小写，联系管理员重置密码。提示“账号已被停用”：联系HR或管理员，确认账号状态（是否离职/调岗），申请重新激活。（二）沟通类消息发送失败：检查网络（切换Wi-Fi/移动数据），重新发送；若对方离线，消息会在对方上线后自动推送。群聊无法@全体成员：仅群主/管理员可使用，普通成员需联系管理员申请权限或@单个成员。（三）协作类日程提醒不生效：检查手机/PC端通知权限是否开启（设置→通知→允许软件通知），确认日程时间、参与人是否正确。任务无法分配：确认对方账号正常（未停用），检查任务权限（是否有分配任务的权限），联系管理员调整权限。（四）文件类文件上传失败：检查文件格式（是否支持）、大小（依软件配置），压缩或转换格式后重新上传。七、使用规范与建议1.沟通礼仪：群聊避免无关内容，@他人需说明事由；会议提前静音，发言前虚拟举手，尊重他人时间。2.数据安全：敏感文件（如合同、财务数据）使用密聊或加密传输，禁止通过外部软件（如微信、QQ