合同管理与执行标准手册

合同管理与执行标准手册一、总则（一）编制目的为规范公司合同全生命周期管理，防范合同风险，保障公司合法权益，保证合同签订、履行、变更及归档等环节标准化、规范化，特制定本手册。（二）编制依据依据《_________民法典》《_________公司法》及公司《内部控制管理制度》等相关法律法规及内部规定。（三）适用范围本手册适用于公司各部门、下属单位及全资子公司在对外业务合作中各类合同的起草、审核、签署、履行、变更、归档等管理活动，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等。二、合同管理全流程规范（一）合同起草：明确需求，规范文本操作主体：业务部门（发起部门）操作步骤：需求梳理：业务部门根据合作事项，明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心要素，形成《合同需求说明书》。模板选择：优先使用公司发布的《标准合同模板》（见附件1），若模板未覆盖特殊业务，可参考行业惯例起草，但需保证条款合规。文本填写：严格按照模板要求填写合同内容，当事人信息（名称、地址、法定代表人等）需准确无误，金额、日期等关键信息不得涂改；涉及技术附件的（如技术参数、验收标准），需作为合同组成部分一并起草。内部初审：业务部门负责人对合同文本及附件的完整性、业务合理性进行审核，签字确认后提交法务部门审核。（二）合同审核：多层把关，防控风险操作主体：法务部门（主导）、财务部门、业务部门、相关业务分管领导审核要点与流程：法务部门审核（重点审核合法性、合规性）：审查合同主体是否具备相应资质（如营业执照、行业许可证），避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约；核心条款（标的、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等）是否明确、无歧义，是否符合法律法规及公司制度；是否存在不公平条款或对公司重大权益的潜在风险（如违约责任不对等、管辖约定不利等）；提出修改意见，业务部门需根据意见调整文本，直至法务部门审核通过。财务部门审核（重点审核财务条款）：价款、付款方式、税费承担等是否符合公司财务制度；涉及资金支付的，明确支付节点、票据要求（如增值税发票类型）；大额合同需评估资金风险，提出支付保障建议。业务部门复核：针对法务、财务部门提出的意见，结合业务实际确认是否可执行，保证修改后的合同不影响业务目标实现。领导审批：根据合同金额及重要性，分级提交审批（具体审批权限见公司《合同审批权限表》），最终由授权领导签署审批意见。（三）合同签署：规范授权，留存凭证操作主体：授权签署人、行政档案部门操作步骤：授权确认：签署人需持有《法定代表人授权委托书》（见附件2），明确授权范围、权限及期限，禁止越权签署。文本核对：签署前，核对合同文本是否与审核版本一致，合同份数（正本至少一式两份，甲乙双方各执一份；如需备案，增加相应份数）是否满足需求。签署盖章：法定代表人或授权代表在合同指定位置签字（需清晰可辨），并加盖公司合同专用章（禁止使用公章或财务章替代）；若对方为个人，需核对证件号码原件并留存复印件；若对方为企业，需加盖其公章或合同专用章，并留存营业执照复印件。文本分发：签署完成后，行政档案部门留存合同正本一份，业务部门留存副本及复印件用于履行跟踪，其他副本按需分发给相关部门（如财务部、法务部）。（四）合同履行：动态跟踪，及时履约操作主体：业务部门（主责部门）、财务部门、法务部门操作步骤：任务分解：业务部门根据合同约定，将履行内容分解为具体任务（如交付节点、验收标准、付款时间等），明确责任人及完成时限，形成《合同履行计划表》。进度跟踪：责任人定期（至少每月一次）记录履行进度，填写《合同履行跟踪表》（见附件3），内容包括：当前履行阶段、已完成工作、未完成原因、下一步计划等。风险预警：发觉可能无法按期履行或存在履行风险（如对方违约、政策变化等）时，业务部门应立即向分管领导及法务部门报告，并在24小时内制定应对方案（如协商延期、主张违约责任等）。验收确认：合同涉及交付或服务的，履行完成后由业务部门牵头组织验收，严格按照合同约定的标准（如技术参数、质量要求）出具《验收报告》，双方签字盖章确认；验收不合格的，需书面告知对方整改要求及期限。付款执行：财务部门根据合同约定及验收报告，办理资金支付手续，留存付款凭证（如银行回单、发票）；收款方信息需与合同当事人一致，禁止支付给无关第三方。（五）合同变更与解除：协商一致，书面确认操作主体：业务部门、法务部门、分管领导操作情形与流程：合同变更（如履行期限、价款、数量等调整）：双方协商一致后，签订《合同变更协议》（见附件4），明确变更内容、原因及生效条件；变更协议需履行原合同相同的审核、审批流程，重大变更需重新评估风险。合同解除（因不可抗力、违约等原因）：解除合同需符合法定或约定条件，由业务部门收集相关证据（如对方违约证明、不可抗力事件证明）；双方协商解除的，签订《合同解除协议》；单方解除的，需书面通知对方，并在通知中说明解除依据及法律后果；合同解除后，业务部门需处理善后事宜（如已履行部分的结算、剩余财产返还等），形成《解除合同结算报告》。（六）合同归档：完整留存，便于追溯操作主体：行政档案部门、业务部门操作步骤：资料整理：合同履行完毕或解除后，业务部门将合同正本、附件（如需求说明书、审批表、变更协议、验收报告、结算凭证等）整理成套，保证资料齐全、顺序清晰。归档登记：填写《合同归档清单》（见附件5），注明合同编号、名称、签署日期、归档部门、档案盒号等信息，与档案一并移交行政档案部门。保管期限：根据合同类型及重要性，确定保管期限（一般合同不少于10年，重大合同不少于20年），期满后按档案管理规定销毁，销毁前需履行审批手续并留存销毁记录。三、附件：模板表格附件1：标准合同模板合同编号：[年份]-[部门简称]-[序号]甲方：[公司全称]法定代表人：*[姓名]地址：[公司地址]联系人：*[姓名]，联系方式：[办公电话]乙方：[对方全称]法定代表人：*[姓名]地址：[对方地址]联系人：*[姓名]，联系方式：[办公电话]鉴于条款：[简述合同背景及目的]第一条合同标的：[标的名称、型号、规格等]第二条数量与质量：[数量单位、质量标准（可引用国家标准/行业标准）]第三条价款及支付方式：合同总价：人民币[金额]元（大写：[金额大写]）；支付方式：[如：分期支付，具体节点及比例]；票据：[如：乙方提供13%增值税专用发票]。第四条履行期限：[如：自合同签署之日起XX日内完成交付/服务]第五条违约责任：[如：逾期交货/付款的，按日承担合同总额0.05%的违约金]第六条争议解决：[如：提交甲方所在地人民法院诉讼解决]其他条款：[双方约定的其他事项]签署页：甲方（盖章）：[公司公章]乙方（盖章）：[对方公章]法定代表人/授权代表（签字）：[姓名]法定代表人/授权代表（签字）：[姓名]签署日期：[年]年[月]日签署日期：[年]年[月]日附件2：法定代表人授权委托书致：[合同相对方名称]本人[姓名]，系[公司全称]（统一社会信用代码：[代码]）法定代表人，现授权[姓名]（证件号码号：[证件号码号]，职务：[职务]）作为我方授权代表，就与贵方签订《[合同名称]》（合同编号：[编号]）事宜，办理以下授权范围内的各项工作：协商、谈判合同条款；签署合同及相关补充文件；收取合同款项或办理结算；其他与合同相关的必要事宜。授权期限：自[年]年[月]日至[年]年[月]日。授权代表在授权范围内签署的文件，我方均予以承认，由此产生的法律责任由我方承担。授权人（签字）：*[姓名]被授权人（签字）：*[姓名]公司（盖章）：[公章]日期：[年]年[月]日附件3：合同履行跟踪表合同编号合同名称履行阶段计划完成时间实际完成时间履行情况说明（已完成/未完成及原因）责任人备注附件4：合同变更协议原合同信息：合同名称《[原合同名称]》，编号[编号]，甲乙双方[原签约方名称]。变更原因：[简述变更原因，如：市场需求变化、政策调整等]。变更内容：原合同第[X]条[条款内容]变更为：[变更后内容]；合同总价由原人民币[原金额]元调整为人民币[新金额]元。其他约定：本变更协议为原合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力，除变更内容外，原合同其他条款不变。签署页：甲方（盖章）：[公章]乙方（盖章）：[公章]授权代表（签字）：[姓名]授权代表（签字）：[姓名]日期：[年]年[月]日附件5：合同归档清单归档编号合同名称合同编号签署日期归档部门档案盒号归档资料清单（正本、附件、审批文件等）经手人四、关键风险提示（一）条款风险避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、数量、时间等需明确具体；违约责任条款需对等，避免仅约定单方违约责任；争议解决方式优先约定公司所在地法院或仲裁机构。（二）主体风险签约前核实对方主体资格，留存营业执照、法定代表人证件号码明等复印件；禁止与分公司（无法人资格）签约，确需签约的需提供总公司授权书。（三）履行风险保留履约证据（如验收单、沟通记录、付款凭证），保证可追溯；对方违约时