合同审批流程标准化操作指南

合同审批流程标准化操作指南一、指南制定背景与适用范围为规范公司合同审批全流程，明确各环节职责分工，防范合同法律风险与经营风险，提高合同管理效率，特制定本指南。本指南适用于公司及各分支机构所有经济类合同的审批管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等，涉及合同发起、审核、审批、用印、归档等全环节操作。二、合同审批全流程操作说明（一）合同发起与提交发起主体：合同业务部门（如采购部、销售部、行政部等）的经办人。前置准备：确认合作方主体资格：核查合作方营业执照、资质证书（如行业许可证、认证证书等）是否有效，保证合作方具备履约能力。拟定合同文本：根据业务需求，使用公司标准合同模板（无模板时需参考同类合同范本），明确合同双方基本信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款。准备附件材料：包括但不限于合作方资质文件、技术协议、报价单、项目立项审批单（如需）、相关会议纪要等。提交审批：通过公司OA系统或合同管理系统创建审批流程，合同文本及附件材料。填写《合同审批申请表》（详见模板一），明确合同名称、编号、类型、金额、关键履行节点、涉及部门等信息，发起人需对材料的真实性、完整性负责。（二）部门审核审核主体：业务部门负责人、财务部、法务部（根据合同性质确定审核顺序）。业务部门负责人审核：审核内容：合同内容是否符合业务需求，条款是否完整，履行风险是否可控，合作方选择是否符合公司采购/销售管理规定。时限要求：收到审批申请后1个工作日内完成，审核通过后流转至下一环节；不通过的需注明理由并退回发起人修改。财务部审核：审核内容：合同金额准确性，付款方式、进度、节点是否符合公司财务制度，发票类型、税务处理是否合规，是否存在资金支付风险。时限要求：收到审批申请后2个工作日内完成，重点关注大额合同、分期付款合同的财务可行性。法务部审核：审核内容：合同条款是否符合法律法规，是否存在法律漏洞（如违约责任不明确、知识产权归属不清、争议解决方式无效等），合同主体、签约程序是否合法。时限要求：收到审批申请后3个工作日内完成，重大或复杂合同可延长至5个工作日，需出具书面《法律审核意见表》（详见模板二）。（三）管理层审批审批层级：根据合同金额、类型及重要性确定审批权限，具体标准如下（示例）：金额≤5万元：业务部门负责人+分管副总审批；5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+分管副总+总经理审批；金额＞50万元：业务部门负责人+分管副总+总经理+董事长审批。特殊类型合同（如重大资产重组、对外投资等）需提交公司董事会审批。审批内容：审核合同是否符合公司战略规划及经营目标；评估合同风险与收益的平衡性，审批重大条款的最终确定；保证审批流程符合公司权限管理规定。时限要求：各级审批人应在1个工作日内完成审批，紧急合同可启动“加急审批”流程，需注明“加急”原因并缩短各环节时限。（四）用印与签署用印申请：审批通过后，由经办人凭《合同审批申请表》（最终版）、签署完成的合同文本（电子版及纸质版各一份）至行政部申请用印。用印审核：行政部核对审批流程完整性、合同文本与审批内容一致性、用印申请人与合同经办人是否一致，确认无误后加盖公司合同专用章或公章（严禁以部门章代替）。合同签署：纸质合同需由法定代表人或其授权代表签字，授权代表需提供《授权委托书》；合作方签署页需保证字迹清晰、印章清晰，骑缝章需完整覆盖合同连接处；签署完成后，经办人将合同原件至少留存2份（公司执1份，合作方执1份，如需多份可增加留存份数）。（五）归档与管理归档责任：合同签署后10个工作日内，由业务部门经办人将合同文本、审批材料、附件、签署页等整理成册，提交至档案室归档。归档要求：合同文本需为最终签署版，复印件需注明“与原件一致”并由经办人签字；档案盒标注合同名称、编号、签署日期、存档号等信息，便于检索；电子版合同同步至公司文档管理系统，保证数据安全。三、合同审批常用模板模板一：合同审批申请表合同名称合同编号合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他签署期限自_年_月_日至_年__月__日合作方名称合同总金额（元）大写：_________________________业务部门经办人主要条款摘要标的：_________________________数量/规格：_____________________价款及支付方式：_____________________履行地点/方式：______________________附件清单1.___________________________2.___________________________部门审核意见业务部门负责人：签字：______日期：______财务部：签字：______日期：______法务部：签字：______日期：______管理层审批意见分管副总：签字：______日期：______总经理：签字：______日期：______董事长（如需）：签字：______日期：______用印申请行政部审核：签字：______日期：______用印时间：____年_月日用印份数：___备注模板二：合同法律审核意见表合同名称合同编号审核环节□业务部门提交□财务部提交后审核人主要审核内容1.主体资格合法性（合作方资质、授权等）2.条款完整性（核心要素是否齐全）3.法律合规性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规）4.风险点识别（违约责任、争议解决、知识产权等）审核意见□同意，按现有条款签署□修改后同意，具体修改意见1.___________________________2.___________________________3.___________________________□不同意，理由：_______________________审核日期____年__月__日业务部门反馈经办人签字：______日期：______部门负责人签字：______日期：______法务部确认最终意见：□同意签署□修改后重新审核签字：______日期：______四、执行关键要点提示（一）合同信息准确性合同文本中的双方名称、金额、日期、标的等关键信息需与审批材料完全一致，避免因笔误导致合同无效或履行争议。合作方名称需与营业执照登记信息一致，自然人需提供证件号码复印件并核对身份。（二）审批时限管理各环节审核人需在规定时限内完成审批，因特殊情况无法按时完成的，需提前告知发起人并说明理由，避免流程延误。发起人可通过系统跟踪审批进度，对超时环节及时催办。（三）材料完整性合同审批需一并提交所有必要附件（如资质文件、立项文件、技术协议等），避免因材料缺失导致审核退回。重大合同需附《风险评估报告》（由业务部门联合财务、法务部共同出具）。（四）用印与签署规范严禁在空白合同、未审批合同或与审批内容不一致的合同上用印。合同签署需由法定代表人或授权代表亲自签字，授权委托书需明确授权范围、期限并由法定代表人签字盖章。（五）特殊情况处理对紧急合同（如不可抗力导致的突发业务需求），可启动“绿色通道”，由发起人填写《紧急合同审批说明》，经总经理签字同意后，可简化部分审核环节，但需保证核心条款（如金额、履行期限、违约责任