公司采购及供应链管理制度文档

公司采购及供应链管理制度文档一、制度适用范围与目标本制度适用于公司各部门在采购及供应链管理全流程中的各项活动，涵盖物料采购、供应商管理、库存控制、物流协调等环节。旨在通过规范化的流程设计，实现采购行为的透明化、高效化，降低运营成本，保障物资供应及时性与质量稳定性，同时强化风险防控，保证公司资源合理配置。二、核心职责分工（一）采购部门负责制定采购计划，执行采购流程，包括供应商寻源、谈判、合同签订及订单下达；监控采购进度，协调解决交付过程中的问题，保证物资按时到货；建立供应商档案，定期开展供应商评估与优化；控制采购成本，分析市场价格波动，提出降本建议。（二）使用部门根据业务需求提出采购申请，明确物料规格、数量、质量标准及交付时间；参与物资验收，确认物资是否符合使用要求；反馈物资使用情况，协助采购部门优化采购方案。（三）财务部门审核采购预算，监控采购支出是否符合财务制度；负责采购款项结算，审核合同条款中的支付条件；分析采购成本数据，提供财务支持与风险预警。（四）仓储部门负责物资入库验收、存储保管及出库管理；定期盘点库存，保证账实相符，向采购部门反馈库存预警信息；优化仓储布局，提高物资周转效率。三、采购全流程操作规范（一）采购申请与审批需求提报：使用部门根据生产经营需求，填写《采购申请单》，注明物料名称、规格型号、数量、单位、预计单价、预算金额、用途、需求日期及紧急程度，经部门负责人*主管签字确认后提交至采购部门。需求审核：采购部门收到申请后，核对需求的合理性（如数量是否匹配生产计划、规格是否符合技术标准），并审核预算是否在部门年度预算范围内。分级审批：单次采购金额≤5000元：由采购经理*经理审批；5000元＜单次采购金额≤50000元：由采购经理经理审核后，报财务总监总审批；单次采购金额＞50000元：需提交总经理*总审批，并经总经理办公会审议通过。审批反馈：审批通过后，采购部门正式受理采购需求；驳回的申请需反馈具体原因，使用部门可根据意见调整后重新提报。（二）供应商选择与管理供应商准入：采购部门通过公开招标、邀请招标、询价等方式筛选供应商，要求供应商具备合法经营资质（如营业执照、相关行业许可证）、生产能力、质量保证体系及良好商业信誉；新供应商需提交《供应商准入申请表》，附资质证明文件、产品样品、报价单等，经采购、技术、质量部门联合评审，评审通过后纳入《合格供应商名录》。供应商评估：每季度对供应商从质量（产品合格率、质量问题响应速度）、价格（市场竞争力、价格稳定性）、交货（准时交付率、交付周期）、服务（售后服务态度、问题解决效率）四个维度进行评分，满分100分；评分≥90分为优秀，70-89分为合格，＜70分为不合格。供应商优化：优秀供应商优先获得合作机会，可纳入战略供应商名单；连续两次评分不合格的供应商，暂停合作并限期整改；整改后仍不合格的，从《合格供应商名录》中剔除。（三）采购执行与交付招标/询价：金额≥30000元的采购项目，采用公开招标或邀请招标方式，编制招标文件明确技术要求、评标标准、投标截止时间等；金额＜30000元的采购项目，至少向3家合格供应商询价，填写《询价记录表》，对比价格、质量、交货期后选择最优方案。合同签订：选中供应商后，由采购部门拟定采购合同，明确物资名称、规格、数量、单价、总金额、交付时间、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任等条款；合同经法务部门法务审核、财务部门财务会签后，由总经理*总或授权代表签字盖章，双方各执一份。订单下达：采购部门根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》，同步抄送仓储、财务部门，明确交付时间、地点及联系人。交付与验收：供应商按订单要求交付物资，采购部门、使用部门、仓储部门共同到场验收：数量验收：核对送货单与订单数量是否一致；质量验收：检查物资外观、规格、型号是否符合合同要求，必要时送第三方检测机构检测；验收合格后，填写《物资验收单》，各方签字确认；验收不合格的，填写《不合格品处理单》，及时与供应商沟通退换货或索赔事宜。（四）库存与成本控制库存管理：仓储部门建立《库存台账》，实时记录物资入库、出库、结存信息，每月末进行一次全面盘点，保证账实相符；对周转率低、超过保质期或长期闲置的物资，每季度向采购、使用部门提交《库存优化建议表》，推动闲置物资调剂或报废处理。成本控制：采购部门定期分析市场价格趋势，建立《采购价格台账》，对大宗物资推行长期协议采购，锁定价格波动风险；财务部门每月编制《采购成本分析报告》，对比预算与实际支出，分析差异原因，提出成本控制措施。四、关键管理工具模板（一）采购申请单申请部门申请人联系方式申请日期物料名称规格型号单位数量预计单价预算金额资金来源需求日期用途说明□生产□办公□维修□其他紧急程度□紧急□一般□不急部门负责人意见签字：__________日期：__________采购部门审核□需求合理□预算合规□需调整：__________签字：__________日期：__________财务部门审核□预算通过□需调整：__________签字：__________日期：__________总经理审批□同意□驳回：__________签字：__________日期：__________（二）供应商评估表供应商名称联系人联系方式评估日期主营业务资质证明（可附复印件）□营业执照□行业许可证□ISO认证□其他：__________评估维度评分标准得分（满分100）质量（40分）产品合格率≥95%（20分），质量问题响应≤24小时（20分）价格（30分）市场价格前三名（15分），报价稳定性（15分）交货（20分）准时交付率≥90%（10分），交付周期≤合同约定（10分）服务（10分）售后态度良好（5分），问题解决及时（5分）综合得分评估结论□优秀（≥90分）□合格（70-89分）□不合格（＜70分）评审人员签字采购：__________技术：__________质量：__________日期：__________（三）物资验收单验收单号采购订单号供应商名称交付日期物料名称规格型号单位应收数量质量检验结果□合格□不合格：__________（附检测报告编号）验收意见□同意入库□拒收：__________（原因说明）参验人员签字采购：__________使用部门：__________仓储：__________日期：__________不合格品处理□退货□换货□让步接收：__________供应商确认：__________日期：__________五、执行风险控制要点合规性要求：采购活动必须遵守国家法律法规及公司内部制度，严禁违规指定供应商、虚报采购价格、收受回扣等行为，所有采购过程需留存书面记录，保证可追溯。风险预警机制：对关键物资（如生产原料、核心零部件），建立供应商备选名单，避免单一供应商依赖；对价格波动大的物资，采用期货或批量采购策略锁定成本。信息保密管理：采购需求、供应商信息、价格谈判内容等敏感信息仅限相关人员知悉，严禁泄露给外部单位或无关人员，违反者按公司规定处理。应急流程保障：遇紧急采购需求（如生产突发故障、自然灾害），可启动紧急采购流程：使用部门直接向总经理*总申