行业会议记录与决议执行表

行业通用会议记录与决议执行表模板一、适用场景：覆盖多类会议的标准化记录需求本模板适用于各类企业内部会议场景，包括但不限于：常规工作例会：周会、月度/季度工作总结会，用于同步进度、解决问题、部署下一阶段任务；专项项目推进会：跨部门协作项目会议，聚焦项目关键节点、资源协调、风险应对；决策会议：战略规划、预算审批、制度修订等需形成明确决议的重要会议；问题解决会：针对突发问题或长期存在的痛点，组织相关人员讨论解决方案。通过标准化记录与执行跟踪，保证会议内容可追溯、决议责任到人、执行进度可视化，提升会议效率与决策落地效果。二、操作指南：从筹备到执行的全流程步骤（一）会前筹备：明确会议目标与基础信息确定会议核心要素明确会议主题（如“2024年Q3销售目标分解会”“新产品上线前风险排查会”）、召开时间（精确到分钟）、地点（会议室/线上会议）、预计时长。确定主持人（把控会议节奏）、记录人（负责全程记录与后续整理），提前3天以上通知参会人员（含姓名、职务、会议议程）。准备会议材料发送会议议程（含各议题讨论要点、预计时长）、相关背景资料（如项目数据、问题分析报告），保证参会人员提前熟悉内容，提高会议效率。（二）会中记录：实时捕捉关键信息与决议记录会议基本信息按模板“会议基本信息”栏填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因，如“（市场部）：出差，已提交书面意见”）。按议程记录讨论内容针对“会议议程”中的每个议题，记录发言要点（如“（销售部）：建议将华东区Q3目标下调10%，理由是竞品价格战加剧”）、不同意见（如“（产品部）：反对下调，应通过增值服务提升客单价”）、最终讨论结论（如“暂维持原目标，同步推出客户忠诚度计划”）。提炼决议事项与执行分工对会议达成的明确决议，逐条记录“决议编号”（如“JY20240901001”）、“决议内容”（需具体、可执行，避免“尽快研究”“适时推进”等模糊表述）、“依据”（如“基于Q2销售数据及竞品分析”）。针对每个决议，明确“执行负责人”（具体到人，如“赵六（运营部）”）、“配合部门”（如“市场部、技术部”）、“开始时间”“截止时间”（精确到日期，如“2024年9月15日前”）。（三）会后整理：分发记录与启动执行跟踪整理与审核会议记录会议结束后24小时内，记录人根据会议笔记整理完整记录，重点核对决议事项、执行分工、时间节点是否准确，发送给主持人审核。主持人确认无误后，标注“会议记录最终版”，发送给所有参会人员及相关部门负责人（抄送上级领导，如需）。跟踪执行进度执行负责人在“决议执行表”中“完成状态”栏定期更新进度（如“进行中：已完成方案初稿”“已完成：已提交验收”“逾期：因供应商延迟未交付”），每周五17:00前同步给记录人。记录人汇总执行情况，每周在周会中通报，对逾期未完成的任务标注“预警”，由协调人（如项目经理）跟进原因并推动解决。（四）归档与复盘：沉淀经验与优化流程会议资料归档最终版会议记录、决议执行表（含进度更新记录）、会议材料（PPT、数据报告等）整理成文件夹，按“年份+月份+会议主题”命名（如“202409-销售目标分解会”），存储至企业共享服务器或指定云盘，保存期限不少于2年。定期复盘决议执行效果对已到截止时间的决议，由主持人组织相关人员复盘，评估“是否按时完成”“是否达成预期目标”“未达目标的原因及改进措施”，记录在“决议执行复盘表”中，作为后续会议决策的参考依据。三、模板示例：会议记录与决议执行表（含完整字段）（一）会议基本信息会议名称2024年Q3销售目标分解会会议日期2024年9月1日会议时间14:00-16:00会议地点公司总部301会议室主持人（销售总监）记录人周七（行政部）参会人员（市场部）、（产品部）、赵六（运营部）、孙八（财务部）缺席人员及原因钱九（华东区销售经理）：出差，已提交书面意见（二）会议议程与讨论记录序号议题发言要点讨论结论1Q3销售目标分解：华东区竞品降价15%，建议目标下调10%；：应通过新品上线提升份额，维持原目标维持Q3总目标5000万元不变，华东区目标下调5%，同步于9月10日推出新品促销活动2销售费用预算调整孙八：上半年广告费超支10%，建议Q3压缩预算；赵六：需增加线下推广投入Q3销售费用预算调整为300万元（原350万元），其中线上广告占比60%，线下活动占比40%（三）决议事项与执行分工决议编号决议内容依据执行负责人配合部门开始时间截止时间完成状态备注JY20240901001华东区Q3销售目标调整为475万元，同步制定新品促销方案议题1讨论结论赵六（运营部）市场部、产品部2024年9月2日2024年9月10日进行中待财务部确认预算JY20240901002调整Q3销售费用预算为300万元，细化线上/线下分配方案议题2讨论结论孙八（财务部）销售部、市场部2024年9月3日2024年9月5日未开始需提交OA审批JY202409010039月15日前召开华东区销售动员会，传达目标并培训促销话术议题1补充决议钱九（华东区）销售部、培训部2024年9月12日2024年9月15日未开始钱九出差后需线上参会（四）决议执行进度跟踪（示例，后续每周更新）决议编号本周更新时间完成状态当前进度描述逾期原因（如有）下一步计划JY202409010012024年9月8日进行中促销方案初稿已完成，待市场部确认宣传物料设计无9月10日前提交最终版方案JY202409010022024年9月8日未开始预算调整方案待财务部内部审批OA系统审批流程延迟9月10日前完成审批四、使用要点：保证模板高效落地的关键提醒（一）记录内容：客观准确，避免主观表述讨论记录需忠实还原发言内容，不添加个人观点（如“建议下调目标”而非“认为目标不合理，应下调”）；决议内容需明确“做什么”“谁来做”“何时完成”，避免“研究可行性”“制定方案”等模糊表述（可改为“9月10日前提交华东区目标调整可行性报告，负责人：”）。（二）责任分工：到人到岗，避免“集体负责”每个决议必须明确唯一执行负责人，即使涉及多部门协作，也需指定牵头人（如“执行负责人：赵六；配合部门：市场部、产品部，需在9月8日前反馈需求”）；配合部门需在记录中明确具体输出内容（如“市场部负责提供竞品分析数据，9月5日前提交”）。（三）进度跟踪：定期更新，及时预警执行负责人需按约定时间更新进度，未完成需注明原因（如“供应商延迟交付物料”“审批流程未通过”）；记录人每周汇总进度，对