行政办公流程规范化指南手册

行政办公流程规范化指南手册前言为规范公司行政办公行为，提升工作效率，统一流程标准，保证各项工作有序开展，特制定本指南手册。手册涵盖行政办公核心场景，明确操作规范、表单模板及执行要点，供各部门员工参照执行。本手册自发布之日起生效，由行政部负责解释与修订。目录一、会议管理流程规范二、文件流转管理规范三、办公用品申领与管理规范四、固定资产管理规范五、来访接待管理规范一、会议管理流程规范（一）适用范围与情境本流程适用于公司内部各类会议的组织与管理工作，包括但不限于：周例会、月度总结会、项目专题会、临时工作会议等。涉及会议发起、筹备、召开、纪要归档全流程管理。（二）标准化操作流程会前筹备步骤1：会议发起发起人根据工作需要，填写《会议申请表》（详见配套表单），明确会议主题、时间（建议时长不超过2小时）、地点、参会人员（含主持人、记录人）、主要议题及预期目标。若需跨部门参会，提前与相关部门负责人沟通协调，确认参会人员可安排性。步骤2：会议审批发起人将《会议申请表》提交至部门负责人审批，涉及跨部门或重要事项的，需报请分管领导审批。审批通过后，由行政部（或发起人）协调会议室资源，若需特殊设备（如投影仪、视频会议系统），提前1个工作日确认调试。步骤3：会议通知审批通过后，至少提前1个工作日通过企业/邮件发送会议通知，注明会议时间、地点、议题、参会人员及需提前准备的资料（如PPT、数据报表等）。会中管理步骤1：签到与入场参会人员提前5分钟入场，在《会议签到表》（详见配套表单）上签到，携带必要会议资料。主持人宣布会议纪律，明确会议议程及时间分配。步骤2：会议记录记录人需全程记录会议内容，重点记录：议题讨论要点、形成的决议、明确的责任人及完成时限。对存疑或需进一步讨论的事项，标注“待确认”标识，会后及时跟进。步骤3：控场与纪律主持人需严格控制会议时间，按议程推进讨论，避免偏离主题；对超时发言或无关话题，及时提醒引导。参会人员需将手机调至静音或震动模式，非紧急情况不得中途离场，确需离场需向主持人说明。会后跟进步骤1：纪要整理与分发会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》（详见配套表单），经主持人审核无误后，分发至所有参会人员及相关部门。纪要需包含：会议基本信息、议题讨论情况、决议事项、责任人、完成时限及下一步行动计划。步骤2：决议执行与跟踪责任人需按照纪要明确的时限推进工作，每周向部门负责人汇报进展；行政部（或发起人）于会议后1周内对决议执行情况进行跟踪，未完成的需说明原因并明确延期时限。步骤3：资料归档《会议申请表》《会议签到表》《会议纪要》等资料由行政部统一归档，保存期限不少于2年，电子版同步存入公司共享文件夹。（三）配套表单模板《会议申请表》序号项目内容填写说明1会议名称简明扼要，如“2024年Q3销售例会”2会议时间年/月/日上/下午:-:3会议地点会议室编号/线上会议4参会人员列出姓名+部门+职务5会议议题按优先级排序（1.2.3…）6所需物料如投影仪、白板笔、会议资料等7审批意见部门负责人/分管领导签字《会议签到表》序号姓名部门职务签到时间备注（如迟到/早退）1*某销售部经理09:052*某市场部专员09:10迟到5分钟《会议纪要》会议基本信息：名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员议题讨论与决议：议题1：事项讨论情况（含各方意见）→决议：→责任人：*某→完成时限：2024–议题2：事项讨论情况→决议：→责任人：*某→完成时限：2024–下一步行动计划：明确各项任务的责任人、时限及输出成果（四）执行要点与风险提示执行要点：会议议题需聚焦，避免“泛泛而谈”；决议事项需具体可执行，避免“模糊不清”；会议纪要需在2个工作日内分发，保证信息及时传递。风险提示：未经审批不得召开临时会议；会议资料需提前1天分发，保证参会人员有准备；对未按时完成决议的责任人，需纳入部门绩效考核。二、文件流转管理规范（一）适用范围与情境本流程适用于公司内部各类正式文件的起草、审核、审批、分发、归档管理，包括但不限于：通知、报告、请示、函件、管理制度等。（二）标准化操作流程文件起草步骤1：确定文件类型与内容起草人根据工作需要，明确文件类型（如“通知”“请示”），内容需符合公司相关规定，数据准确、逻辑清晰、语言简练。涉及跨部门事项的，需提前与相关部门沟通确认，避免内容冲突。步骤2：格式规范文件标题使用二号黑体，使用三号仿宋，一级标题用“一、”，二级标题用“（一）”，三级标题用“1.”，行距28磅。文件需注明起草部门、起草人、日期，若需附件，需在后注明“附件：”。文件审核与审批步骤1：部门审核起草人将文件提交至部门负责人审核，重点审核：内容是否符合部门职责、数据是否准确、格式是否规范。审核通过后，部门负责人在《文件流转单》（详见配套表单）上签字；若需修改，退回起草人并注明修改意见。步骤2：跨部门会签涉及多部门职责的文件，需由相关部门负责人在《文件流转单》上会签，保证内容无争议。步骤3：领导审批根据文件重要性，提交至分管领导或总经理审批：日常通知、部门内部报告：部门负责人审批；跨部门制度、重要请示：分管领导审批；公司级重大文件（如年度规划、薪酬制度）：总经理审批。文件分发与归档步骤1：文件编号与分发审批通过后，由行政部为文件统一编号（格式：年份-部门-序号，如“2024-行-001”），并加盖公司公章。根据分发范围，通过企业/邮件发送电子版，纸质版需登记《文件分发记录表》（详见配套表单），由接收人签字确认。步骤2：执行与反馈接收部门需按照文件要求落实工作，涉及时限要求的，需在规定时间内向发文部门反馈执行情况。步骤3：归档管理文件执行完毕后，由行政部将《文件流转单》、纸质文件、电子版统一归档，保存期限：永久保存文件（如公司章程）不少于10年，一般文件不少于5年。（三）配套表单模板《文件流转单》文件名称文件编号起草部门起草人日期关于工作的通知2024-行-001行政部*某2024–审核环节审核人审核意见审核日期签字部门审核*某（销售部）同意，内容无误2024–跨部门会签*某（财务部）同意，建议补充预算说明2024–领导审批*某（分管领导）同意，按流程执行2024–《文件分发记录表》序号文件名称文件编号分发部门分发方式（电子/纸质）接收人签字分发日期1关于工作的通知2024-行-001销售部电子*某2024–2关于工作的通知2024-行-001财务部纸质*某2024–（四）执行要点与风险提示执行要点：文件内容需经多部门确认，避免“拍脑袋决策”；审批流程需完整，不得跳级审批；归档文件需分类存放，便于查阅。风险提示：未经审批的文件不得擅自发布；涉密文件需标注“秘密”字样，严格控制分发范围；电子文件需定期备份，防止丢失。三、办公用品申领与管理规范（一）适用范围与情境本流程适用于公司各类办公用品（如文具、耗材、清洁用品等）的申领、采购、发放、盘点管理，旨在规范采购流程，控制成本，保障办公需求。（二）标准化操作流程申领与审批步骤1：需求统计每月25日前，各部门员工根据实际需求，填写《办公用品申领表》（详见配套表单），列明物品名称、规格、数量、用途，提交至部门负责人审核。步骤2：汇总审批部门负责人审核本部门申领需求，合理控制数量，避免浪费，签字后提交至行政部。行政部汇总各部门需求，编制《月度办公用品采购计划》，报行政部负责人审批。采购与入库步骤1：供应商选择行政部根据采购计划，从合格供应商名录中选择2-3家对比报价（比价需包含物品单价、运费、质保期等），选择性价比最优的供应商。步骤2：物品验收物品送达后，行政部采购员与仓库管理员共同验收，核对物品名称、规格、数量是否与采购计划一致，检查质量是否合格。验收合格后，填写《办公用品入库单》（详见配套表单），一式两联，仓库管理员留存一联，行政部一联。发放与盘点步骤1：发放管理员工凭部门负责人签字的《办公用品申领表》至仓库领取，仓库管理员核对申领信息后发放，并在《办公用品发放台账》（详见配套表单）上登记。贵重物品（如打印机、U盘等）需由部门负责人签字，行政部备案后发放。步骤2：定期盘点每季度末，行政部组织仓库管理员对办公用品进行盘点，核对台账与库存数量，编制《办公用品盘点表》（详见配套表单），对盘盈、盘亏情况查明原因，报行政部负责人处理。（三）配套表单模板《办公用品申领表》部门：部日期：2024–序号物品名称—————-1A4纸2签字笔《办公用品入库单》供应商：公司入库日期：2024–序号物品名称—————-1A4纸2签字笔《办公用品发放台账》日期物品名称规格领用部门领用人数量库存结余发放人2024–A4纸80g销售部*某595*某2024–签字笔0.5mm市场部*某10190*某（四）执行要点与风险提示执行要点：申领需按月度计划执行，避免临时突击申领；采购需货比三家，保证性价比；发放需严格登记，杜绝“私用公物”。风险提示：严禁虚报申领数量套取办公用品；对易耗品（如硒鼓、墨盒）需以旧换新，减少浪费；盘点发觉盘亏需追究责任人责任。四、固定资产管理规范（一）适用范围与情境本流程适用于公司固定资产（如电脑、打印机、办公家具、设备等）的申购、验收、领用、调拨、维修、报废管理，旨在规范资产全生命周期管理，防止资产流失。（二）标准化操作流程申购与验收步骤1：资产申购因工作需要新增固定资产的，由部门填写《固定资产申购表》（详见配套表单），列明资产名称、规格、数量、预算金额、用途，报部门负责人审核。审批通过后，提交至行政部，行政部结合现有资产情况，编制《年度固定资产采购计划》，报总经理审批。步骤2：资产验收资购入后，行政部、使用部门、财务部共同验收，核对资产名称、规格、数量、金额是否与申购一致，检查功能是否正常。验收合格后，填写《固定资产验收单》（详见配套表单），贴上资产标签（编号：年份-部门-序号，如“2024-行-001”），录入固定资产管理系统。领用与调拨步骤1：领用登记使用部门凭《固定资产验收单》至行政部领用，填写《固定资产领用登记表》（详见配套表单），明保证管人。保管人需妥善保管资产，不得擅自转借、调换、拆卸。步骤2：内部调拨因部门调整需调拨资产的，由调出、调入部门填写《固定资产调拨单》（详见配套表单），报行政部审批。调拨后，更新固定资产管理系统中的保管部门信息，双方签字确认。维修与报废步骤1：资产维修资产出现故障时，保管人及时向行政部报修，填写《固定资产维修申请表》（详见配套表单），说明故障情况。行政部联系维修供应商进行维修，维修费用需经行政部负责人审批。步骤2：资产报废资产达到使用年限或无法修复的，由保管人填写《固定资产报废申请表》（详见配套表单），报行政部鉴定。审批通过后，由行政部回收残值，更新固定资产管理系统，财务部进行账务处理。（三）配套表单模板《固定资产申购表》申购部门：部日期：2024–资产名称规格———-——电脑联想ThinkPad办公桌1.5m*0.8m《固定资产领用登记表》资产编号资产名称规格领用部门领用人领用日期保管人备注2024-行-001电脑联想ThinkPad销售部*某2024–*某2024-行-002办公桌1.5m*0.8m市场部*某2024–*某《固定资产报废申请表》资产编号资产名称规格型号购入日期使用年限报废原因鉴定人审批人2023-销-005电脑戴尔Vostro2023–3年主板损坏*某（行政部）*某（总经理）（四）执行要点与风险提示执行要点：固定资产需贴标签管理，保证“一物一码”；领用需明保证管人，落实管理责任；报废需经专业鉴定，不得擅自处理。风险提示：严禁将公司固定资产用于个人目的；调拨资产需及时更新信息，避免“账实不符”；定期（每半年）盘点固定资产，保证账实一致。五、来访接待管理规范（一）适用范围与情境本流程适用于公司外部单位或个人来访的接待管理，包括客户考察、合作伙伴洽谈、检查、面试应聘等，旨在规范接待流程，展现公司良好形象。（二）标准化操作流程接待申请与准备步骤1：接待申请接待人提前1个工作日填写《来访接待申请表》（详见配套表单），列明来访单位/人员、人数、职务、来访目的、接待时间、陪同人员等信息，报部门负责人审批。重要接待（如领导、大客户）需提前3天申请，报总经理审批。步骤2：接待准备行政部根据审批通过的申请表，协调会议室、茶水、用餐（如需）等资源；陪同人员需提前知晓来访背景及需求，准备相关资料（如产品手册、合作方案）。接待执行与记录步骤1：迎接与引导来访人员到达时，接待人需在大堂或公司门口迎接，主动问候并引导至会议室；若来访人员较多，需按职务顺序引导入座。步骤2：接待服务主动为来访人员提供茶水、纸巾等，根据会谈需要准备投影仪、白板等设备；会谈过程中，需保持安静，避免随意打断发言。若需用餐，提前预订餐厅（优先选择公司协议餐厅），陪同人员需控制用餐标准（人均不超过200元）。步骤3：送别与记录会谈结束后，接待人需将来访人员送至公司门口或电梯口，礼貌道别；行政部填写《来访接待记录表》（详见配套表单），记录来访时间、人员、会谈内容、后续跟进事项等。后续跟进接待人需根据会谈结果，及时落实后续工作（如发送资料、安排合作对接等），并在3个工作日内将《来访接待记录表》提交至行政部归档。（三）配套表单模板《来访接待申请表》申请部门：部日期：2024–来访单位/人员公司/李经理来访职务总经理、销售总监接待时间2024–14:00-16:00接待地点3楼会议室A审批意见部门负责人：某→行政部：某→总经理：*某《来访接待记录表》来访单位/人员公司/李经理来访时间2024–14:00-16:00接待人员某