房地产销售合同管理规程

房地产销售合同管理规程一、引言房地产销售合同作为界定买卖双方权利义务的核心载体，其规范管理是企业合规经营、防范法律风险、保障交易公平的关键环节。为优化销售合同全流程管控，提升履约效率与风险抵御能力，结合行业实践与法律法规要求，特制定本规程，为房地产项目销售合同的订立、履行、档案管理及纠纷处置提供系统性指引。二、总则（一）制定目的规范房地产销售合同从订立到终止的全周期管理，明确各部门权责，防范合同风险，维护企业合法权益与客户正当利益，保障销售业务有序开展。（二）适用范围本规程适用于企业开发的商品房（含预售、现售）、商业地产等各类房地产项目的销售合同管理，涵盖合同订立、履行、变更、解除、档案管理及纠纷处理等环节。（三）管理原则1.合法合规：严格遵循《民法典》《城市房地产管理法》《商品房销售管理办法》等法律法规，合同条款及管理流程符合强制性规定。2.权责明晰：明确销售、法务、财务、档案管理等部门职责，避免管理重叠或真空，确保流程闭环。3.全程管控：对合同“订立前—订立中—履行中—终止后”全周期跟踪，实现风险前置防控与动态监督。4.风险导向：以风险识别、评估、应对为核心，重点防控履约违约、条款歧义、产权纠纷等潜在风险。（四）管理职责销售部门：负责客户洽谈、合同文本初步拟定、履约进度跟踪及客户沟通协调。法务部门：审核合同合规性，提供法律意见，处理纠纷及诉讼事务。财务部门：确认款项收付，核对合同金额与收款凭证一致性，配合履约监督。档案管理部门：负责合同档案的分类、归档、保管及借阅管理，确保档案安全完整。三、合同订立管理（一）前期准备1.客户资格审查销售部门应核实购房客户身份信息、购房资格（如限购政策下的户籍、社保/个税缴纳情况）、征信状况（按揭客户需提前告知银行预审），确保客户具备签约主体资格。2.房源信息核实销售部门联合工程部、法务部核查房源产权状态（是否已抵押、查封）、规划用途、面积测绘报告（含预测绘、实测绘）、交付标准等信息，确保房源可合法销售，且信息与宣传资料、售楼现场公示内容一致。3.合同文本准备以当地住建部门发布的《商品房买卖合同示范文本》为基础，结合项目特点补充个性化条款（如装修标准、配套设施交付时间等）。补充条款需经法务部审核，严禁设置排除客户主要权利、加重客户责任的“霸王条款”。（二）订立流程1.协商洽谈销售顾问与客户就房价、付款方式（一次性、按揭、分期付款）、交房时间、违约责任等核心条款充分沟通，确保客户理解并认可所有条款内容，避免因信息不对称引发纠纷。2.审核审批初审：销售部门负责人对合同条款与客户洽谈内容的一致性、房源信息准确性进行初审。合规审核：法务部重点审核补充条款的合法性、违约责任公平性、争议解决条款有效性（优先选择企业住所地或项目所在地法院管辖）。终审批复：分管领导结合项目销售策略、风险评估结果，对合同进行最终审批，签署意见。3.签署与备案合同经双方签字（或盖章）后，销售部门应在规定时限内（依地方政策）完成网签备案，确保合同受行政监管保护。备案后，合同原件由档案管理部门归档，客户留存复印件（加盖企业公章）。四、合同履行管理（一）履约跟踪销售部门建立《合同履约台账》，动态记录客户付款进度（首付款、按揭款到账时间）、工程进度（是否满足交房条件）、客户诉求（如设计变更反馈）等信息。台账需每周更新，异常情况（如客户逾期付款、工程延期）及时上报分管领导。（二）部门协作财务部门：每日核对收款账户，确认款项到账后通知销售部门，对逾期未到账款项触发催款流程（发送书面催款函，留存快递凭证或邮件记录）。工程部：定期向销售部门通报工程进度，确保交房时间、交付标准与合同约定一致；若因规划调整、施工延误需变更交房条件，提前30日告知销售部门启动合同变更流程。客服部门：收集客户履约异议（如面积误差、质量问题），联合法务部评估异议合法性，提出解决方案（如协商补偿、维修整改）。（三）变更与解除1.变更条件仅在双方协商一致、或因不可抗力/政策调整导致合同目的无法按原约定实现时，方可变更合同条款（如面积误差超3%、规划变更影响房屋使用功能）。2.解除情形法定解除：客户迟延付款经催告后在合理期限内仍未履行；企业迟延交房超约定期限（如90日）且无正当理由。约定解除：双方在合同中约定的解除条件成就（如客户放弃购房、企业无法取得预售证）。3.流程要求变更/解除需签署书面协议，明确变更内容或解除后的权利义务（如退款金额、违约金支付）。协议经法务部审核、领导审批后，同步更新网签备案信息。五、合同档案管理（一）档案分类按“项目—楼栋—客户”三级分类，区分“预售合同”“现售合同”“变更/解除协议”三类档案，每份档案包含合同原件、附件（如补充协议、付款凭证、面积测绘报告）、审批单等资料。（二）归档要求合同签署后5个工作日内，销售部门将完整资料移交档案管理部门。电子档案需与纸质档案同步录入管理系统，扫描件清晰可辨，命名规则为“项目名称+楼栋号+客户姓名+合同类型”。（三）保管与借阅1.保管期限：合同档案长期保管，直至房屋灭失或权属终止后满5年。2.借阅审批：内部人员借阅需填写《档案借阅单》，经部门负责人审批；外部单位（如法院、税务机关）借阅需法务部审核并留存介绍信、经办人身份证复印件。3.保密要求：档案内容涉及客户隐私、企业商业秘密的，借阅人需签署《保密承诺书》，严禁泄露或用于非工作目的。六、风险防控与纠纷处理（一）风险识别与评估法务部每季度开展“合同风险排查”，重点识别三类风险：条款风险：合同条款歧义（如“不可抗力”定义模糊）、违约责任不对等（如客户逾期付款违约金远高于企业逾期交房违约金）。履约风险：客户资金链断裂导致断供、工程进度滞后无法按期交房、第三方（如施工方）纠纷影响项目交付。产权风险：土地抵押未解除、规划验收未通过导致无法办理房产证。风险评估采用“红（高风险）、黄（中风险）、绿（低风险）”三级分类，高风险事项需提交总经理办公会决策。（二）防控措施1.合同审核升级：对“包销合同”“合作建房销售合同”等特殊合同，邀请外部律师参与审核，确保条款无法律漏洞。2.履约预警机制：财务部门对客户付款逾期超15日、工程部对交房延误超30日的项目，触发“黄色预警”，启动专项应对方案（如调整付款方式、加速施工进度）。3.培训宣贯：每半年组织销售、法务人员开展“合同管理专题培训”，内容涵盖最新法规解读（如《民法典》合同编司法解释）、典型纠纷案例复盘。（三）纠纷处理1.协商优先：纠纷发生后，销售部门牵头与客户协商，提出书面解决方案（如分期支付、补偿物业费），争取友好解决，避免矛盾升级。2.调解/仲裁：协商无果时，可申请房地产行业协会调解，或按合同约定提交仲裁（需明确仲裁机构名称、仲裁规则）。3.诉讼处置：进入诉讼程序前，法务部需保全关键证据（如合同、付款凭证、沟通记录），制定诉讼策略；判决生效后，及时申请强制执行，确保企业权益兑现。七、附则1.本规程由企业法务部