总部行政后勤管理工作手册

总部行政后勤管理工作手册一、总则（一）目的为规范总部行政后勤管理工作，提升服务质量与运营效率，保障总部各项工作有序开展，特制定本手册。（二）适用范围本手册适用于总部各部门及行政后勤服务相关人员，涵盖办公环境、物资资产、会议活动、车辆出行、安全应急等管理事项。（三）管理原则1.服务导向：以满足总部各部门工作需求、提升员工体验为核心，提供专业、高效的后勤支持。2.规范高效：建立标准化流程，优化资源配置，确保各项工作有章可循、执行到位。3.节约合规：践行节约理念，严控成本支出；遵守法律法规及公司制度，确保管理活动合法合规。二、组织架构与职责分工（一）组织架构总部行政后勤部门设行政后勤主管1名，统筹全局工作；下设物资管理专员、办公环境专员、会议活动专员、车辆调度专员及安全管理专员，分工负责专项工作（可根据实际规模调整岗位设置）。（二）岗位职责1.行政后勤主管：制定后勤管理规划与制度，统筹资源调配；协调跨部门工作，处理重大后勤问题；监督各岗位工作执行情况，组织考核与改进。2.物资管理专员：负责办公物资（如文具、设备耗材）的采购、验收、入库与领用管理；建立物资台账，定期盘点，优化库存结构；对接供应商，评估服务质量，拓展优质供应渠道。3.办公环境专员：规划办公区域布局，协调工位调整、设施安装；监督清洁服务执行，制定清洁标准与检查机制；管理办公设备（如电脑、打印机）、水电、空调等设施的日常维护与报修。4.会议活动专员：统筹会议室预约与调度，保障会议设备（投影、音响）正常运行；协助部门筹备会议、培训、活动，负责场地布置、资料准备；跟进活动执行，收集反馈并优化服务流程。5.车辆调度专员：依据公务需求合理调度车辆，制定派车计划，优先保障紧急、重要任务；监督车辆保养、维修与清洁，建立车辆档案；管理司机团队，组织安全培训与服务规范考核。6.安全管理专员：制定安全管理制度（门禁、访客、消防等），组织安全检查；开展消防、应急培训与演练，完善应急预案；处理突发安全事件，协调外部救援与内部处置。三、办公环境管理（一）办公区域规划结合部门职能与人员规模，划分开放办公区、独立办公室、会议室、茶水间、储物间等功能区域，确保空间利用合理、动线清晰。工位调整、新员工入职或部门搬迁时，由需求部门提报申请，办公环境专员3个工作日内完成布局规划与设施配置。（二）清洁维护管理1.日常清洁：委托专业保洁团队，每日对办公区域（桌面、地面、门窗）、公共区域（走廊、卫生间）进行清洁；茶水间每日消毒，垃圾日产日清。2.定期维护：每月对空调滤网、照明设施进行检查清洁；每季度对办公家具、墙面进行维护，及时修复破损。3.检查机制：办公环境专员每周抽查清洁质量，建立问题台账，要求保洁团队24小时内整改，重大问题需书面报告主管。（三）设施设备管理1.办公设备：员工入职时由部门申请设备（电脑、打印机等），物资专员登记台账后发放；设备故障时，员工可通过内部系统报修，维修人员24小时内响应，重大故障需48小时内出具解决方案。2.水电空调：每月抄录水电表，分析能耗数据；空调使用执行季节温控标准（夏季≤26℃、冬季≥20℃），非工作时间（如周末、节假日）原则上关闭，特殊需求需提前申请。四、物资与资产管理（一）物资采购管理1.需求申报：各部门每月25日前提报下月物资需求（含品名、规格、数量），经部门负责人审核后提交物资专员。2.采购执行：物资专员汇总需求，结合库存情况制定采购计划，优先选择长期合作、资质合规的供应商；单次采购金额超限额时，需报主管审批（限额标准由公司制度规定）。3.验收入库：物资到货后，物资专员现场验收（核对数量、质量、规格），填写验收单并入库；不合格物资24小时内退回供应商，重新补货或退款。（二）物资领用管理员工领用物资需填写《物资领用单》，经部门负责人签字后领取；易耗品（如笔、纸）按需领用，耐用品（如U盘、计算器）实行以旧换新。物资专员每月统计领用数据，分析消耗趋势，对异常领用（如单月消耗激增）进行核查，避免浪费。（三）固定资产管理固定资产（如电脑、打印机、办公家具）由物资专员建立台账，记录购置时间、使用部门、责任人；每半年联合财务部门清查，确保账实相符。资产调拨、报废需填写《固定资产变动单》，经主管审批后执行；报废资产由专业机构处置，收入上缴公司。五、会议与活动管理（一）会议筹备服务1.会前准备：会议室预约：员工通过内部系统预约，会议活动专员根据日程协调场地，优先保障重要会议；设备调试：会议前1小时检查投影、音响、网络，确保正常运行；资料准备：协助主办方打印会议资料，摆放席卡、茶水（会议超1小时需准备中场茶歇）。2.会中服务：安排专人值守，及时响应设备故障、茶水补充等需求；记录会议要点（如需），会后整理归档。3.会后整理：会议结束后30分钟内清理场地，关闭设备电源，回收剩余物资；重大会议需形成《会议服务复盘表》，总结经验与改进点。（二）活动组织管理部门提报活动需求（含主题、时间、规模、预算），会议活动专员7个工作日内制定策划方案（含流程、资源、风险预案），报主管审批。活动执行阶段，协调场地、物资、嘉宾接待，现场安排专人统筹，确保流程顺畅；活动后收集参与者反馈，3个工作日内提交总结报告。六、车辆与出行服务（一）车辆调度管理公务用车需提前1个工作日（紧急任务可临时申请）通过内部系统提报，注明目的地、人数、时间；车辆调度专员按“紧急任务优先、同路线拼车”原则派车，反馈调度结果。车辆使用完毕，司机需填写《行车日志》（记录里程、油耗、故障），调度专员每周汇总分析，优化派车效率。（二）车辆维护管理车辆每5000公里（或3个月）进行一次保养，司机提前预约维修厂，保养后提交报告；车辆故障需24小时内报修，调度专员协调维修，确保3个工作日内恢复使用（特殊故障除外）。车辆每周清洁一次，重大活动或接待任务前需深度清洁、消毒。（三）司机管理司机需遵守交通法规，执行“出车前检查、行车中规范、收车后清洁”流程；每月参加安全培训，考核合格后方可上岗。司机考勤与服务质量纳入绩效考核，迟到、违规驾驶、客户投诉将扣减绩效分，连续两次投诉需停岗培训。七、安全与应急管理（一）安全管理制度1.门禁管理：员工凭工牌出入，访客需在前台登记、领取临时通行证，由被访人员陪同进入；非工作时间（如夜间、节假日）关闭部分出入口，保留应急通道。2.消防管理：每月检查消防设施（灭火器、烟感、喷淋），确保完好有效；每半年组织消防培训与疏散演练，员工需掌握灭火器使用、逃生路线。（二）应急预案制定《突发情况处置预案》，涵盖停电、漏水、火灾、疫情、舆情等场景，明确责任分工、处置流程、联络方式。发生突发事件时，安全管理专员第一时间启动预案，组织人员疏散、救援（如需），同时上报主管与公司应急小组，事后24小时内提交处置报告。八、服务监督与持续改进（一）考核机制行政后勤团队实行“日常检查+月度考核”：日常检查记录服务问题（如响应速度、质量瑕疵）；月度考核结合部门满意度调查（占比60%）、工作完成度（占比40%），评分低于80分需提交改进计划。供应商考核每季度开展，不合格供应商列入黑名单，终止合作。（二）反馈处理设立“后勤服务意见箱”（线下+线上），员工可匿名反馈问题或建议；行政后勤部门2个工作日内回复处理进展，5个工作日内反馈结果。重大投诉（如服务态度恶劣、流程严重失误）需主管牵头调查，3个工作日内出具处理方案并公