单位印章管理及申请规范流程手册

单位印章管理及申请规范流程手册一、总则（一）制定目的为规范单位印章管理与使用，确保用印行为合法合规、安全可控，结合单位实际运营需求及法律法规要求，本手册明确印章管理职责、使用流程及风险防控要求，保障单位权益。（二）适用范围本手册适用于单位及所属各分支机构的所有印章（含公章、财务专用章、合同专用章、法人章、部门专用章等）的全流程管理，覆盖各部门及授权使用印章的相关人员。（三）基本原则专人专管：印章由专人保管，明确管理责任，确保使用全程可追溯。审批受控：用印申请需经层级审批，严禁无审批、越权用印。安全保密：印章存放、使用需符合安全要求，防止遗失、盗用或擅自使用。二、印章种类与管理权限（一）印章分类及用途公章：用于单位对外正式文件、函件、协议、报表等具有法律效力或行政效力的文书，代表单位整体意志。财务专用章：仅限财务部门使用，用于银行结算、票据出具、财务报表、税务申报等财务类业务。合同专用章：用于单位对外签订各类合同、协议，明确合同主体及履约责任。法人章（法定代表人章）：主要用于法定代表人授权、财务支付（如支票背书）、需法定代表人签章的文书。部门专用章：仅限部门内部或特定业务范围使用（如“人力资源部”“行政部”章），不得用于对外签订合同、承诺债务等重大事项。（二）管理权限划分公章、合同专用章、法人章：由综合办公室（或指定部门）指定专人保管，使用需经单位分管领导或主要负责人审批。财务专用章：由财务部门负责人指定专人保管，使用需符合财务管理制度，经财务负责人审批。部门专用章：由部门负责人指定专人保管，使用范围限于部门职责内事务，经部门负责人审批。三、印章刻制与启用（一）刻制申请因机构设立、名称变更、印章遗失/损坏需刻制新印章时，需求部门（或责任部门）填写《印章刻制申请表》，说明刻制原因、印章名称、规格及使用范围，附相关依据（如机构设立批文、名称变更通知书、原印章遗失声明等），经部门负责人、法务部门（或合规岗）审核后，报单位主要负责人审批。（二）指定刻制经审批的刻制申请，由综合办公室（或指定部门）委托具备合法资质的刻章单位制作，严禁私自委托非备案单位刻制。（三）启用备案新印章刻制完成后，综合办公室组织核验印章样式、规格，确认无误后填写《印章启用登记表》，记录启用日期、印章印模、保管人信息。涉及公章、财务章的，需按规定向公安部门、银行等机构完成备案或信息更新。启用新印章时，发布《印章启用通知》，明确旧印章停用时间及新印章使用要求，同步通知相关合作单位、部门。四、印章使用申请流程（一）申请发起用印申请人（部门经办人）填写《用印申请表》，详细说明用印事由、文件名称、份数、接收方（如涉及对外文件），并附用印文件原件（或清晰复印件）。合同类文件需同时提交法务审核意见；财务类文件需附财务审批单。（二）部门初审部门负责人对用印申请初审，重点审核文件内容真实性、合规性，用印事由必要性，文件份数合理性，及附件材料完整性（如合同的法务意见、财务文件的审批单）。审核通过后签字确认。（三）权限审批根据用印文件重要性、风险等级，按以下权限审批：一般事务性文件（如内部通知、报表）：部门负责人审批后，提交印章管理员用印。对外合同、协议、重要函件：经部门负责人、法务部门、分管领导审核，最终由单位主要负责人（或授权人）审批。财务类文件（如支票、汇款单）：财务部门负责人审批，大额资金需分管财务领导审批。（四）用印登记与盖章印章管理员核对《用印申请表》的审批签字、文件内容及附件，确认无误后，在《印章使用台账》登记用印时间、文件名称、份数、申请人、审批人等信息，现场加盖印章，确保印章清晰、位置规范（如文件落款处、骑缝章）。多页文件需加盖骑缝章；重要文件可留存副本或复印件存档。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信上加盖印章。确因业务需要（如银行预留印鉴、标准化合同模板），需经单位主要负责人特批，注明用途、份数，使用后立即交回剩余空白件。五、印章保管与交接（一）日常保管印章由指定专人（“印章管理员”）保管，保管人需责任心强、保密意识高，且不得同时保管具有关联风险的印章（如公章与法人章、财务章与法人章原则上不得由同一人保管）。印章存放于带锁保险柜或密码箱，保险柜设置复杂密码并定期更换，钥匙/密码仅限保管人掌握，严禁转交他人。保管人临时离岗（如休假、出差）时，需将印章锁存，不得随意放置；长时间离岗需按“交接流程”移交。（二）交接流程印章保管人因离职、岗位调整、长期离岗需交接印章时，提前3个工作日填写《印章交接申请表》，说明交接原因、时间，经部门负责人审批后启动交接。交接时监交人（部门负责人或分管领导）在场，交接双方核对印章数量、印模，填写《印章交接清单》，注明印章名称、印模、移交时间、移交人、接收人、监交人，签字确认。交接完成后，新保管人更新《印章保管人登记表》，核查印章存放环境、使用台账，确保无遗漏或异常。六、印章废止与销毁（一）废止情形印章出现以下情形之一时予以废止：单位名称变更、机构撤销；印章损坏无法正常使用；原印章遗失且已补办新印章；业务调整导致印章不再使用（如部门撤销、业务终止）。（二）废止流程需求部门填写《印章废止申请表》，说明废止原因、印章名称，附相关依据（如名称变更通知、机构撤销文件），经部门负责人、综合办公室审核后，报单位主要负责人审批。审批通过后，印章保管人将废止印章交回综合办公室，登记封存，在《印章管理台账》注明“废止”状态。（三）销毁流程封存的废止印章定期（一般每年一次）集中销毁，综合办公室填写《印章销毁申请表》，附废止印章清单，经单位主要负责人审批后组织销毁。销毁时监销人（至少2人，含综合办公室、法务或审计部门人员）在场，对印章进行破坏性处理（如凿毁、熔炼），拍摄销毁过程照片、填写《印章销毁记录》，记录销毁时间、地点、参与人员、印章名称及数量，参与人员签字确认后存档。七、监督与责任（一）日常监督综合办公室每季度检查印章管理情况，重点核查印章保管合规性（存放环境、保管人履职）、用印台账完整性（申请单、文件副本、审批记录对应）、交接/废止/销毁流程执行情况。财务部门定期核对财务专用章使用记录与财务凭证，确保账印一致。（二）违规处理对违反本手册的行为，视情节轻重处理：情节轻微（如台账填写不规范、临时离岗未锁印）：责令整改，内部通报批评，扣减绩效分数。情节严重（如无审批用印、擅自转借印章、在空白件上用印）：给予记过、降级等处分，调离岗位；造成经济损失或法律风险的，依法追究赔偿责任。违规用印导致单位承担法律责任的，相关责任