档案销毁及审批管理制度内容

档案销毁及审批管理制度内容为了加强档案管理，确保档案销毁工作规范、安全、有序进行，防止档案信息的不当泄露和丢失，特制定本档案销毁及审批管理制度。适用范围本制度适用于公司内部所有需要销毁的档案，包括但不限于纸质档案、电子档案、声像档案等各类载体形式的档案资料。档案销毁原则1.合法合规原则：档案销毁工作必须严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及公司内部的相关规定，确保销毁行为的合法性和合规性。2.审慎性原则：对拟销毁的档案进行认真鉴定和审核，确保确实已无保存价值，避免误毁有重要价值的档案。3.安全性原则：在档案销毁过程中，要采取必要的安全措施，防止档案信息的泄露、丢失或被篡改，确保档案销毁过程的安全可靠。4.可追溯性原则：对档案销毁的全过程进行详细记录，包括销毁档案的名称、数量、载体形式、销毁时间、销毁方式等信息，以便日后查询和追溯。档案销毁鉴定1.成立鉴定小组：公司成立由档案管理部门、相关业务部门负责人和专业人员组成的档案鉴定小组，负责对档案进行定期鉴定。鉴定小组应至少每年开展一次全面的档案鉴定工作。2.鉴定标准：根据国家有关档案保管期限的规定和公司的实际情况，确定档案的保管期限和销毁标准。对于保管期限已满、失去保存价值的档案，以及已过保密期限且无继续保密必要的档案，可作为拟销毁档案进行处理。3.鉴定程序：档案鉴定小组对档案进行逐卷、逐件审查，确定拟销毁档案的范围和数量。对于存疑的档案，应进行进一步的调查和核实，必要时可邀请外部专家进行评估。鉴定工作结束后，鉴定小组应形成书面的鉴定报告，提出销毁意见，并由鉴定小组成员签字确认。档案销毁审批流程1.提出申请：档案管理部门根据档案鉴定小组的鉴定报告，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的基本情况，包括档案名称、数量、保管期限、形成时间、载体形式等，并附鉴定报告和拟销毁档案清单，报公司领导审批。2.部门审核：相关业务部门对《档案销毁申请表》及拟销毁档案清单进行审核，确认档案的真实性、完整性和准确性，以及是否符合业务需求和相关规定。审核通过后，业务部门负责人在《档案销毁申请表》上签字确认。3.领导审批：公司领导对《档案销毁申请表》及相关材料进行审批，根据档案的重要程度和影响范围，决定是否批准销毁。对于涉及重要机密、敏感信息或对公司有重大影响的档案销毁申请，应提交公司办公会议或相关决策机构进行审议。4.上级备案（如有必要）：对于按照国家有关规定需要报上级主管部门备案的档案销毁事项，公司应在获得领导批准后，及时将《档案销毁申请表》及相关材料报送上级主管部门备案。档案销毁实施1.销毁方式选择：根据档案的载体形式和数量，选择合适的销毁方式。对于纸质档案，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子档案，应采用专业的数据删除和存储介质销毁设备进行处理，确保数据无法恢复；对于声像档案，可采用消磁、粉碎等方式进行销毁。2.销毁过程监督：档案销毁工作应由档案管理部门和相关业务部门共同组织实施，并安排专人进行监督。监督人员应全程参与档案销毁过程，确保销毁工作按照规定的程序和方式进行，防止档案信息的泄露和丢失。3.销毁记录保存：档案销毁完成后，监督人员应填写《档案销毁记录》，详细记录销毁档案的名称、数量、载体形式、销毁时间、销毁方式等信息，并由监督人员和销毁人员签字确认。《档案销毁记录》应与《档案销毁申请表》、鉴定报告和拟销毁档案清单一并存档保存，作为档案销毁的重要凭证。档案销毁安全保障1.人员管理：参与档案销毁工作的人员应经过严格的审查和培训，具备良好的职业道德和保密意识。在销毁过程中，要严格遵守操作规程，不得擅自离岗或泄露档案信息。2.场地设施：档案销毁场地应具备必要的安全设施和条件，如防火、防盗、防潮、防辐射等。销毁设备应定期进行维护和检查，确保其正常运行。3.数据安全：对于电子档案的销毁，要采取有效的数据安全措施，如数据加密、多重删除、存储介质物理销毁等，防止数据被恢复和泄露。在销毁过程中，要对数据的销毁情况进行实时监测和记录。档案销毁监督与责任追究1.内部监督：公司内部审计部门或纪检监察部门应定期对档案销毁工作进行监督检查，重点检查档案销毁的审批程序、销毁方式、销毁记录等是否符合规定。对于发现的问题，要及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.外部监督：接受国家档案行政管理部门和上级主管部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供档案销毁