合同管理与审核流程标准化模板

合同管理与审核流程标准化模板一、适用业务场景采购类合同：原材料采购、设备采购、服务采购等；销售类合同：产品销售、服务提供、定制开发等；合作类合同：项目外包、联合研发、渠道代理等；其他类合同：租赁、咨询、保密协议等。适用于企业内部各部门（如采购部、销售部、项目部、行政部等）及外部合作方，保证合同从起草到归档的规范化操作。二、标准化操作流程流程目标：规范合同管理各环节职责，降低法律风险，提高审批效率，保障合同履行合规性。步骤1：需求发起与合同立项责任主体：业务部门（如采购部、销售部）操作说明：业务部门根据业务需求（如采购需求、销售订单、合作意向），填写《合同立项申请表》，明确合同背景、合作方基本信息、标的物/服务内容、预算金额、预期条款等；部门负责人对立项必要性及预算合理性进行初审，签字确认后提交至法务部门（或综合管理部）备案。步骤2：合同起草责任主体：业务部门对接人（或法务部门协助）操作说明：根据立项审批结果，业务部门对接人与合作方沟通初步条款，或使用企业标准合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》）进行起草；合同内容需包含核心要素：双方主体信息、合作内容、权利义务、金额及支付方式、履行期限、违约责任、争议解决方式、保密条款等；起草完成后，部门负责人审核合同内容与业务需求的一致性，签字确认。步骤3：内部审核责任主体：法务部门、财务部门、相关业务部门负责人操作说明：法务审核：重点审核合同条款的合法性、合规性（如是否符合《民法典》《公司法》等法律法规）、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式合理性等，填写《合同审核意见表》并反馈；财务审核：审核合同金额、支付方式、税费条款、发票开具要求等是否符合企业财务制度，评估资金风险；业务部门复核：业务部门根据法务、财务意见修改合同，保证条款满足业务需求，最终由部门负责人签字确认。步骤4：审批签署责任主体：企业授权审批人（如总经理、分管副总）、法定代表人（或授权代表）操作说明：内部审核通过后，合同提交至企业授权审批人（根据合同金额或重要性确定审批层级，如10万元以下由部门负责人审批，10万-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批）；审批人确认合同内容无误后，签署《合同审批单》；法定代表人或其授权代表（需提供《授权委托书》）与合作方正式签署合同，保证签字、盖章清晰完整（企业盖合同专用章，合作方盖公章或合同章）。步骤5：用印管理责任主体：行政部（或印章管理部门）操作说明：业务部门持签署完成的《合同审批单》《合同文本》及《授权委托书》（如适用）至行政部申请用印；行政部核对审批手续是否齐全、合同内容与审批单是否一致，确认无误后加盖合同专用章，并记录用印时间、用印人、合同编号等信息；用印后，行政部将合同正本返还业务部门，副本留存归档。步骤6：履行跟踪与变更管理责任主体：业务部门、法务部门操作说明：业务部门负责跟踪合同履行情况（如交付进度、付款节点），填写《合同履行跟踪表》，定期向法务部门及管理层汇报；若履行过程中需变更合同内容（如金额、期限、履行方式），双方需签订《合同变更协议》，并重新履行内部审核、审批流程（参照步骤3-5）。步骤7：归档保存责任主体：行政部（或档案管理部门）、业务部门操作说明：合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本、审批单、审核意见表、履行跟踪表、变更协议等全套资料整理归档；行政部按照“一合同一档”原则，对合同资料进行编号、登记、存档，电子档同步至企业档案管理系统，保存期限不少于合同履行终止后5年（法律法规另有规定的除外）。三、核心工具表单表1：合同立项申请表序号项目名称合作方名称合同类型预算金额（元）履行期限主要条款概述部门负责人签字日期1XX设备采购XX科技有限公司采购合同150,0002024.01-2024.06采购3台XX设备，含安装调试张*2023.12.01表2：合同审核意见表审核环节审核部门审核人审核意见修改结果（通过/需修改）签字日期法务审核法务部李*第5条违约责任建议明确“逾期付款按日万分之五支付违约金”，争议解决建议约定由企业所在地法院管辖需修改李*2023.12.05财务审核财务部王*第3条支付方式建议约定“预付款30%，验收合格后付70%”，符合财务付款流程通过王*2023.12.06表3：合同履行跟踪表合同编号履行阶段计划完成时间实际完成时间履行情况描述（如：设备已交付，验收合格）责任人跟踪日期CG2024001设备交付2024.02.282024.02.25设备运抵现场，完成初步验收刘*2024.02.26CG2024001验收款支付2024.03.15-待验收合格后提交付款申请刘*2024.03.01四、执行要点提示主体资格审查：签署前需核实合作方营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书（如非法定代表人签署），保证签约主体合法有效，避免无权代理或超越代理权限。条款严谨性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、数量、期限等需明确具体；违约责任需量化，争议解决方式优先选择诉讼（明确管辖法院）或仲裁（明确仲裁机构）。审核时限管理：各部门审核需在收到合同后2个工作日内完成，紧急合同可缩短至1个工作日，保证审批效率。用印规范：严禁在空白合同或审批手续不全的合同上用印；用印后合同文本不得擅自修改，确需修改需重新履行审批流程。