项目合同管理与审查模板

项目合同管理与审查模板指南一、适用情境与业务触发点新项目合作启动：企业与外部合作方（如供应商、服务商、客户）首次签订项目合同时需明确双方权利义务与项目边界；合作内容动态调整：项目执行过程中因需求变更、范围扩大或缩减等触发合同修订时；合同期限续签管理：原合同即将到期，双方需确认是否续签及续签条款；项目收尾与结算：项目完成后涉及款项支付、成果交付、质保条款等终期结算事宜时。二、合同管理全流程操作指引1.合同需求发起与资料准备操作内容：业务部门根据项目需求，填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、项目标的、预算金额、核心需求（如交付标准、时间节点）及特殊要求（如保密条款、知识产权归属）。责任主体：业务部门负责人（经理）发起，经办人（专员）整理基础资料。输出成果：《合同需求申请表》《合作方背景调查表》（含营业执照、资质证书复印件等）。2.合同主体资格审查与内容初步拟定操作内容：主体资格审查：法务部门或合规岗核查合作方主体资格，包括是否为合法存续企业、有无经营异常或失信记录、签约代表人是否具备有效授权（需提供《授权委托书》原件）。初步拟定合同：业务部门结合《合同需求申请表》，参考标准合同模板起草合同文本，明确合同名称、编号、甲乙双方基本信息、项目内容、双方权利义务、付款方式、违约责任、争议解决条款等核心要素。责任主体：法务部门（法务主管）审核主体资格，业务部门（经办人）起草合同。输出成果：《合同主体资格审查表》《合同（初稿）》。3.合同条款专项审查与修订操作内容：法务部门联合业务、财务、技术等部门对合同条款进行交叉审查，重点关注：法律合规性：条款是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形；商业合理性：价款、交付标准、履约期限是否与项目需求匹配，是否存在显失公平条款；风险控制：违约责任是否明确、对等，知识产权归属、保密条款是否全面，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否清晰。审查后形成《合同审查意见表》，反馈业务部门修订。责任主体：法务部门（法务专员）、业务部门（经理）、财务部（财务主管）、技术部（技术负责人）。输出成果：《合同审查意见表》《合同（修订稿）》。4.合同评审与内部审批操作内容：根据合同金额、重要性分级审批：一般合同：由业务部门负责人、法务负责人、分管副总签字确认；重大合同（如金额超XX万元、涉及核心业务），需提交总经理办公会或董事会审议，形成《合同评审会议纪要》。审批通过后，定稿合同文本，准备签署。责任主体：业务部门、法务部门、分管领导、总经理（或董事会）。输出成果：《合同审批单》《合同评审会议纪要》（如需）、《合同（终稿）》。5.合同签署与用印管理操作内容：签署仪式：双方授权代表在合同终稿上签字，若为合同书形式，需一式X份（甲乙双方各执X份，X份备案）；用印申请：经办人填写《用印申请表》，附《合同审批单》《合同（终稿）》，按权限报批后，由行政部或指定部门加盖合同专用章或公章（严禁以部门章代替）。责任主体：经办人（专员）、行政部（印章管理员）、分管领导。输出成果：签署生效的合同文本、《用印登记表》。6.合同履行动态跟踪与风险预警操作内容：履约跟踪：业务部门按合同约定跟踪项目进度，定期（如每月/每季度）填写《合同履约跟踪表》，记录交付成果、付款节点、对方履约情况；风险预警：发觉对方可能违约（如延期交付、质量不达标）或己方可能无法按时履约时，及时上报分管领导，启动协商或争议解决程序。责任主体：业务部门（经办人）、法务部门（法务主管）。输出成果：《合同履约跟踪表》《风险预警报告》（如需）。7.合同归档与后续管理操作内容：归档移交：合同签署后X个工作日内，经办人将合同正本、审批文件、审查意见、补充协议等资料整理成册，移交档案管理部门；档案管理：档案部门按“一合同一档”原则编号存放，建立电子台账，保证资料完整、可追溯；合同到期或履行完毕后，保存期限不少于X年（如法律法规另有规定，从其规定）。责任主体：经办人（专员）、档案管理部门（档案管理员）。输出成果：《合同归档清单》《电子档案目录》。三、核心工具表格模板1.合同基本信息表合同编号合同名称甲方信息名称：____________________地址：____________________法定代表人：________________联系人：*乙方信息名称：____________________地址：____________________法定代表人：________________联系人：*项目背景与标的项目名称：________________项目主要内容：________________标的物/服务描述：________________合同金额币种：________金额（大写）：____________________金额（小写）：￥________合同期限起始日期：____年__月日截止日期：__年__月__日主要条款概述付款方式：________________验收标准：________________违约责任：________________争议解决：________________附件清单1.____________________2.____________________3.____________________签订日期____年__月__日备注____________________填写说明：合同编号规则：年份（4位）+部门代码（2位）+序号（3位，如“2024-SC-001”）；金额大小写需一致，币种明确为人民币/外币；附件需列明名称及份数，与合同正具有同等法律效力。2.合同审查意见表审查环节审查人审查意见修改建议是否通过主体资格法务专员乙方营业执照在有效期内，授权委托书合法有效无是商业条款业务经理付款节点与项目进度不匹配，建议增加“预付款30%”条款将“付款进度：60%”改为“预付款30%，中期40%，验收合格后30%”否法律风险法务主管违约责任不对等，仅约定乙方违约责任，未约定甲方违约情形增加“甲方未按时付款，每逾期一日按应付金额0.05%支付违约金”否财务合规财务主管价款含税，但未明确税率及发票类型补充“乙方开具6%增值税专用发票”否综合结论分管副总修改后通过，请业务部门根据意见调整-是审查流程：审查人填写意见→业务部门修订→法务部门复核→最终审批。3.合同履约跟踪表合同编号履约阶段计划完成时间实际完成时间完成情况描述存在问题处理措施责任人2024-SC-001需求调研2024-03-312024-04-02完成项目需求调研报告，提交甲方确认甲方反馈部分需求不明确与甲方沟通，补充需求细节业务专员2024-SC-001一期开发2024-06-302024-07-05完成核心模块开发，进入测试阶段测试中发觉2个功能缺陷开发团队修复缺陷，7月10日前复测技术负责人2024-SC-001验收款支付2024-07-15待支付甲方验收通过后支付待甲方确认验收结果跟进甲方验收流程，及时反馈财务主管跟踪频率：重大项目按月跟踪，一般项目按季度跟踪，关键节点（如交付、付款）需实时记录。4.合同变更记录表变更编号原合同编号变更内容变更原因双方确认方式生效日期附件BG2024-0012024-SC-001项目范围增加“数据迁移服务”，合同金额增加￥10万元甲方提出新增需求，双方协商一致签署《合同补充协议》2024-05-20《补充协议》原件BG2024-0022024-SC-001履行期限延长30天（截止日期改为2024-08-31）因不可抗力（暴雨）导致工期延误双方盖章的《变更确认函》2024-07-01《变更确认函》原件变更要求：所有变更需书面确认，严禁口头变更；重大变更（如金额、期限变动）需重新履行审批流程。四、关键风险提示与操作要点主体资格审查风险：核实合作方“三证”（营业执照、资质证书、授权委托书）原件，留存复印件加盖公章；避免与分公司、分支机构签约（除非总公司提供担保），保证签约主体具备履约能力。条款表述风险：避免“大概”“尽量”等模糊词汇，明确“交付日期”“质量标准”等量化指标（如“验收合格以第三方检测报告为准”）；违约责任需具体（如“逾期付款按日万分之五违约金”），避免“承担相应责任”等笼统表述。法律合规风险：涉及招投标项目，合同需与中标结果一致；保密条款需明保证密范围、期限及违约责任（如“泄密方支付合同总额20%的违约金”）。履约跟踪风险：付款节点需与交付成果挂钩，避免“先付款后交付”（预付款除外，且需