人力资源部门人事档案管理制度与模板

人力资源部门人事档案管理制度与模板一、总则为规范人事档案管理，保证档案材料的真实性、完整性和安全性，为公司人力资源规划、员工发展及劳动关系管理提供依据，特制定本制度。本制度适用于公司全体在职员工的人事档案管理工作，涵盖档案建立、收集、保管、查阅及转递等全流程。二、人事档案管理适用情形人事档案管理贯穿员工职业全周期，主要在以下场景中发挥作用：员工入职阶段：记录入职基本信息、学历证明、身份材料等，建立初始档案。岗位变动阶段：保存晋升、调岗、培训等材料，反映员工职业发展轨迹。考核评估阶段：归入绩效考核、奖惩记录，为薪酬调整、评优评先提供依据。离职办理阶段：提取档案办理离职手续，转递至新单位或按规定留存。内部查询阶段：为部门协作、资质审核、法律事务等提供档案支持。三、人事档案管理操作流程（一）档案建立：入职时初始建档材料收集：员工入职当日，人力资源部需收集以下材料（原件或复印件加盖公章）：证件号码明复印件；学历/学位证书复印件（需提供验证报告）；职业资格证书、技能等级证书复印件；与前单位解除/终止劳动合同证明（离职证明）；近期体检报告（公司指定医院出具）；一寸免冠照片2张；其他需归入材料（如特殊人才引进证明、退伍军人证等）。信息录入：人力资源部将收集的信息录入《员工基本信息表》，唯一档案编号（格式：部门代码+入职年份+流水号，如“HR2023001”）。档案封装：将材料按类别分类排序，放入统一档案袋，封面标注档案编号、员工姓名、入职日期及部门，密封后交档案管理员保管。（二）档案收集与日常更新：动态补充材料定期收集：每季度末，人力资源部向各部门下发《档案材料收集通知》，要求各部门提交员工季度内新增的档案材料，包括：岗位变动审批表、任命通知书；培训考核结果、技能提升证明；表彰奖励文件、通报表扬记录；薪酬调整审批单、劳动合同变更协议；其他需补充的重要材料。即时收集：员工发生重大事项（如结婚、生育、学历提升、职称评定等）时，需主动向人力资源部提交相关证明材料，人力资源部在收到材料后3个工作日内完成归档。材料审核：归档前需核对材料真实性，复印件需注明“与原件一致”并加盖公章，保证无遗漏、无虚假信息。（三）档案保管：安全存储与维护存储环境：档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设备，保持温度18-22℃、湿度45-60%，定期检查档案袋完好性，避免材料损坏。存放规范：档案按编号顺序存放于专用档案柜，柜面张贴档案索引目录，便于快速查找；离职员工档案单独存放，标注“离职”字样。借阅登记：档案实行“借阅审批制”，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及人力资源部经理签字同意后，由档案管理员陪同查阅；查阅后需在《档案借阅登记表》记录借阅人、日期、事由及归还时间，严禁涂改、抽取、撤换档案材料。（四）档案查阅：规范权限与流程查阅权限：员工可查阅本人基本信息，需提交书面申请并附证件号码复印件；部门负责人可查阅本部门员工档案，需说明查阅事由；人力资源部可全权查阅所有员工档案，用于人力资源管理工作；外部单位（如司法机关、上级主管部门）查阅档案，需出具单位介绍信及相关法律文书，经公司分管领导批准。查阅流程：申请人填写《档案查阅申请表》→部门负责人/人力资源部审批→档案管理员调取档案→陪同查阅→归还档案并记录。查阅要求：查阅时不得擅自复制、拍摄档案内容，确需复制需经人力资源部经理批准，复制件加盖“档案复印专用章”后生效。（五）档案转递：离职或调动时规范交接离职转递：员工办理离职手续时，人力资源部需核对档案材料完整性，出具《档案转递通知函》，将档案密封（封口处加盖公章）后，通过机要方式或员工本人签收转递至新单位；若员工要求暂存档案，需签订《档案暂存协议》，暂存期限不超过2年。内部调动：员工跨部门调动时，档案由人力资源部直接转递至调入部门，同时更新档案存放信息，保证档案与员工实际部门一致。转递记录：档案转递后，需在《档案转递登记表》中记录转递单位、时间、经办人及签收回执，留存转递凭证备查。四、人事档案管理常用模板模板一：员工基本信息表基本信息详细信息档案编号HR2023001姓名*某三性别男出生日期1990-05-15证件号码号310入职日期2023-01-10部门市场部岗位市场专员学历本科专业市场营销联系方式紧急联系人*某四（父亲）学历信息工作经历起止时间2016-09-2020-06起止时间2020-07-2022-12毕业院校XX大学工作单位XX科技有限公司专业市场营销岗位销售助理学历层次本科证明人*某五模板二：档案材料目录表材料类别材料名称份数提交日期备注入职材料证件号码明复印件12023-01-10与原件一致入职材料学历证书复印件12023-01-10验证岗位变动材料晋升审批表12023-07-15市场部经理培训材料2023年度销售培训证书12023-09-20考核合格奖惩材料2023年Q3优秀员工通报12023-10-10公司发文模板三：档案查阅申请表查阅人姓名*某三所在部门市场部查阅事由办理职称评定需提交学历证明查阅档案编号HR2023001拟查阅内容学历证书复印件、验证报告申请日期2024-03-15部门负责人意见同意签字：*某六日期2024-03-15人力资源部意见同意查阅签字：*某七日期2024-03-15查阅记录查阅时间：2024-03-1614:00-14:30，材料完好，无复制需求经办人*某八模板四：档案转递登记表员工姓名*某三档案编号HR2023001转递原因离职转递至XX公司转递日期2024-03-20转递单位XX科技有限公司转递方式机要快递材料清单档案袋1个（内含入职材料、考核材料、劳动合同等）邮寄单号YT0签收回执已签收签字：*某九（接收人）日期2024-03-22经办人*某七审批人*某十（人力资源部经理）五、人事档案管理关键要点保密原则：档案信息属公司机密，管理人员需严格遵守保密规定，严禁泄露员工个人信息及档案内容；借阅权限仅限工作需要，无关人员一律不得查阅。真实准确：档案材料必须真实有效，严禁伪造、篡改；员工需对提交材料的真实性负责，若发觉虚假信息，公司将依据规章制度处理。及时更新：员工发生岗位变动、培训考核等事项时，需在10个工作日内提交相关材料，保证档案与实际情况同步。规范转递：档案转递时必须密封封装，由专人负责，