村委档案管理制度

村委档案管理制度第一章总则1.1为规范村级档案的收集、整理、保管、利用与移交，确保档案完整、准确、系统、安全，依据《中华人民共和国档案法》《村级档案管理办法》《会计档案管理办法》及本省、市、县相关规定，结合本村实际，制定本制度。1.2本制度所称“村级档案”是指本村党组织、村民委员会、村务监督委员会、村集体经济组织、群团组织在党务、村务、财务、经济、文化、社会事务等活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。1.3档案工作坚持“统一领导、分级管理、集中保管、方便利用”原则，实行“谁形成、谁整理、谁负责”与“村档镇管、镇档县备”相结合的运行机制。1.4本制度适用于本村所有档案工作人员、村“两委”成员、村务监督委员会成员、村集体经济组织负责人、群团组织负责人及临时抽调参与档案事务的人员。第二章组织与职责2.1村党组织书记是档案工作的第一责任人，对档案安全负总责；村民委员会主任是档案工作的直接责任人，负责日常管理；村务监督委员会主任对档案真实、完整、有效实施监督。2.2村档案室是档案工作的职能机构，受村“两委”双重领导，业务上接受镇档案室、县档案馆指导。档案室设专职档案员1名，兼职档案员若干名，名单每年1月报镇档案室备案。2.3专职档案员职责：（1）起草年度档案工作计划、总结；（2）指导、检查、验收各口档案资料形成与整理；（3）负责档案接收、分类、编号、编目、数字化、统计、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等全过程管理；（4）建立并维护档案管理信息系统，每月备份不少于2次；（5）组织档案安全检查，每季度不少于1次，发现问题立即整改并书面报告；（6）每年12月编制《档案工作情况报告》，经村“两委”审定后报镇档案室。2.4兼职档案员职责：（1）对口收集、初步整理本业务口档案资料，确保原件完整、签章齐全、字迹清晰；（2）填写《村级文件材料归档范围与保管期限表》对应条目，并在次年3月底前完成上年度归档；（3）协助专职档案员完成数字化扫描、条目录入、库房整理等工作；（4）人员变动时，须办理档案交接手续，填写《档案交接文据》，由监交人、移交人、接收人三方签字并存档。2.5村务监督委员会职责：（1）列席档案鉴定小组会议，对拟销毁档案提出监督意见；（2）每半年抽查一次档案安全与利用情况，重点检查财务、合同、基建、救助、补贴等敏感档案；（3）对擅自销毁、涂改、伪造、丢失档案的行为，有权要求限期整改并向上级纪检监察机关报告。第三章归档范围与保管期限3.1村级档案共分十二大类：A党务类（A1—A9）B村务类（B1—B12）C财务类（C1—C15）D经济合同类（D1—D8）E集体资产类（E1—E10）F人口户籍类（F1—F6）G社会保障类（G1—G9）H农业农村类（H1—H11）I综治维稳类（I1—I7）J科教文卫类（J1—J8）K声像电子类（K1—K5）L实物类（L1—L4）3.2保管期限划分为永久、30年、10年三档，具体以《村级文件材料归档范围与保管期限表》为准。任何个人不得擅自缩短或延长保管期限。3.3对涉及土地确权、集体产权制度改革、征地补偿、移民安置、精准扶贫、换届选举、重大信访、刑事治安案件等档案，一律定为永久保管。3.4对重复、无保存价值文件，由档案鉴定小组提出销毁意见，经村务监督委员会审核、村民代表会议讨论通过、镇档案室批准后方可销毁，销毁清册永久保存。第四章整理与编目4.1整理原则：遵循文件形成规律，保持有机联系，区分不同价值，便于长期保存与利用。4.2整理流程：（1）组件——以“件”为整理单位，每份文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，请示与批复各为一件；（2）修整——去除金属物，修补破损，对小于A4的纸张进行托裱；（3）装订——采用不锈钢订书钉或三孔一线法，左侧装订，结实平整，不掉页；（4）分类——按“年度—问题—保管期限”分类法，先分年度，再分大类，后分小类；（5）排列——同一年度、同一类目按时间先后排列；（6）编号——盖归档章，填写全宗号、年度、保管期限、件号、页数；（7）编目——使用县档案馆统一软件录入条目，必填字段：题名、责任者、文号、日期、页数、保管期限、载体类型、全文标识；（8）装盒——采用无酸纸档案盒，脊背标签含全宗名称、年度、类目、盒号、保管期限；（9）排架——按年度从上到下、从左到右顺序竖放，预留10%空位；（10）上架——填写《档案入库登记表》，由档案员、库房管理员双人签字。4.3电子文件整理：（1）来源可靠——由形成部门通过政务网或专用U盘移交，填写《电子文件移交接收登记表》；（2）格式规范——文本类采用OFD或PDF/A格式，图像类采用TIFF或JPEG2000格式，音频采用WAV，视频采用MXF；（3）元数据完整——包含题名、形成者、形成时间、文件大小、格式、摘要、权限、哈希值；（4）四性检测——真实性、完整性、可用性、安全性检测合格率100%方可归档；（5）离线备份——采用一次性写入光盘或移动硬盘，一式三套，分别存放于村档案室、镇档案室、县档案馆。第五章保管与保护5.1库房要求：（1）独立设置，远离厨房、仓库、厕所、污染源，建筑面积不少于30平方米；（2）墙体为砖混或框架结构，耐火等级二级以上，地面铺设防静电地板，门窗为防盗防火门、双层密闭窗；（3）安装防火、防盗、防水、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温、防高湿“九防”设施；（4）配置干粉灭火器（每10㎡1具）、烟感报警器、温湿度自动监测系统、防磁柜、去湿机、空调、遮光窗帘；（5）库内温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45%—60%，每日记录两次，超标立即处置。5.2档案出入库：（1）凡出库须填写《档案出入库登记簿》，注明利用目的、经办人、批准人、出库时间、归还时间；（2）机密级档案出库须经村党组织书记批准，秘密级档案须经村“两委”主要负责人联合批准；（3）归还时由档案员逐页清点，确认无损后签字销账；（4）外单位查阅须持单位介绍信、本人身份证，填写《档案利用审批表》，经镇档案室备案后方可阅览，原件一律不外借。5.3定期检查：（1）每月进行一次虫霉检查，发现虫卵立即熏蒸；（2）每季度进行一次全面清点，核对账物，发现丢失立即报告；（3）每年进行一次库房安全大检查，重点查看线路老化、灭火器压力、报警器灵敏度，检查结果形成书面报告存入永久档案。第六章数字化与信息化6.1数字化范围：对1978年以来永久、30年保管期限的纸质档案全部扫描，对重要声像档案进行数字化转换。6.2技术标准：（1）扫描分辨率：黑白二值300dpi，灰度400dpi，彩色600dpi；（2）图像处理：去黑边、去污、纠偏，保持原貌；（3）命名规则：全宗号_年度_分类号_保管期限_盒号_件号_页号；（4）存储格式：双层PDF，文本层与图像层合一，支持全文检索；（5）质量抽检：按20%比例随机抽检，图像合格率≥98%，文字识别准确率≥95%。6.3信息系统：（1）采用县档案馆统一配发的“村档云”平台，实行村级录入、镇级审核、县级备份三级管理；（2）权限分级：档案员拥有录入、修改、删除权限；村“两委”成员拥有查询、打印权限；普通村民凭身份证注册后拥有开放档案查询权限；（3）日志审计：系统对登录、查询、下载、打印、修改操作全程留痕，日志保存不少于5年；（4）数据备份：每日增量备份，每周全量备份，每月异地备份，备份介质加密存放。第七章利用与服务7.1利用原则：合法、合规、合理，确保国家秘密、个人隐私、商业秘密不受侵害。7.2利用方式：（1）阅览室查阅——设置6个阅览座位，配备电脑、打印机、复印机、高拍仪；（2）网上查询——通过“村档云”平台实名注册后在线浏览开放档案；（3）出具证明——对村民需要的宅基地、土地承包、计划生育、婚姻状况等档案，可出具与原件一致的档案证明，加盖“村档案室查档专用章”；（4）政府信息申请——属于政府信息公开范围的，按《政府信息公开条例》办理。7.3收费规定：（1）村民本人利用档案免费；（2）外单位或个人查阅，收取复印、打印、刻录成本费，收费标准在村务公开栏公示；（3）所有收费使用财政统一票据，纳入村级财务核算，不得坐收坐支。7.4利用统计：（1）每月编制《档案利用情况统计表》，内容包括查档人次、卷件次、复制页数、出具证明份数、满意度；（2）每年选取10个典型利用案例写入年度报告，突出档案在化解纠纷、维护权益、传承文化中的作用。第八章鉴定与销毁8.1鉴定组织：成立由村党组织书记任组长，村委会副主任、专职档案员、村务监督委员会成员、镇档案室联络员为成员的档案鉴定小组，人数不少于5人且为单数。8.2鉴定程序：（1）提前30日书面通知镇档案室；（2）逐卷逐件清点，填写《档案鉴定清册》，注明题名、年代、数量、鉴定意见；（3）召开鉴定会议，经三分之二以上成员同意方可形成鉴定报告；（4）鉴定报告在村务公开栏公示不少于7个工作日，无异议后报镇档案室审批；（5）销毁时由鉴定小组、村务监督委员会、镇档案室三方在场，采用碎浆或焚烧方式，全程录像并制作《档案销毁清册》，永久保存。第九章统计与移交9.1统计要求：（1）建立《档案统计台账》，含库房面积、柜架数量、档案总量、年度接收量、数字化量、利用量、鉴定销毁量；（2）每年1月10日前将上年度统计数据录入“全国档案事业统计调查制度”平台；（3）统计报表由村党组织书记、村委会主任、专职档案员三方签字确认。9.2移交要求：（1）村级档案自形成之日起满10年，须向镇档案室移交一次，移交前须完成整理、数字化、解密、开放审核；（2）移交时编制《档案移交目录》一式三份，村、镇、县各执一份；（3）电子档案采用在线或离线方式同步移交，载体须符合长期保存要求；（4）移交后村档案室保留复制件，继续提供利用，原件权属归国家所有。第十章保密与安全10.1密级划分：依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关规定，将涉及国家安全、军事设施、外事、民族宗教、刑事案件的档案划为机密级或秘密级，其他档案为内部或公开级。10.2保密措施：（1）机密级档案单独存放于密码柜，钥匙由档案员、村党组织书记分别保管，双人同时开锁；（2）秘密级档案存放于普通档案柜，加贴密封条；（3）涉密档案数字化须使用单机扫描，禁止连接外网；（4）涉密人员须签订《保密承诺书》，离岗时进行保密审计。10.3应急预案：（1）制定《档案安全突发事件应急预案》，涵盖火灾、水灾、盗窃、霉变、系统瘫痪、疫情封闭等场景；（2）每年组织一次演练，演练记录存入永久档案；（3）建立应急抢险队伍，成员包括村“两委”干部、民兵、档案员、网格员，确保2小时内到场处置。第十一章考核与奖惩11.1考核主体：镇档案室牵头，会同组织、民政、财政、审计、纪检等部门组成考核组，每年12月对各村档案工作进行一次现场量化考核，考核结果纳入村级年度目标绩效，与村干部报酬、评先评优挂钩。11.2考核指标：（1）组织管理15分——机构、人员、制度、经费落实；（2）业务建设25分——归档率、完整率、准确率、数字化率、移交率；（3）安全保障20分——库房达标、九防到位、无丢失损毁、无泄密；（4）开发利用20分——查询服务、证明出具、编研成果、群众满意度；（5）创新亮点20分——制度创新、技术创新、服务创新、文化宣传。11.3奖励措施：（1）考核得分90分以上，奖励村档案室工作经费5000元，优先推荐参评县级先进集体；（2）对档案工作成绩突出的个人，颁发“村级优秀档案员”证书，给予1000元奖励，并在村干部选拔任用中优先考虑。11.4惩处措施：（1）考核得分低于60分，对村党组织书记、村委会主任进行诫勉谈话，限期3个月整改；（2）对因管理不善造成档案丢失、损毁、泄密的，依法追究直接责任人责任，并赔偿损失；（3）对擅自销毁、伪造、买卖档案的，移交纪检监察机关或司法机关处理。第十二章培训与宣传12.1培训计划：（1）镇档案室每年组织一次集中培训，时间不少于1天，参训率100