行业业务合同签订流程与标准

一、适用业务场景二、合同签订全流程操作指南（一）前期准备：明确需求与合作方资质业务需求梳理业务部门根据合作目标，明确合同标的（如产品型号、服务内容、数量、质量标准等）、履行期限、交付方式、结算方式（如预付款比例、付款节点、币种等）核心要素。填写《业务需求确认单》（见模板1），经部门负责人*签字确认后，作为合同起草依据。合作方资质审查对合作方主体资格进行核查，包括但不限于：营业执照（需在有效期内，经营范围涵盖合作业务）；相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等，根据业务类型确定）；信用状况（通过“信用中国”等公开渠道查询，无严重失信记录）；授权代表身份（若签约人非法定代表人，需提供加盖公章的《授权委托书》，明确授权范围）。资料审查通过后，由合规专员*记录《合作方资质审查表》（见模板2），存档备查。（二）合同起草：构建条款框架与核心内容基本信息填写合同编号：按“年份（4位）-部门代码（2位）-序号（3位）”规则编制（如2024-CZ-001），保证唯一性。合同主体：填写双方全称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、联系方式（仅限办公电话，禁止留个人手机号/邮箱）。核心条款拟定标的条款：清晰描述产品/服务的名称、规格、技术参数、数量（可附详细清单作为附件）。权利义务条款：明确双方在合作中的责任（如供货方按时交付、采购方按时验收）。履行条款：约定履行期限（具体到年月日）、交付地点、运输方式及风险转移节点。费用条款：总价（大写+小写）、费用构成（如货款、运费、税费）、支付方式（银行转账，注明账户信息）、开票类型（如增值税专用发票）及时间节点。违约责任：约定违约情形（如逾期交付、质量不达标）对应的违约金计算方式（通常为合同总额的5%-20%）或赔偿范围。争议解决：约定协商不成时的管辖法院（通常为被告所在地或合同履行地法院）或仲裁机构。生效条款：明确合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。附件整理将技术参数表、验收标准、分阶段交付计划等作为合同附件，注明“附件为本合同不可分割的一部分，与具有同等法律效力”。（三）审核审批：多维度把控合规性内部审核业务部门审核：由业务经理*核对合同内容是否与《业务需求确认单》一致，保证标的、数量、价格等核心信息无误。财务部门审核：由财务专员*审核费用条款、支付方式、发票类型是否符合公司财务制度，避免资金风险。法务部门审核：由法务专员*重点审查条款合法性、违约责任合理性、争议解决方式有效性，避免法律漏洞（如格式条款是否提示、免责条款是否无效等）。修订与定稿审核过程中若发觉需修改内容，由业务部门与合作方沟通调整，形成《合同修订记录》（见模板3），注明修订位置、原条款、修订后条款及原因。所有部门审核通过后，由法务专员*汇总最终版本，标注“合同最终稿”，进入签署环节。（四）双方协商与签署外部协商业务部门将最终稿合同提交合作方，通过面谈、函件等方式确认条款，协商过程需留存书面记录（如《会议纪要》或往来函件扫描件）。签署盖章合同一式多份（通常至少3份，双方各执1份，存档1份），按以下顺序签署：甲方先填写并盖章，乙方核对无误后盖章；法定代表人或授权代表需亲笔签字，签字处需打印姓名+职务；合同专用章需与公司名称一致，骑缝章加盖所有页码连接处。签署完成后，由业务专员*收回乙方合同原件，核对份数与完整性。（五）归档管理与履约跟踪资料归档将合同原件、资质审查材料、修订记录、签署页扫描件等整理成《合同档案袋》，按合同编号分类存放，电子版同步存储至公司合同管理系统。履约跟踪业务部门按合同约定跟踪履行进度（如交付时间、验收节点），填写《合同履约跟踪表》（见模板4），发觉异常（如逾期）及时上报并启动应对措施。三、配套工具模板模板1：业务需求确认单项目名称合作方名称需求提出部门合同标的需求提出人*数量/规模需求日期履行期限部门负责人*签字质量标准结算方式附件清单模板2：合作方资质审查表合作方名称统一社会信用代码审查日期营业执照注册号有效期至经营范围审查人*相关资质证书证书名称/编号发证机关信用记录查询结果查询渠道审查结论□通过□不通过审批人*签字模板3：合同修订记录合同编号修订日期修订页码/条款原条款内容修订后内容修订原因修订人*模板4：合同履约跟踪表合同编号标的名称履约阶段计划完成时间实际完成时间责任人*备注□交付□验收□付款四、关键风险提示与合规要点资质审核不可：避免与无资质或超范围经营的合作方签约，否则可能导致合同无效或承担连带责任。条款表述需明确：避免使用“尽可能”“大概”等模糊词汇，金额、期限、数量等需具体化，防止歧义。印章与签字规范：合同专用章需预留印模，授权委托书需明确授权期限和事项，禁止使用“部门章”“财务章”签署合同。留存完整证据链：协商过程中的邮件、函件、会议纪要等均需书面化保存，作为履约或争议解决的依据。保密义务