行政工作处理手册工作流程指南

行政日常事务处理手册工作流程指南第一章会议事务处理规范一、常见事务应用场景部门例会、项目启动会、跨部门协调会、外部接待会等各类会议的组织、召开及后续跟进工作，适用于行政人员、会议发起部门及参会人员。二、标准化操作流程（一）会前准备阶段会议需求确认会议发起人填写《会议需求申请表》，明确会议主题、目的、预计时长、参会人员范围（含外部单位需注明职务及人数）、所需设备及特殊需求（如茶歇、翻译等）。行政人员与发起人沟通确认需求细节，保证信息无歧义。会议资源协调根据会议时间及需求，预订会议室（优先使用内部会议室，外部场地需提前3个工作日确认），检查会议室设备（投影仪、麦克风、空调、网络等）是否正常。如需茶歇或餐饮，根据参会人数及标准提前联系供应商（内部食堂/合作服务商），确认菜单、时间及送达方式。会议材料准备与通知会议发起人提前1个工作日提交会议材料（PPT、议程、背景资料等），行政人员核对格式及内容，保证无误后统一打印（如需纸质版，按参会人数+2份备用准备）。会议召开前1个工作日，通过OA系统/邮件发送会议通知，包含会议时间、地点、议程、参会人员、材料领取方式及联系人信息；重要会议需电话提醒关键参会人。（二）会中服务阶段场地与设备检查会议开始前30分钟，行政人员到达会场，开启设备、调试音量、摆放席卡、饮用水（每人1瓶）及会议材料，检查环境整洁度（温度、灯光、卫生等）。签到与引导参会人员入场时，行政人员引导签到（电子签到/纸质签到表），发放会议材料；外部人员需登记姓名、单位、联系方式及证件号码号（由行政人员负责信息保密）。会议开始后，行政人员全程在场外值守，及时处理设备故障、需求补充等突发情况，避免进入会议室干扰会议进程。会议记录与支持如需会议纪要，安排专人记录（可由行政人员或指定人员负责），重点记录决议事项、行动项、责任人及完成时限；重要会议需全程录音（需提前告知参会人）。（三）会后跟进阶段场地清理与物资回收会议结束后，行政人员检查会议室，关闭设备、回收剩余物资（如材料、茶歇设备等），整理桌椅，保证场地恢复原状。会议纪要与材料归档会议结束后1个工作日内，整理会议纪要，经会议发起人确认无误后，通过OA系统发送至参会人员及相关部门；纸质材料按“年度+会议类型”分类归档，保存期限不少于2年。行动项跟踪行政人员根据会议纪要中的行动项，建立《行动项跟踪表》，每周更新进展，对逾期未完成的及时提醒责任人，保证会议决议落地。三、常用工具表单模板表1-1会议需求申请表申请部门申请人申请日期会议名称会议时间会议地点参会人员（含外部单位）会议议题会议目的所需设备□投影仪□麦克风□白板□其他：________特殊需求附件（会议材料）□已提交□待提交审批人签字表1-2会议签到表会议名称：__________时间：__________地点：__________

序号|姓名|部门/单位|职务|联系方式|签到时间|备注||——|——|————|——|————|———-|——|

|1|||||||

|2|||||||

|…|…|…|…|…|…|…|表1-3行动项跟踪表会议名称会议日期行动项描述责任人计划完成时间实际完成时间状态（进行中/已完成/延期）备注四、执行要点与风险提示提前确认：会议时间、地点变更需提前通知所有参会人，避免空场或迟到；外部会议需提前确认场地使用权限及费用结算方式。设备备用：重要会议需准备备用设备（如备用投影仪、麦克风电池），防止突发故障影响会议进程。信息保密：会议纪要及敏感材料不得随意泄露，外部人员参会资料需经审批后发放，涉密内容按公司保密规定处理。记录准确：会议纪要需客观反映会议内容，决议事项需明确“做什么、谁负责、何时完成”，避免模糊表述。第二章办公用品管理规范一、常见事务应用场景办公文具（纸张、笔、文件夹等）、设备耗材（打印机墨盒、硒鼓等）、劳保用品（口罩、消毒用品等）的申领、采购、发放及库存管理，适用于全体员工及行政采购人员。二、标准化操作流程（一）需求申领阶段提交申领申请员工根据工作需要，通过OA系统填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格、数量、申领原因及部门；部门负责人审批通过后提交至行政部。部门批量申领（如新员工入职、部门活动），需提前3个工作日提交汇总申领单，便于行政部统筹采购。需求审核与核对行政人员核对申领单信息，确认是否符合公司《办公用品管理办法》（如单次申领数量上限、贵重物品审批流程等）；对超常规需求（如批量采购特殊规格物品），需与申领部门沟通确认必要性。（二）采购与入库阶段供应商选择与下单常规办公用品从合格供应商名录中选择（如长期合作的文具店、电商平台），对比价格及交货期后下单；紧急需求可联系备用供应商，保证2个工作日内到货。采购订单需注明物品名称、规格、数量、单价、交付地址及联系人，供应商确认后留存订单备查。验收与入库登记物品送达后，行政人员与采购员共同验收，核对数量、规格及质量，保证无误后签字确认；不合格物品（如损坏、型号不符）需在24小时内联系供应商退换货。验收合格后，更新《办公用品库存台账》，登记物品名称、入库日期、数量、规格、存放位置及保管人。（三）发放与领用阶段物品发放员工凭审批通过的《办公用品申领单》至行政部领取，行政人员核对信息后发放并签字确认；异地办公人员可申请邮寄，邮费由申领部门承担。贵重物品（如U盘、移动硬盘）需经部门负责人及行政总监双重审批，领取时登记设备编号（如适用）及使用人信息。定期盘点行政部每月末进行库存盘点，核对台账与实际库存，编制《库存盘点表》；对积压物品（超过3个月未领用）梳理清单，反馈至各部门优先使用，避免浪费。三、常用工具表单模板表2-1办公用品申领单申领部门申领人申领日期物品名称规格单位申领原因□日常办公□新员工入职□部门活动□其他：________审批人签字发放人签字领取人签字表2-2办公用品库存台账物品名称规格单位库存数量单价存放位置保管人最近入库日期最近出库日期表2-3库存盘点表盘点日期盘点人物品名称账面数量实际数量差异（+/-）差异原因处理意见四、执行要点与风险提示按需申领：倡导节约使用，严禁虚报冒领或私人申领办公用品；部门负责人需对本部门申领行为进行监督。质量把控：采购时优先选择环保、耐用的物品，避免因质量问题频繁更换造成浪费；验收时仔细检查物品完整性，尤其是易碎品（如硒鼓）。库存合理：保持常用物品（如A4纸、中性笔）的最低库存（不少于1个月用量），避免断影响工作；对易损耗品（如墨盒）建立预警机制，库存不足时及时补充。责任到人：贵重物品需明保证管人，离职时需办理归还手续，遗失或损坏按公司规定赔偿。第三章文件流转管理规范一、常见事务应用场景公司内部文件（通知、报告、制度等）、外部文件（函件、合同等）的起草、审核、签发、归档及借阅管理，适用于各部门员工及行政文秘人员。二、标准化操作流程（一）文件起草与审核文件起草起草人根据文件类型（如通知、报告）使用公司统一模板，内容需简洁明了、逻辑清晰，涉及数据需准确无误，引用政策需注明文号及生效日期。文件标题格式为“发文单位+文件内容+文种”（如“行政部关于2024年节假日安排的通知”），需包含发文目的、具体事项、执行要求等要素。部门内部审核起草人将文件提交至部门负责人审核，重点审核内容真实性、部门职责匹配度及可行性；审核通过后，根据文件内容确定会签部门（如涉及财务需财务部会签，涉及业务需业务部会签）。跨部门会签与签发会签部门在2个工作日内反馈意见，起草人根据意见修改后，提交至分管领导/总经理签发；签发文件需在《文件签发单》上签署姓名及日期，明确生效日期。（二）文件分发与归档文件编号与分发行政文秘对签发文件进行编号（格式为“年份-单位简称-序号”，如“2024-行-001”），编制《文件分发登记表》，记录文件名称、编号、份数、分发部门及领取人签字。涉密文件需标注“秘密”等级，按份数分发，严禁复印；电子文件通过加密OA系统传输，接收人需确认签收。文件归档文件办理完毕后，起草人将纸质文件（正本+电子版）提交至行政部归档，行政人员按“年度+部门+文件类型”分类存放，编制《文件归档目录》，注明存放位置及检索关键词。归档文件保存期限：一般文件不少于3年，重要文件（如制度、合同）不少于5年，涉密文件按公司保密规定执行。（三）文件借阅与销毁文件借阅员工因工作需要借阅文件，需填写《文件借阅申请表》，说明借阅原因、文件名称及归还时间；部门负责人审批后，行政人员核对信息后提供借阅，借阅期限不超过3个工作日。涉密文件借阅需经分管领导审批，借阅时需在行政部现场查阅，不得带离办公区域；电子文件借阅需设置访问权限，严禁或转发。文件销毁超过保存期限的文件，由行政部编制《文件销毁清单》，经行政总监及分管领导审批后，集中销毁（如碎纸机处理），销毁时需有2人以上在场并签字确认，严禁随意丢弃。三、常用工具表单模板表3-1文件签发单文件名称文件编号起草部门起草人会签部门□财务部□业务部□人力资源部□其他：________审核意见（部门负责人签字）日期分管领导意见（签字）日期总经理意见（签字）日期生效日期分发份数表3-2文件分发登记表文件名称文件编号分发部门份数领取人领取日期签字表3-3文件借阅申请表借阅人所在部门借阅日期归还日期文件名称文件编号借阅原因□查阅□复印□其他：________部门负责人审批（签字）日期行政部审批（签字）日期四、执行要点与风险提示格式规范：文件需使用公司统一模板，字体、字号、行距等格式符合《公文写作规范》，避免格式混乱影响阅读。流程严谨：未经审核签发的文件不得分发，会签部门需在规定时间内反馈意见，保证文件内容全面、无遗漏。安全保密：涉密文件需严格管理，借阅、复印、销毁等环节需全程登记，防止信息泄露；电子文件需定期备份，避免因系统故障丢失。及时归档：文件办理完毕后3个工作日内完成归档，保证档案完整性；定期对归档文件进行清理，对破损文件进行修复或复制。第四章访客接待规范一、常见事务应用场景外部单位来访（客户、合作伙伴、部门等）的预约、接待、引导及后续跟进工作，适用于行政人员、接待部门及相关部门员工。二、标准化操作流程（一）访客预约与信息登记预约受理访客提前1-2个工作日通过电话/邮件联系行政部，提供单位名称、来访人姓名、职务、联系方式、来访人数、来访目的、预计到访及离开时间、陪同部门等信息。行政人员与接待部门确认接待安排（如会议室、接待人员、行程安排），回复访客预约结果，发送《访客须知》（含地址、交通、防疫要求等）。访客信息登记访客到访当日，在前台填写《访客登记表》，注明姓名、单位、证件号码号、来访事由、接待部门、接待人、车牌号（如驾车）；行政人员核对预约信息，发放《访客证》（需佩戴于胸前）。（二）接待服务与引导迎接与引导接待人需提前5分钟到达前台迎接访客，主动出示工作证，自我介绍后引导至会议室；途中简要介绍公司环境（如办公区、文化墙等），注意行走速度与访客同步。接待服务会议室提前准备好饮用水、纸巾、公司宣传资料（如需）；重要访客需按领导指示准备茶歇（如水果、咖啡），服务时注意礼仪（如双手递物、轻声询问需求）。接谈过程中，行政人员需关注访客需求，如需加座、设备调试等及时处理；未经允许，不得进入会议室打扰。送别与交接访客离开时，接待人需送至公司门口，礼貌道别；行政人员收回《访客证》，核对《访客登记表》信息无误后，整理访客资料（如名片、反馈意见）并归档。（三）特殊情况处理临时到访未预约访客需联系接待部门确认是否接待；如需接待，按正常流程登记并安排会议室；如无需接待，委婉说明原因并引导离开。访客变更访客如需变更到访时间、人数或行程，需提前1个工作日通知行政部，行政人员及时调整接待安排并通知相关部门。突发情况如遇访客身体不适，立即联系行政部及公司医务室（如有），必要时协助拨打急救电话；如遇访客投诉，接待人需耐心倾听，及时上报部门负责人处理，避免冲突升级。三、常用工具表单模板表4-1访客预约登记表预约日期预约时间访客单位来访人姓名职务联系方式到访时间离开时间来访人数来访目的陪同部门接待人特殊需求□会议室□茶歇□停车□其他：________行政部确认表4-2访客登记表到访日期到访时间离开时间姓名单位证件号码号来访事由接待部门接待人车牌号发放《访客证》号登记人备注四、执行要点与风险提示提前确认：接待前需与访客及接待部门再次确认行程细节，避免信息误差；重要接待需提前检查会议室环境及设备。形象规范：接待人员需着装整洁、佩戴工牌，言行得体，使用“您好”“请”“谢谢”等礼貌用语，展现公司良好形象。信息保密：访客信息仅用于接待及安全登记，不得泄露给无关人员；涉密会谈需提前提醒访客关闭手机等电子设备。安全第一：访客停车需引导至指定区域，避免堵塞通道；对陌生访客保持警惕，发觉可疑情况及时上报行政部或安保部门。第五章差旅安排指南一、常见事务应用场景员工因公出差（如商务洽谈、客户拜访、参加会议等）的申请、审批、交通住宿安排、费用报销及行程管理，适用于出差员工、部门负责人及行政后勤人员。二、标准化操作流程（一）出差申请与审批提交申请员工提前3个工作日（紧急出差可提前1个工作日）通过OA系统填写《出差申请单》，注明出差人姓名、部门、出差事由、出差地点、出差起止时间、交通方式（如飞机/高铁/汽车）、住宿标准及预算。部门负责人审核出差必要性及行程合理性；跨地区出差需分管领导审批，境外出差需总经理审批。审批通过与备案审批通过后，员工将《出差申请单》复印件提交至行政部备案；如需预订机票/酒店，行政人员根据审批意见及公司《差旅费管理办法》协助安排。（二）交通与住宿安排交通预订优先选择公共交通工具（高铁/飞机），紧急或需携带大量物品时可申请自驾车；行政人员通过合作平台预订往返车票/机票，保证行程衔接顺畅，预留充足中转时间。预订后及时将车票/机票信息（含时间、座位、取票码）反馈给出差人，提醒提前到达车站/机场。住宿预订按公司规定的住宿标准（如一线城市不超过500元/晚，二线城市不超过350元/晚）预订酒店，优先选择交通便利、安全合规的合作酒店；行政人员需确认酒店入住/退房时间及是否提供发票。如出差人需调整住宿地点（如行程变更），需提前1天通知行政部，避免产生额外费用或无法入住。（三）差旅期间管理与费用报销行程变更处理出差