HR员工离职流程标准操作手册

HR员工离职流程标准操作手册一、手册目的与适用范围本手册旨在规范企业员工离职全流程管理，确保离职手续合法合规、高效有序，降低用工风险，维护企业与员工双方权益。适用于企业人力资源部门（以下简称“HR”）处理全体正式员工（含试用期）的离职事务，实习生、劳务派遣人员离职流程可参照本手册核心原则执行，具体细则结合实际用工形式调整。二、离职前准备阶段（一）离职申请发起1.申请时效要求：员工因个人原因主动离职的，需根据《劳动合同》约定或企业《员工手册》规定，提前[X]日（试用期员工提前[X]日，正式员工提前[X]日，高管/核心岗位可延长至[X]日）以书面形式（含纸质申请、OA系统提报、邮件等可追溯方式）向直属上级提交离职申请。若因企业方原因（如裁员、岗位撤销等）解除劳动关系，HR需提前[X]日（或支付代通知金）以书面形式告知员工。2.申请内容规范：离职申请需明确离职日期、离职原因（可简要说明，如职业规划调整、家庭因素等），并承诺配合完成工作交接。若涉及竞业限制、保密协议等特殊条款，需单独备注相关责任与义务。（二）离职类型界定HR需根据离职发起方与原因，将离职类型划分为主动离职（员工个人提出）、被动离职（企业因员工违纪、绩效不达标、组织架构调整等原因提出）、协商解除（双方协商一致终止劳动关系）三类，不同类型对应不同的流程重点：主动离职：重点核查员工是否履行提前告知义务，是否存在未结清的公司资产/债务。被动离职：需严格依据《劳动合同法》及企业制度，确保解除理由合法、证据充分（如违纪事实的书面记录、绩效改进通知等），并提前准备赔偿金/补偿金测算。协商解除：需签订《协商解除劳动合同协议书》，明确双方权利义务（如经济补偿金额、离职日期、保密/竞业限制延续等），避免后续纠纷。（三）工作交接计划制定直属上级收到离职申请后，需在[X]个工作日内与HR协同制定《工作交接计划》，明确：1.交接内容清单：包含未完成的项目进度、核心工作流程文档、客户/供应商对接人信息、内部系统账号权限（如邮箱、OA、业务系统等）、办公资产（电脑、钥匙、门禁卡等）、财务借款/报销事项等。2.交接责任人与期限：指定交接人（可为直属下级、同岗位同事或跨部门协作人），要求离职员工在离职前完成全部交接，复杂岗位可分阶段交接（如先交接基础事务，再交接核心业务）。3.交接验收标准：交接完成后，交接人、直属上级需签字确认，确保“人走事清”，无业务断层风险。三、离职审批阶段（一）层级审批流程1.直属上级初审：直属上级需在[X]个工作日内完成初审，重点评估：离职原因的合理性，是否存在挽留必要（如核心人才可协调调岗、加薪等）；工作交接计划的可行性，是否覆盖全部核心工作内容；员工在职期间的绩效、纪律表现，是否存在未处理的违规行为或未结清的公司事务。初审通过后，签署意见并提交HR部门。2.HR部门审核：HR需在[X]个工作日内完成合规性审核，包括：劳动合同履行情况：是否存在服务期协议、竞业限制协议等特殊条款，需确认员工是否需承担违约责任或履行后续义务；薪资福利结算：核查员工未结工资、奖金、加班费、未休年假补偿等金额，确保计算准确；资产与文档核查：确认员工是否已归还全部公司资产（如设备、钥匙、保密文件等），是否注销全部内部系统账号。审核通过后，提交企业高层（如总经理、CEO）或董事会（如需）终审。3.高层终审（如需）：对于核心岗位、高管或涉及重大业务影响的离职，需由企业高层在[X]个工作日内终审，重点评估离职对企业战略、业务连续性的影响，决定是否批准离职或启动特殊挽留机制。四、离职交接执行阶段（一）工作交接离职员工需与指定交接人完成面对面交接，内容包括：当面演示核心工作流程（如系统操作、客户沟通技巧等），确保交接人可独立开展工作；移交全部工作文档（含电子文档与纸质文档），需按类别整理（如项目文档、客户资料、内部制度等），并在共享盘或指定位置备份；提供《工作交接说明》，详细说明未完成工作的进度、待办事项、风险点及应对建议，确保交接人“接手即上手”。（二）资产交接HR需指定专人（如行政专员）与离职员工完成资产交接，流程如下：1.离职员工填写《资产交接清单》，列明需归还的资产（如笔记本电脑、显示器、办公桌椅、门禁卡、工牌等）；2.交接人逐一核对资产数量、状态，确认无误后双方签字，HR留存清单备查；3.若资产损坏或遗失，需按企业《资产管理制度》要求赔偿（如协商折价赔偿、从工资中扣除等，需确保操作合法合规）。（三）文档与数据交接1.电子文档：离职员工需将个人设备（如公司配发的电脑、手机）中的公司数据（含邮件、文档、聊天记录等）迁移至公司指定存储位置，并删除个人设备中的敏感数据（如客户信息、财务数据、核心技术文档等），由IT部门协助注销内部系统账号（如邮箱、OA、VPN等）。2.纸质文档：离职员工需将全部纸质文件（如合同、报告、客户资料等）归还至档案管理部门，档案管理员需清点数量并登记，确保无涉密文件外泄。（四）客户与供应商交接对于涉及客户/供应商对接的岗位，直属上级需牵头组织离职员工、交接人、客户/供应商代表召开交接会议（或通过邮件、电话沟通），内容包括：介绍交接人身份与职责，确保业务对接顺畅；确认未完成的合作事项（如合同执行、款项结算等）的后续处理方案；向客户/供应商说明离职员工的权限已终止，后续沟通需通过指定交接人进行。五、离职手续办理阶段（一）薪资与福利结算1.薪资结算：HR需在离职当日（或企业规定的薪资发放日）完成薪资结算，包含：基本工资：按实际出勤天数计算；绩效奖金：根据员工离职时的绩效评估结果（如季度/月度绩效）核算；未休年假补偿：按《职工带薪年休假条例》规定，核算未休年假天数对应的工资（日工资=月工资÷21.75）；经济补偿/赔偿金：若属企业方解除（如裁员、协商解除），需按《劳动合同法》第47条、第87条规定支付经济补偿或赔偿金（经济补偿按工作年限计算，每满1年支付1个月工资，6个月以上不满1年按1年算，不满6个月支付0.5个月工资；赔偿金为经济补偿的2倍）。2.福利停缴：HR需在离职次月办理社保、公积金的停缴手续，确保停缴时间与离职日期一致，避免多缴或少缴。若员工需要，可协助开具社保/公积金缴费证明。（二）离职证明开具1.内容规范：离职证明需包含员工姓名、身份证号（脱敏处理，如仅显示前6位和后4位）、入职日期、离职日期、劳动合同期限、工作岗位、离职原因（仅需写“劳动合同终止/解除”，无需详细说明，避免纠纷），并加盖企业公章。2.开具时效：HR需在员工离职当日（或离职手续办理完毕后[X]个工作日内）开具离职证明，若员工因故无法现场领取，可通过快递（到付）或电子扫描件形式提供。（三）档案与社保转移1.档案转移：若员工要求转移个人档案（如入职新单位、转回户籍地人才中心），HR需在离职后[X]个工作日内完成档案整理（含劳动合同、离职证明、绩效评估等材料），通过机要通道或EMS（仅限非涉密档案）邮寄至指定接收单位，并留存邮寄凭证。2.社保转移：HR需向员工提供《社保缴费凭证》，员工可凭此凭证在新参保地办理社保转移接续手续。若员工暂无新单位，可指导其以灵活就业人员身份缴纳社保。六、离职后管理阶段（一）离职面谈记录与分析HR需在员工离职前[X]个工作日内开展离职面谈，采用一对一形式，内容包括：了解员工离职的真实原因（如企业文化、薪资福利、职业发展等）；收集员工对企业管理、团队协作、业务流程等方面的建议；确认员工是否清楚竞业限制、保密协议的义务，提醒其遵守相关约定。面谈结束后，HR需整理《离职面谈记录表》，分析离职原因的共性问题（如某部门离职率高、某岗位职业发展通道模糊等），提交管理层优化管理策略。（二）竞业协议与保密协议监督对于签订《竞业限制协议》或《保密协议》的员工，HR需：1.在离职后[X]个工作日内，向员工发送《竞业限制义务告知函》，明确竞业限制期限（不超过2年）、竞业限制范围（如禁止入职的竞争对手名单）、竞业限制补偿金标准（按劳动合同解除前12个月平均工资的[X]%支付，需每月按时发放）；2.定期（如每季度）通过邮件、电话或实地核查（需员工配合）确认员工是否违反竞业限制义务，若发现违规，需及时启动法律程序维权。（三）离职员工关系维护1.建立离职员工社群：邀请离职员工加入企业“校友群”，定期分享企业动态、行业资讯、招聘信息（如针对离职员工的返聘机会），维护企业品牌形象；2.返聘与合作机会：对于表现优秀、与企业文化契合的离职员工，可在其离职后[X]个月（或根据企业需求）评估返聘可能性，或寻求业务合作（如客户资源共享、项目外包等），实现人才价值的二次利用。七、风险防控与合规要点（一）法律风险防控1.解除劳动关系的合法性：企业方解除劳动合同时，需确保解除理由符合《劳动合同法》第39条（过失性辞退）、第40条（无过失性辞退）、第41条（经济性裁员）的规定，且履行了法定程序（如提前通知工会、听取员工申辩等），避免因“违法解除”支付赔偿金。2.经济补偿的准确计算：经济补偿的计算基数为员工离职前12个月的平均工资（含基本工资、奖金、津贴、加班费等），若员工月工资高于当地社平工资3倍，按社平工资3倍计算，且支付年限不超过12年。（二）数据安全与保密1.数据清理与权限注销：IT部门需在员工离职后[X]小时内注销其全部内部系统账号（如邮箱、OA、CRM等），并定期（如每月）核查系统日志，确保无异常登录；2.保密协议执行：对于接触企业核心机密（如技术专利、客户名单、财务数据等）的员工，需在离职时重申保密义务，要求其签署《保密承诺书》，并保留追责的法律依据。（三）劳动纠纷预防1.流程留痕：所有离职流程（申请、审批、交接、面谈、薪资结算等）需保留书面或电子记录（如邮件、OA审批单、交接清单、面谈录音/文字记录等），确保纠纷发生时可举证；2.员工沟通：HR需全程保持与员工的友好沟通，及时解答疑问，避免因沟通不畅引发矛盾升级