文档编写与编辑统一格式规范

文档编写与编辑统一格式规范一、规范适用的典型场景本规范适用于各类企业内部及对外正式文档的编写与编辑场景，包括但不限于：项目文档：项目计划书、需求规格说明书、测试报告、验收报告等；管理文件：管理制度、流程规范、会议纪要、工作总结等；技术资料：API文档、操作手册、维护指南、技术白皮书等；对外材料：产品说明书、投标文件、合同附件、宣传手册等。无论文档类型或受众如何（内部团队、客户、合作伙伴），统一格式可保证内容呈现的专业性、可读性和一致性，减少信息传递误差。二、文档编写与编辑的标准化流程（一）准备阶段：明确目标与框架确定文档用途与受众明确文档是用于内部沟通、对外交付还是存档，受众为技术人员、管理层还是普通用户，据此调整内容深度与表达方式。示例：技术手册需侧重操作细节，管理流程文档需突出权责划分。梳理内容结构与核心要点根据文档类型搭建如项目报告通常包含“背景-目标-执行过程-成果-问题与建议”等模块；技术文档需包含“概述-环境搭建-操作步骤-常见问题”等章节。使用思维导图或大纲工具梳理逻辑，保证层级清晰、无遗漏。收集与整理素材汇编相关数据、图表、引用资料，核对信息准确性（如数据来源、版本号），标注需补充的内容。（二）格式设置：统一视觉规范基础格式配置页面布局：页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页眉页脚默认1.27cm，页码位于页面右下角（从页开始编号）。字体与字号：一级标题黑体三号（加粗），二级标题黑体四号（加粗），三级标题宋体小四（加粗）；宋体小四，英文和数字使用TimesNewRoman字体；注释：宋体五号，行距固定值18磅。行距与段落：全文行距固定值18磅，段前段后间距0.5行，首行缩进2字符。样式与模板应用在Word中使用“样式”功能定义标题、图表标题等格式，避免手动调整；企业文档可直接调用标准化模板（如“项目报告模板”），保证格式一致。（三）内容编写：聚焦清晰与准确文字表达规范使用简洁、客观的语言，避免口语化、歧义表述（如“大概”“可能”改为“预计”“预估”）；术语统一：全文关键术语（如“用户权限”“数据接口”）保持一致，首次出现时可标注英文全称（如“用户权限（UserPermission）”）。章节与标题层级章节编号采用“1-1-1”格式（如“1项目背景”→“1.1需求来源”→“1.1.1市场调研”），最多支持三级标题；标题简洁明确，避免使用“第一章”“第一节”等非编号标题（目录页除外）。图表与公式处理图表需有编号（如图1、表2）和标题，标题位于图表上方，居中，宋体五号加粗；图表内文字、坐标轴标签、图例使用宋体小五，保证清晰可读；公式需使用公式编辑器编写，编号右对齐，如“（1-1）”。（四）校对与审核：保障内容质量自我校对检查文字错漏（错别字、标点符号误用）、格式统一性（标题层级、字体行距）、数据准确性（图表与数据一致）；重点核对引用内容（如政策条文、参考文献）的来源与版本。交叉审核交由项目负责人或相关领域同事审核，确认内容逻辑、专业表述的准确性；根据审核意见修改后，再次通读确认修改无遗漏。最终定稿删除冗余内容（如批注、修订痕迹），PDF版本保证格式固化（如需可保留Wordeditable版本）；文件命名规范：“文档类型-项目名称-版本号-日期”（如“项目计划书-系统-V1.0-20231001”）。三、通用文档格式模板规范表模块规范要素具体要求文档封面文档标题黑体二号加粗，居中，副标题（如有）楷体四号，位于主标题下方编制/审核人宋体小四，右对齐，格式为“编制：**；审核：**”版本与日期宋体小四，左对齐，格式为“版本：V1.0；日期：YYYY年MM月DD日”目录自动使用Word“引用-目录”功能，三级标题，宋体小四，行距1.5倍标题层级一级黑体三号加粗，段前段后1行；二级黑体四号加粗，段前段后0.5行；三级宋体小四加粗，段前段后0.5行内容宋体小四，行距固定值18磅，首行缩进2字符图表编号与标题图编号：“图1-1X”，表编号：“表2-1X”，标题宋体五号加粗，居中图表内文字宋体小五，坐标轴、图例清晰页眉页脚页眉宋体五号，居中，内容为“公司-文档类型-文档名称”（如“公司-项目报告-系统”）页脚宋体五号，右对齐，页码格式为“-X-”（从页开始）参考文献格式按GB/T7714标准，如“[1]***.文档名称[M].出版地：出版社，2023.”附件标题与说明“附件1：X”，宋体小四加粗，附件内容需在末页注明“详见附件X”四、执行过程中的关键提醒避免格式混乱切忌手动调整字体、行距，优先使用“样式”功能；跨文档复制内容时，需清除原有格式（使用“开始-清除格式”）后再应用规范格式。保持术语与数据统一同一文档中，专业术语、项目名称、数据单位需前后一致；多人协作时，可通过共享术语表减少差异。注意版权与保密引用外部资料需注明来源，避免侵权；涉密文档需按企业保密制度标注密级（如“内部资料”“秘密”），并控制分发范围。定期更新规范业务发展，若文档类型或需求变化，需及时修订本规范，保证模板与流程适配最新场景。工具辅助提升效率推荐使用文档协作工具（如飞书文档