企业行政工作管理标准化手册

企业日常行政事务管理标准化手册第一章会议组织与管理标准化一、适用情境适用于公司内部各类会议的组织、召开及后续跟进，包括但不限于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、月度/季度工作总结会、专题研讨会等常规会议，以及临时性工作会议。二、标准化操作流程（一）会前准备阶段明确会议需求会议发起人（一般为部门负责人或项目经办人）需提前确认会议目的、需讨论的核心议题、预期达成的成果，并填写《会议需求登记表》（详见配套表单）。涉及跨部门会议时，需提前与相关部门负责人沟通，协调参会人员时间及议题方向。确定会议基本信息根据会议需求，确定会议时间（避开公司重要业务节点及员工休息时间）、地点（会议室容量需匹配参会人数，优先使用公司自有会议室）、参会人员（明确主持人、记录人及各部门对接人）。会议时间原则上不超过2小时，如需延长需提前向行政部说明并申请。发布会议通知会议发起人至少提前2个工作日通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件发布会议通知，内容需包含：会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程（含各环节时长）、需提前准备的资料（如PPT、数据报表）。通知需明确标注“需回复确认”，行政部需在通知发布后1个工作日内汇总参会人员反馈，未回复者由会议发起人单独联系确认。会前物料与设备准备行政部根据会议通知提前1天布置会议室：调试投影仪、麦克风、音响、视频会议设备（如需），保证电量充足、连接正常；摆放会议桌牌、饮用水、纸笔、会议资料（如有）。涉及外部参会的，需提前测试视频会议软件，并发送参会及操作指南至相关人员。（二）会中执行阶段签到与入场参会人员需提前5分钟到达会场，在《会议签到表》（详见配套表单）上签字确认，或通过线上签到工具完成签到。主持人宣布会议开始后，迟到者需向主持人简要说明原因，特殊情况（如紧急事务）需提前向会议发起人请假。会议进程控制主持人需严格按照会议议程推进，控制各环节发言时长，避免偏离议题；记录人需同步记录会议要点，包括讨论内容、分歧点、决议事项及负责人、完成时限。如遇临时新增议题，需经主持人同意后纳入后续议程，或建议另开专题会议讨论。特殊情况处理参会人员如需中途离场，需向主持人举手示意，经同意后方可离开，并记录离场及返回时间。设备故障时，行政部需立即启用备用设备或协调更换会议室，主持人可短暂休会或调整议程顺序。（三）会后跟进阶段会议纪要整理记录人需在会议结束后1个工作日内整理完成《会议纪要》（详见配套表单），内容需包含：会议主题、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因、讨论要点、决议事项（明确责任部门/人、完成时限）、待办事项跟进要求。会议纪要需经会议发起人审核确认无误后，于半日内发送至所有参会人员及相关领导，并通过内部系统备案。任务跟踪与反馈各责任部门需根据会议纪要中明确的时限推进工作，并在每周部门例会中汇报进展；行政部需每周汇总待办事项完成情况，形成《会议任务跟踪表》（详见配套表单）提交至管理层。未按时完成的任务，责任部门需提前向会议发起人说明原因，并提交延期申请及新的完成计划。资料归档行政部需在会议结束后3个工作日内，将会议通知、签到表、会议纪要、相关资料（PPT、报表等）整理归档，电子版存入公司共享服务器“会议档案”文件夹（按“年份-月份-会议主题”分类），纸质版按月装订存档。三、配套表单模板表1-1会议需求登记表会议主题部门发起人联系方式会议目的□决策□部署□研讨□汇报□其他：_________拟讨论议题1._________2._________3._________预计时长_________小时_________分钟参会人员部门1：_________部门2：_________（共_________人）需准备物料□投影仪□白板□纸质资料□其他：_________提交日期_________年_月_日表1-2会议签到表会议主题时间地点序号姓名部门————–———-1*某行政部2*某市场部………表1-3会议纪要模板会议纪要会议主题：_________时间：____年_月_日_:_-____:____地点：_________会议室主持人：_________记录人：_________参会人员：_________、_________、_________（共____人）缺席人员：_________（部门：_________，原因：_________）一、会议议题及讨论要点议题一：_________讨论要点：_________分歧点：_________议题二：_________讨论要点：_________二、决议事项__________（明确内容）：由_________部门负责，完成时限：____年_月_日。__________（明确内容）：由_________部门负责，完成时限：____年_月_日。三、待办事项序号任务描述责任部门/人完成时限备注12分发范围：参会人员、_________、_________备案部门：行政部日期：____年_月_日四、关键执行要点会议通知需保证信息准确无误，避免因时间、地点错误导致会议延误；参会人员需提前熟悉会议议程，准备好相关资料，提高会议效率；会议纪要需突出“决议事项”和“待办事项”，避免记录冗余信息；行政部需定期（如每季度）统计分析会议时长、待办事项完成率，优化会议管理流程。第二章办公用品申领与发放标准化一、适用情境适用于公司各部门及员工日常办公所需的耗材、设备、劳保用品等物资的申领、发放与管理，包括但不限于：文具类（笔、本、文件夹）、办公用纸（A4纸、复印纸）、电子耗材（墨盒、U盘）、劳保用品（口罩、消毒湿巾）、小件办公设备（计算器、订书机）等。二、标准化操作流程（一）申领发起与审批填写申领单申领人根据实际需求，登录公司OA系统或在行政部领取《办公用品申领单》（详见配套表单），填写物品名称、规格型号、申领数量、申领理由、使用部门等信息。申领数量需遵循“按需申领、避免浪费”原则，常规消耗品（如笔、本）单次申领不超过1个月用量，非消耗品（如计算器）需注明“新增领用”或“替换领用”（替换时需交回旧物品）。部门审批申领人将《办公用品申领单》提交至部门负责人审批，部门负责人需核实申领物品的必要性及合理性，签字确认后提交至行政部。部门负责人每月可在部门预算额度内统一批量申领常规消耗品，无需逐单审批。行政部审核行政部收到申领单后，1个工作日内完成审核：核对申领物品是否在《办公用品目录》内、数量是否符合标准、预算是否充足。审核通过后，行政部安排发放；审核未通过的（如超量、无预算），需反馈至申领人说明原因，并协助调整。（二）发放与登记物品发放申领人凭审批通过的《办公用品申领单》至行政部领取物品，需当场核对物品名称、数量、规格是否与申领单一致，确认无误后签字领取。外勤人员或异地办公人员可申请线上申领，行政部通过内部快递寄送，并在系统中更新领取状态。台账登记行政部发放物品后，需同步更新《办公用品库存台账》（详见配套表单），记录物品名称、规格、领用部门、领用人、领用数量、领用日期、库存结余。每日下班前，行政部需核对当日发放记录与台账数据，保证账实一致。（三）库存管理与盘点库存补充行政部每周对库存物资进行盘点，当常规消耗品库存低于安全库存量（如A4纸剩余5箱）时，及时启动采购流程，补充库存。采购需选择定点供应商，保证物品质量合格、价格合理，采购前需填写《办公用品采购申请单》报行政部负责人审批。定期盘点行政部每月末组织一次全面盘点，核对台账库存与实际库存，编制《办公用品盘点表》（详见配套表单），对盘盈、盘亏情况分析原因并处理（如盘亏需查明责任人，按公司规定赔偿）。每季度末，行政部需汇总办公用品使用数据，分析各部门消耗情况，优化采购及发放策略。三、配套表单模板表2-1办公用品申领单申领部门申领人联系方式申领日期序号物品名称规格型号申领数量—————-———-———-1A4纸70g10箱2中性笔0.5mm黑色20支…………部门负责人审批：_________行政部审核：_________发放人：_________表2-2办公用品库存台账日期物品名称规格型号期初库存入库数量出库数量结存数量经手人07-01A4纸70g8箱5箱3箱10箱*某07-02中性笔0.5mm黑色50支020支30支*某……表2-3办公用品盘点表盘点日期盘点人盘点范围□全库□分类：_________物品名称规格型号账面数量———-———-———-A4纸70g10箱中性笔0.5mm黑色30支………盘点结果：□账实一致□需整改：_________行政部负责人：_________日期：_________四、关键执行要点申领物品需符合办公实际需求，严禁虚报、冒领或挪作他用；行政部需建立《办公用品目录》，明确物品名称、规格、参考单价、安全库存量及申领标准；非消耗品（如办公设备）需建立“一人一档”领用记录，员工离职时需办理归还手续；定期开展办公用品使用效率评估，推广节约用纸、减少浪费等环保措施。第三章固定资产管理标准化一、适用情境适用于公司各类固定资产的采购、验收、领用、调拨、维护、盘点及报废管理，包括但不限于：办公设备（电脑、打印机、复印机）、家具（办公桌、文件柜）、电子设备（投影仪、扫描仪）、交通工具（公司车辆）等，单位价值在2000元以上（含）或使用期限超过1年的资产。二、标准化操作流程（一）资产采购与验收采购申请部门因工作需要新增或替换固定资产时，需填写《固定资产采购申请表》（详见配套表单），说明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算来源，经部门负责人审批后提交至行政部。单项资产价值超过5000元的，需附《固定资产采购可行性分析报告》（说明采购必要性、性价比对比等），报公司管理层审批。采购执行行政部根据审批通过的采购申请，通过招标、询价或定点供应商采购方式执行采购，保证质优价廉。采购前需签订采购合同，明确资产规格、质量标准、保修期限、交付时间及违约责任。资产验收资产到货后，行政部联合使用部门、财务部共同验收：核对资产名称、规格、数量、配件是否与合同一致，检查外观是否有损坏，测试设备功能是否正常。验收合格后，填写《固定资产验收单》（详见配套表单），三方签字确认；验收不合格的，需联系供应商退换货并记录原因。（二）资产领用与登记资产领用使用部门凭《固定资产验收单》至行政部领用资产，领用人需在《固定资产领用登记表》（详见配套表单）上签字确认，明保证管责任。行政部为每项资产粘贴“资产标签”（包含资产编号、名称、领用部门、领用日期、责任人），标签位置需固定、醒目。信息录入行政部在资产验收后3个工作日内，将资产信息录入《固定资产台账》（详见配套表单），内容包括：资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值、使用部门、保管人、存放地点、保修期限、维保记录等。财务部根据《固定资产验收单》及发票进行资产入账处理，保证账实、账账一致。（三）资产调拨与维护内部调拨因部门调整或人员变动需调拨资产时，由调入部门填写《固定资产调拨申请表》（详见配套表单），说明调拨原因、资产信息、调入/调出部门，经双方部门负责人审批后提交至行政部。行政部办理调拨手续，更新《固定资产台账》中的使用部门、保管人信息，并通知财务部调整资产账目。日常维护使用部门负责资产的日常清洁、保养，发觉故障需及时向行政部报修；行政部接到报修后，联系维保供应商或内部技术人员处理，并记录维修情况。资产保修期内，非人为损坏的维修费用由供应商承担；保修期外或人为损坏的，维修费用由使用部门或责任人承担（按公司规定执行）。（四）资产盘点与报废定期盘点行政部每半年组织一次全面资产盘点，使用部门配合核对资产实物与台账信息，编制《固定资产盘点表》（详见配套表单），对盘盈、盘亏、毁损资产说明原因并提出处理建议。盘点结果需经使用部门负责人、行政部负责人、财务部负责人签字确认，报公司管理层审批后执行。资产报废达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰的资产，由使用部门填写《固定资产报废申请表》（详见配套表单），附资产现状说明及维保记录，经行政部鉴定、财务部评估残值后，报管理层审批。审批通过后，行政部负责回收报废资产（如涉及设备处置需选择合规渠道），更新《固定资产台账》，财务部进行资产核销处理。三、配套表单模板表3-1固定资产采购申请表申请部门申请人联系方式申请日期资产名称规格型号申领数量预估单价（元）用途说明□新增□替换（原资产编号：_________）□其他：_________预算来源□部门预算□专项预算□其他：_________部门负责人审批：_________行政部审核：_________管理层审批：_________表3-2固定资产台账资产编号资产名称规格型号购置日期原值（元）使用部门保管人存放地点保修期至维保记录GD-2024-001笔记本电脑联想小新Pro162024-01-155500市场部*某3楼301办公室2025-01-152024-07-20更换键盘GD-2024-002打印机惠普M408n2024-02-203200行政部*某2楼前台2025-02-20无…………表3-3固定资产盘点表盘点日期盘点人盘点范围□全库□部门：_________资产编号资产名称账面数量GD-2024-001笔记本电脑1GD-2024-005办公桌1………盘点结论：_________行政部负责人：_________财务部负责人：_________四、关键执行要点固定资产采购需严格执行预算管理，杜绝超预算采购；资产标签需妥善保管，不得随意撕毁或更换，保证资产可追溯；资产调拨需书面确认，避免口头交接导致责任不清；报废资产需经专业鉴定，严禁擅自处置或变卖，防止公司资产流失。第四章访客接待标准化一、适用情境适用于公司外部访客（包括客户、合作伙伴、上级单位、应聘者、媒体等）的预约、接待、引导及后续服务，保证接待流程规范、服务得体，维护公司良好形象。二、标准化操作流程（一）访客预约与信息登记预约受理访客接待实行“提前预约制”，访客可通过电话、邮件或对接人发起预约，明确来访人姓名、单位、职务、事由、到访时间、预计停留时长、同行人数等信息。对接人（一般为业务部门员工）收到预约后，需确认接待需求（如是否需要会议室、茶水、翻译等），并在《访客预约登记表》（详见配套表单）中记录，同步告知行政部。信息确认与备案对接人需在访客到访前1个工作日内与访客联系，再次确认到访信息，并将《访客预约登记表》提交至行政部备案。重要访客（如高管客户、上级领导）需提前3个工作日预约，行政部需对接人确认接待方案（如是否需准备欢迎物料、是否安排公司领导陪同等）。（二）访客接待与引导到访接待访客到访时，前台行政人员需主动起身问候：“您好，欢迎来到XX公司，请问您找哪位？”核对预约信息（姓名、单位、对接人），请访客在《访客登记表》（详见配套表单）上签字（含证件号码号、联系方式、到访/离开时间），发放《访客证》（需佩戴于左胸前）。未预约访客：如对接人确认可接待，按上述流程办理；如对接人不在或暂不方便，需礼貌说明并建议预约，或请访客稍作等候，及时联系对接人。引导与会客前台行政人员确认访客信息后，引导访客至接待区（或会议室），奉上茶水（常规为绿茶、红茶或白水，根据访客偏好调整，提前对接人确认）。对接人需提前5分钟到接待区/会议室迎接，主动自我介绍并握手示意：“您好，我是XX部门*某，很高兴为您服务。”如需使用会议室，提前10分钟打开设备（投影仪、空调），调试网络，摆放会议桌牌、饮用水、纸笔；会客期间，行政人员根据需求适时添加茶水或更换矿泉水。（三）访客送别与记录归档送别服务访客离开时，对接人需送至公司门口或电梯口，礼貌道别：“感谢您的到访，期待下次合作！”如访客携带物品，需主动协助提取或叫车。前台行政人员收回《访客证》，在《访客登记表》上记录离开时间，确认无误后请访客签字。记录归档当日下班前，前台行政人员将《访客登记表》《访客预约登记表》整理归档，电子版录入“访客管理系统”，纸质版按月装订存档。对接人需在访客到访后1个工作日内，将接待情况（如拜访成果、需跟进事项）记录在《客户接待记录表》（详见配套表单）中，提交至部门负责人备案。三、配套表单模板表4-1访客预约登记表预约日期预约时间对接部门对接人联系方式访客姓名单位名称职务到访时间离开时间同行人数事由需求说明□会议室□茶水□其他：_________访客联系方式预约人（对接人）：_________行政部备案：_________表4-2访客登记表到访日期到访时间离开时间访客姓名单位名称职务证件号码号联系方式同行人数接待部门接待人事由前台接待人：_________访客签字：_________表4-3客户接待记录表接待日期接待部门接待人访客单位访客姓名/职务接待地点事由成果待办事项责任人/时限记录人：_________部门负责人审核：_________四、关键执行要点访客预约信息需准确记录，避免因信息错误导致接待疏漏；前台行政人员需保持仪容整洁、态度热情，熟悉公司各部门位置及对接人信息；重要访客接待需提前制定方案，保证细节到位（如会议室名称牌、欢迎横幅等）；涉及公司敏感信息的会议，需提前告知访客注意保密，并提醒对接人做好资料保管。第五章文件档案管理标准化一、适用情境适用于公司在生产经营过程中形成的各类文件、资料（包括纸质、电子形式）的分类、归档、保管、借阅及销毁管理，保证文件资料完整、安全、可追溯，支持公司运营决策及合规审计。二、标准化操作流程（一）文件分类与编号文件分类行政部根据文件来源、性质及用途，制定《公司文件分类目录》（详见配套表单），将文件分为以下大类：A类：公司治理文件（章程、股东会决议、董事会决议）；B类：行政管理文件（制度、通知、会议纪要、工作计划）；C类：人力资源管理文件（招聘、合同、培训、考核）；D类：财务管理文件（预算、报表、审计报告）；E类：业务管理文件（合同、项目方案、客户资料）；F类：其他文件（外部单位来函、荣誉证书等）。文件编号每份文件需赋予唯一编号，格式为“大类代码-年份-月份-流水号”（如“B-2024-07-001”），由行政部在文件形成时统一编制。电子文件编号需与纸质文件一致，存储在公司指定服务器文件夹（按“大类代码-年份-月份”建立子文件夹）。（二）文件归档与保管归档范围与时间各类文件在办理完毕后次月10日前完成归档，其中：会议纪要、工作计划等需在会议结束或计划制定后3个工作日内提交至行政部；合同、项目文件等需在业务完成后5个工作日内归档；年度总结、审计报告等需在次年1月20日前归档。归档要求纸质文件：需使用公司统一规格的档案盒，文件齐全、字迹清晰、无涂改（如有修改需加盖修改人章），按编号顺序排列，编制《文件归档目录》（详见配套表单）一式两份（行政部、使用部门各存一份）。电子文件：需为PDF、Word、Excel等通用格式，命名规则与文件编号一致，重要文件需加密存储（密码由行政部专人管理），定期（每月）进行备份，防止数据丢失。保管措施纸质档案存放于专用档案柜，库房需保持干燥、通风、防火、防潮、防虫，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案存储服务器需设置访问权限，定期（每季度）检查备份文件完整性，保证可正常读取；涉密文件（如未公开合同、财务数据）需单独存放，由行政部经理专人保管，借阅需经公司总经理审批。（三）文件借阅与使用借阅申请员工因工作需要借阅文件时，需填写《文件借阅申请表》（详见配套表单），说明文件名称、编号、借阅用途、借阅期限，经部门负责人审批后提交至行政部。涉密文件借阅需额外填写《涉密文件借阅审批表》，报公司总经理审批。借阅与归还行政部核对审批手续无误后，办理借阅登记：纸质文件需在《文件借阅登记表》（详见配套表单）中记录借阅人、借阅时间、归还时间；电子文件需通过内部系统借阅，设置“不可”或“只读”权限。借阅期限一般不超过5个工作日，如需延长需提前2天申请；到期未归还的，行政部需催收，逾期超过3天的，暂停该员工借阅权限。使用规范借阅人需妥善保管文件，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，不得擅自复制、拍照（经审批同意的除外）；借阅的文件仅限在工作场所使用，不得带离公司（涉密文件严禁带离）；使用完毕后，需在规定时间内归还，行政部检查文件完整性无误后，注销借阅记录。（四）文件鉴定与销毁鉴定与审批行政部每两年组织一次文件鉴定，对到期文件（保管期限见《文件保管期限表》，详见配套表单）进行评估：仍有保存价值的，延长保管期限；无保存价值的，编制《文件销毁清单》（详见配套表单），经行政部负责人、法务部负责人（如需）、总经理审批后，方可销毁。销毁执行纸质文件需使用碎纸机销毁，并由两名行政部人员共同监销，销毁后在《文件销毁清单》上签字确认；电子文件需彻底删除（低级格式化），并删除服务器备份，保证无法恢复；涉密文件销毁需由法务部监督，销毁过程记录存档，保存期限不少于5年。三、配套表单模板表5-1公司文件分类目录大类代码大类名称子类代码子类名称A公司治理文件A1章程、修正案A2股东会决议、会议记录B行政管理文件B1制度、流程B2通知、通报…………表5-2文件归档目录归档部门归档人归档日期序号文件编号文件名称—————-———-1B-2024-07-0012024年第三季度工作计划2E-2024-07-002XX项目合同………表5-3文件借阅申请表借阅部门借阅人联系方式借阅日期文件编号文件名称借阅用途借阅期限部门负责人审批：_________行政部审核：_________批准人：_________表5-4文件销毁清单销毁日期销毁人监销人序号文件编号文件名称—————-———-1B-2020-12-0012020年年度总结2C-2021-06-002离职人员档案………四、关键执行要点文件分类需科学合理，编号需唯一、规范，便于检索；归档文件需及时、完整，避免因延迟归档导致资料丢失；借阅文件需严格审批，控制知悉范围，保证信息安全；销毁文件需履行完整手续，严禁私自丢弃或出售，防止信息泄露。第六章员工差旅管理标准化一、适用情境适用于公司员工因公出差（包括外出洽谈业务、参加会议、项目考察、培训学习等）的申请、审批、交通住宿安排、费用报销及差旅总结管理，规范差旅行为，控制差旅成本，保障员工出差安全。二、标准化操作流程（一）出差申请与审批填写申请表员工出差前需填写《出差申请表》（详见配套表单），说明出差事由、目的地、出差起止时间、交通工具（按公司标准选择，见《差旅费用标准》，详见配套表单）、预计费用、出差任务及目标，附相关会议通知、项目邀请函等证明材料。同城出差（单程距离超过50公里）或当日往返的，可简化申请流程，由部门负责人口头审批后报行政部备案。审批流程部门负责人：审核出差必要性、出差任务与部门工作的关联性、出差时间合理性；行政部：审核交通工具及住宿标准是否符合公司规定；财务部：审核差旅预算是否充足；管理层：出差时间超过3天或单次差旅费用超过5000元的，需报总经理审批。审批通过后，《出差申请表》交行政部留存；未通过的，需反馈原因至申请人，调整后重新申请。（二）差旅安排与执行交通与住宿预订员工凭审批通过的《出差申请表》，通过公司指定差旅平台（如携程、飞猪企业版）预订交通（机票、高铁/动车票）和住宿酒店，优先选择经济实惠的交通方式（如高铁二等座、飞机经济舱）及协议酒店（价格不高于公司标准）。特殊情况（如无直达交通、协议酒店满房）需提前向行政部申请，经同意后可预订其他合规选项，并保留相关凭证。差旅执行与记录出差期间，员工需保持通讯畅通，每日向部门负责人汇报工作进展；如需变更出差行程或延长出差时间，需提前向行政部及部门负责人申请，经批准后方可执行。员工出差期间需遵守公司纪律及当地法律法规，维护公司形象，不得从事与出差无关的活动。（三）费用报销与结算整理报销凭证员工出差返回公司后3个工作日内，整理差旅费用报销凭证，包括：交通票据（发票、行程单）、住宿发票（需注明住宿天数、单价）、餐饮及其他费用票据（如市内交通费、业务招待费，需注明用途），粘贴在《费用报销单》（详见配套表单）上，并附《出差申请表》复印件。报销审核与支付部门负责人：审核费用真实性、合理性；行政部：审核交通、住宿是否符合公司标准；财务部：审核票据合规性、金额准确性，无误后提交至财务负责人审批；审批通过后，财务部在5个工作日内通过银行转账支付报销款项。超标准费用需由员工自行承担，特殊情况（如紧急出差）需提前申请，经总经理审批后可实报实销。（四）差旅总结与反馈差旅总结报告重要项目出差或连续出差超过5天的员工，需在出差返回后3个工作日内提交《差旅总结报告》（详见配套表单），内容包括：出差任务