企业行政公文撰写指南规范性模板

企业行政公文撰写指南规范性模板一、适用范围：公文类型与常见应用场景企业行政公文是企业内部及对外传递信息、部署工作、规范管理的重要载体，适用于以下典型场景：指令传达：如发布公司规章制度、工作部署、会议决议等（如《公司关于推行考勤管理新规的通知》）；工作汇报：向上级单位或公司领导汇报阶段性工作进展、问题及计划（如《部门2024年Q2工作总结报告》）；请示审批：就具体事项向上级或相关部门请求批准、支持（如《关于申请购置办公设备的请示》）；沟通协调：与平级单位或外部机构就合作、对接等事项进行书面沟通（如《关于联合举办行业交流活动的函》）；记录存档：对重要会议内容进行规范记录（如《公司2024年第三次总经理办公会议纪要》）。二、撰写流程：从准备到定稿的标准化步骤步骤1：明确发文目的与核心诉求确定公文需解决的具体问题（如“告知新员工入职流程”“申请项目预算”），避免内容模糊；区分发文对象（上级、平级、下级或外部单位），调整语气与侧重点（如对上级需谦逊严谨，对下级需明确指令）。步骤2：确定公文文种与标题规范根据目的选择文种：告知类用“通知”“通报”；汇报类用“报告”；请示批准用“请示”；沟通协调用“函”；记录会议用“纪要”。标题格式：“发文机关+事由+文种”（如“人力资源部关于2024年招聘工作安排的通知”），要求简洁（不超过30字），避免使用“关于……的申请”“……的报告”等冗余表述。步骤3：收集整理背景资料收集与公文相关的政策文件、数据、会议记录、previouscorrespondence等，保证内容有据可依；涉及多个部门的事项，需提前沟通确认关键信息（如时间、责任人、预算等），避免矛盾。步骤4：搭建公文结构框架通用结构：标题→主送机关（顶格写，后加冒号）→→附件说明（如有）→发文机关→成文日期；逻辑：开头（说明发文依据或目的）→主体（具体事项、措施、要求）→结尾（总结或提出希望，如“特此通知”“请批示”）。步骤5：撰写内容开头：简明扼要交代背景，如“根据公司年度工作计划，为规范……，现就有关事项通知”；主体：分条列项表述（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”层级），每条内容单一，避免交叉；涉及数据、人名（某）、部门名称等需准确无误；结尾：根据文种确定，如通知常用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”，报告用“以上报告，请审阅”。步骤6：规范格式要素字体与字号：标题用二号小标宋体，用三号仿宋体，一级标题用黑体，二级标题用楷体_GB2312；行距与页边距：行距28磅，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；页码：用“-1-”格式（居中，五号宋体），位于页脚。步骤7：审核校对与定稿自查：检查内容是否完整、逻辑是否清晰、格式是否规范、有无错别字或标点错误；部门审核：涉及跨部门事项，需由相关部门负责人签字确认；领导签发：根据公文重要性，由分管领导或总经理签发后正式印发。三、模板示例：核心公文要素与规范表格（一）通知类公文模板公司关于2024年端午节放假安排的通知各部门、全体员工：根据国家法定节假日安排及公司实际情况，现将2024年端午节放假安排通知一、放假时间：6月8日（星期六）至6月10日（星期一）放假，共3天。6月11日（星期二）正常上班。二、注意事项：（一）放假前各部门需关闭电源、锁好门窗，做好安全防范工作；（二）值班人员需按时到岗，保持通讯畅通，遇突发情况及时向总经办汇报；（三）外出人员注意出行安全，提前做好行程规划。特此通知。公司行政部2024年5月25日（二）请示类公文模板关于申请举办2024年度员工技能培训的请示尊敬的总经理：为提升员工专业技能水平，适应公司业务发展需求，根据年度培训计划，拟于2024年7月举办员工技能培训，具体方案一、培训时间：7月15日-7月17日（共3天）；二、培训地点：公司多功能会议室；三、培训内容：办公软件操作、沟通技巧、行业知识更新等；四、培训讲师：拟邀请外部专业机构讲师李老师及内部技术骨干张工；五、培训费用：预算3万元（含讲师费、教材费、场地费等）。妥否，请批示。人力资源部2024年6月10日（三）会议纪要模板公司2024年第三次总经理办公会议纪要时间：2024年6月20日14:00-16:30地点：301会议室主持人：总经理参会人员：副总经理、财务总监、各部门负责人记录人：秘书科王会议议题及决议一、关于Q2销售业绩汇报销售部经理汇报：Q2销售额完成1200万元，同比增长15%，达成季度目标。决议：对销售部给予通报表扬，奖励团队2万元。二、关于新项目预算审批审议并通过《2024年新产品研发项目预算》，总预算500万元，分三期拨付。由财务部负责跟进资金落实。三、下阶段工作部署（一）各部门需在6月30日前提交Q3工作计划；（二）行政部牵头组织季度安全生产检查，7月15日前完成。散会时间：16:30报送：总经理、副总经理分送：各部门公司总经理办公室2024年6月20日（四）公文要素规范表公文类型核心要素规范要求示例通知标题、主送机关、落款标题含“发文机关+事由+文种”，分条列项，结尾用“特此通知”《公司关于规范差旅费报销的通知》请示标题、主送机关、附件一文一事，结尾用“妥否，请批示”，需注明联系人及联系方式《关于申请采购办公电脑的请示》报告标题、主送机关、附件以陈述事实为主，不夹带请示事项，数据需准确，可附相关证明材料《部门2024年上半年工作总结报告》纪要会议时间、地点、参会人、决议决议部分明确责任部门、完成时限，用语简洁，避免口语化《项目推进会会议纪要》四、关键要点：提升公文质量的注意事项内容准确性与严谨性涉及数据、时间、人名（某）、部门名称等信息需反复核对，保证与实际情况一致；引用政策文件或previouscorrespondence时，需注明文号及发文日期，避免断章取义。逻辑清晰与重点突出采用“总-分”结构，先明确核心事项，再展开具体内容；避免冗余表述，每段聚焦一个重点，用“一、”“首先”等引导词增强条理性。语言规范与格式统一使用书面语，避免口语化、网络用语（如“搞定”“OK”）；严格遵循公文格式标准（如字体、行距、页码等），同类公文格式保持一致。时效性与保密