公司行政费用管理审批标准化模板

公司行政费用管理审批标准化模板一、适用范围与场景说明二、审批流程操作步骤（一）申请发起与材料准备填写申请单：申请人需根据实际费用需求，填写《行政费用审批单》（见模板表格），明确费用类型、具体事由、明细金额、预算科目等信息。附证明材料：根据费用类型准备相应支撑材料，如采购需求说明（办公用品需列明品名、规格、数量）、活动方案（部门活动需提供简要计划）、报价单（单笔金额≥500元需至少提供两家供应商报价）等，保证材料真实、完整。部门初审：申请人将填写完整的审批单及附件提交至部门负责人，部门负责人需核对费用预算（部门年度行政费用预算额度内/外）、事由合理性，确认无误后签字，并注明“同意初审”及日期。（二）逐级审批流转行政部审核：部门初审通过后，审批单流转至行政部，行政部重点审核以下内容：费用是否符合公司行政费用管理规定；明细金额与报价单/需求说明是否一致；预算额度是否充足（超预算需额外说明原因）。审核通过后签字“同意审核”，若不通过需注明驳回理由并退回申请人。财务部复核：行政部审核通过后，审批单流转至财务部，财务部复核：费用科目使用是否准确；附件材料是否齐全（如报价单、需求说明等）；是否符合公司财务报销基础规范（如金额大小写一致、无涂改）。复核通过后签字“同意复核”，若发觉问题需与行政部及申请人沟通修正。领导审批：根据费用金额分级审批：单笔金额≤1000元：由行政总监*审批，签字“同意审批”；单笔金额1000-5000元：由分管行政副总*审批，签字“同意审批”；单笔金额＞5000元：需提交总经理*审批，签字“同意审批”。（三）费用执行与报销费用执行：审批通过后，由行政部*根据审批单内容统一执行采购或费用支付（如需），申请人配合提供执行过程中的必要信息（如收货地址、联系人等）。报销提交：费用执行完成后，申请人应在5个工作日内凭合规凭证（如采购合同、收据、验收单等）及审批单至财务部*提交报销，填写《费用报销明细表》，与审批单、凭证一并粘贴整理。报销审核与支付：财务部*对报销单据进行终审，确认无误后安排付款，报销款项原则上通过银行转账至申请人指定账户（特殊情况除外）。（四）费用归档管理单据归档：每月结束后，财务部*负责将当月审批单、报销凭证、验收单等材料按部门、费用类型分类整理，统一存档（电子档+纸质档），保存期限不少于3年。数据统计：行政部*每月汇总各部门行政费用支出情况，与预算对比分析，形成《月度行政费用报表》提交管理层，为后续预算调整提供依据。三、行政费用审批单模板表头：基本信息项目内容申请部门申请人*联系方式（内部分机号）申请日期年月日费用类型□办公采购□设备维修□部门活动□对外接待□其他______预算科目表体：费用明细序号费用事由明细内容（品名/规格/数量）单位单价（元）金额（元）备注（如供应商）123合计金额（大写）________________元整（小写）￥______________表体：审批流程审批环节审批人审批意见签字日期部门初审部门负责人*年月日行政部审核行政部*年月日财务部复核财务部*年月日领导审批（分级）（≤1000元）行政总监*年月日（1000-5000元）分管副总*年月日（＞5000元）总经理*年月日表尾：执行与归档执行情况行政部*签字：_________日期：年月日报销凭证号财务部*签字：_________日期：年月日归档说明档案编号：__________四、关键注意事项（一）合规性要求所有行政费用支出必须符合国家法律法规及公司内部管理制度，严禁用于与工作无关的活动。采购类费用需优先选择公司合作供应商，非合作供应商需提前报行政部*备案。（二）时限管理审批单应提前至少3个工作日提交，预留审批流转时间，避免影响费用执行。报销需在费用完成后5个工作日内提交，逾期未报需向行政部*说明原因，特殊情况可申请延期（不超过15个工作日）。（三）凭证规范所有费用报销需提供合法、有效的原始凭证（如收据、合同等），凭证抬头需为公司全称，内容与审批单一致。采购类费用需附验收单（由申请人及行政部*共同签字确认），保证物品或服务符合需求。（四）预算控制部门行政费用支出不得超出年度预算额度，超预算需提交《超预算说明》并经分管副总*及以上领导审批。月度预算执行率超过80%的部门，行政部*将提前预警，协助部门