企业文件归档与保存操作手册

企业文件归档与保存操作手册一、引言文件是企业运营的核心资产，规范的归档与保存工作可保证文件信息的完整性、安全性和可追溯性，为决策支持、合规审计、历史追溯等提供可靠依据。本手册旨在明确企业文件归档与保存的标准流程、管理要求及操作规范，指导各部门高效开展文件管理工作。二、适用范围与业务场景（一）适用范围本手册适用于企业各部门（含总部、分支机构、项目组）在业务活动中形成或获取的各类纸质文件、电子文件及声像文件的归档与保存管理，涵盖文件从形成至最终处置的全生命周期。（二）典型业务场景日常业务文件：如合同协议、管理制度、业务报告、客户资料、财务凭证等，需在业务完成后及时归档；项目文件：如项目立项书、可行性研究报告、招投标文件、验收报告、项目总结等，需在项目各阶段同步收集，项目结束后统一归档；会议文件：如会议通知、议程、纪要、决议材料等，需在会议结束后3个工作日内完成归档；人事文件：如员工入职材料、劳动合同、培训记录、晋升审批表等，需在人事变动完成后归档；年度文件：如年度工作计划、总结、审计报告、财务年报等，需在次年第一季度完成上一年度文件的集中归档。三、标准化操作流程（一）文件收集责任主体：各部门文件形成者为文件收集第一责任人，部门负责人为监督责任人。收集范围：反映本部门核心业务活动的原始文件（含正本、副本及电子版）；上级单位来文、下级单位上报文件、平行单位往来文件；具有保存价值的电子文件（如邮件、扫描件、数据库导出数据等），需保证格式为通用、长期可读取格式（如PDF、DOCX、XLSX等）。收集要求：文件内容需完整、清晰，无缺页、漏项，字迹（或电子文档排版）工整，签章手续齐全。（二）文件分类分类原则：按“部门-文件类型-保管期限”三级分类法进行划分，保证分类逻辑清晰、层级分明。分类标准：部门分类：按企业组织架构划分（如行政部、财务部、人力资源部、市场部等）；文件类型分类：每部门内部按业务性质细分（如行政部可分为“综合管理”“后勤保障”“法务事务”等）；保管期限分类：根据文件价值划分为“永久”“长期（10年以上）”“短期（3-10年）”三类（具体期限参照《企业文件保管期限表》）。示例：行政部2024年形成的“年度综合管理制度修订稿”可分类为“行政部-综合管理-长期（10年）”。（三）文件编号编号规则：采用“部门代码-文件类型代码-年份-流水号”格式，保证编号唯一性。部门代码：用部门名称首字母缩写（如行政部“XZB”、财务部“CWB”）；文件类型代码：用文件类型关键词首字母缩写（如制度“ZD”、合同“HT”、报告“BG”）；年份：用4位数字（如2024年）；流水号：用3位阿拉伯数字，从“001”开始按年度循环。示例：行政部2024年发布的第3项制度，编号为“XZB-ZD-2024-003”。编号标注：编号需打印或手写于文件首页右上角，电子文件需将编号嵌入文件名（如“XZB-ZD-2024-003_年度综合管理制度修订稿.docx”）。（四）系统录入（电子文件）登录系统：通过企业OA系统或档案管理系统，使用个人工号及密码登录“档案管理模块”。新建档案：“新增档案”，依次填写“文件编号”“文件名称”“分类部门”“文件类型”“保管期限”“形成日期”“页数”“关键词”等字段。附件：将电子文件作为附件，支持批量，单个文件大小不超过50MB，如超过需压缩或分卷。提交审核：检查填写信息无误后，提交至部门负责人审核（审核时限：1个工作日内）。审核归档：审核通过后，系统自动归档至对应分类目录，电子档案编号。（五）实体存储（纸质文件）整理装订：纸质文件需去除金属夹，按“左上角装订”方式整理，厚度不超过2cm，超厚文件需分卷装订，每卷加装封面、脊标签（标注编号、名称、年份）。入库登记：将装订好的文件放入标准档案盒（规格：300mm×220mm×50mm），填写档案盒标签（含编号、名称、起止页码、归档日期），并在《纸质档案入库登记表》中记录档案盒编号、存放位置（如：A区-3排-5层-01号柜）。环境要求：档案库房需保持温度14-24℃，湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备，定期通风（每周1-2次，每次30分钟）。（六）借阅管理申请流程：纸质文件借阅：填写《纸质文件借阅申请表》，注明文件编号、名称、借阅事由、归还期限，经部门负责人审批后，至档案管理员处办理借阅手续；电子文件借阅：通过系统提交借阅申请，审批通过后在线预览或（文件需加密，仅限借阅者本人使用）。借阅权限：普通文件：部门负责人审批可借阅；密级文件（标注“秘密”“机密”）：需分管副总审批，借阅期限不超过3个工作日；涉及核心业务的文件：需总经理审批，且借阅时需有档案管理员陪同。归还与核销：借阅期满后，需及时归还，档案管理员检查文件完整性后，在《借阅登记表》中核销；如需续借，需在到期前1个工作日重新申请，续借期不超过原期限。（七）定期检查与维护检查频率：季度检查：档案管理员每季度对库房环境、存储设备、实体档案盒状态进行检查，记录温湿度、有无虫霉、档案盒破损等情况；年度检查：每年12月组织档案管理小组对全年归档文件的完整性、分类准确性、系统录入情况进行全面核查。维护措施：发觉虫霉及时除湿消毒，破损档案盒立即更换；电子文件定期备份（每月1次），采用“本地备份+异地备份”双模式，备份数据需每季度验证可读性；对分类错误的文件及时调整编号与存放位置，更新系统信息。（八）到期处置鉴定流程：保管期限届满的文件，由档案管理小组牵头，组织相关部门负责人组成鉴定小组，对文件价值进行重新评估，确认是否继续保存或销毁。销毁流程：需销毁的文件，填写《到期文件销毁审批表》，经鉴定小组签字确认、总经理审批后，方可销毁；纸质文件采用碎纸机销毁（保证无法还原），电子文件使用专业数据擦除软件彻底删除，并销毁记录（含文件编号、名称、销毁日期、监销人等信息）；密级文件销毁时，需有2名以上监销人在场，并在《销毁记录表》签字确认。四、常用表单模板（一）纸质档案入库登记表档案盒编号文件编号文件名称归档部门形成日期页数存放位置归档人归档日期XZB-001XZB-ZD-2024-003年度综合管理制度修订稿行政部2024-03-1525A区-3排-5层-01号柜张*2024-03-20（二）文件借阅申请表申请人所在部门借阅日期文件编号文件名称借阅事由归还期限部门负责人审批档案管理员签字李*市场部2024-05-10SC-HT-2024-012市场推广合同（客户A）合同续签审核2024-05-15王*（签字）赵*（签字）（三）到期文件销毁审批表文件编号文件名称形成日期原保管期限鉴定小组意见审批人销毁日期监销人销毁方式CW-BG-2020-0052020年度财务分析报告2020-12-30长期（10年）无保存价值，同意销毁刘*（总经理）2024-06-01陈、杨碎纸机销毁五、关键管理要求与风险提示（一）保密管理密级文件需在文件首页标注“秘密”“机密”字样，并严格控制借阅权限；电子文件存储需设置访问密码，严禁通过个人邮箱、即时通讯工具传输涉密文件；档案管理员需签订《保密协议》，离职时需办理文件交接手续，不得留存企业文件副本。（二）责任分工各部门负责人：负责本部门文件归档工作的监督与审批，保证文件收集完整、分类准确；文件形成者：负责及时整理、提交应归档文件，对文件真实性、完整性负责；档案管理员：负责文件系统录入、实体存储、借阅管理、定期检查等工作，保证档案管理规范有序。（三）应急处理如发生火灾、水浸等意外情况，优先抢救密级文件和重要业务文件；电子文件数据丢失时，立即从异地备份中恢复，并追溯原因，采取补救措施；建立档案管理应急预案，每年至少组织1次应急演练。（四）培训与考核新员工入职时，需接受档案管理基础培训（含本手册内容、系统操作、保密要求等）；每年组织1次档案管理专项培训，提升全员档案意识；将文件归档工作纳入部门绩效考核，对未按要求归档、造成文件丢失或泄露的，视情节轻重追究相关人员责任。六、附录（一）企业文件保管期限表（节选）文件类型保管期限备注年度工作计划永久含年度总结、下年度计划合同协议长期（10年）涉及核心业务的合同永久保存会议纪要长期（10年）重大会议纪要永久保存员工劳动合同长