采购订单与合同管理标准化流程模板

采购订单与合同管理标准化流程模板一、适用业务场景二、标准化操作流程（一）需求发起与审批需求提出使用部门根据生产经营或项目需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计交付时间、预算金额及用途说明。需求部门负责人对申请内容的真实性、必要性进行审核签字。需求审批采购部门收到需求申请后，对采购的合理性（如预算匹配、规格标准）、现有库存或替代方案进行评估，提出初步意见。根据采购金额及企业授权权限，逐级上报至分管领导、总经理或采购管理委员会审批。审批通过后，进入供应商选择环节；审批未通过，退回需求部门调整后重新申请。（二）供应商选择与合同拟定供应商寻源与评估采购部门通过公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等方式筛选供应商（金额较大或重要采购需采用招标方式）。对供应商的资质（营业执照、相关行业许可证）、生产能力、质量体系、供货历史、商业信誉等进行评估，形成《供应商评估报告》，选择不少于3家合格供应商（特殊情况除外）。商务谈判采购部门与候选供应商就价格、交付周期、付款方式、质量标准、违约责任等条款进行谈判，记录谈判关键内容及结果。谈判达成一致后，确定最终供应商及合作条件。合同拟定采购部门根据谈判结果，使用企业标准合同模板（或参考国家示范文本）拟定采购合同，合同内容应包括：双方基本信息（名称、地址、法定代表人等）；采购物品/服务的名称、规格、数量、单价、总价；质量标准、验收方法及异议处理；交付时间、地点、运输方式及风险转移；付款方式、期限、发票要求；违约责任、争议解决方式；合同生效条件及附件清单。法务部门（或指定法务人员）对合同条款的合法性、严谨性进行审核，重点排查歧义条款、法律风险及企业权益保护条款。（三）订单与确认订单创建采购部门根据审批通过的合同及需求明细，在ERP系统或采购管理系统中创建《采购订单》（PO），订单信息需与合同保持一致，包括订单编号、供应商信息、物料编码、名称、规格、数量、单价、交货期、付款条款等。订单创建后，系统自动推送至需求部门、财务部门及供应商（若系统支持）。订单确认供应商收到采购订单后，在2个工作日内对订单信息（尤其是数量、交货期、价格）进行书面确认，如有异议需及时反馈，双方协商一致后修订订单。需求部门、财务部门核对订单内容与需求、合同是否匹配，确认无误后签字反馈。订单经多方确认后生效，作为后续履约、验收、结算的依据。（四）履约执行与跟踪订单交付供应商按订单约定的交货期、交付方式将货物运送至指定地点，并随货提供《送货单》、产品合格证、检测报告等资料。采购部门提前通知需求部门、仓储部门做好收货准备（如场地、人员、设备安排）。履约跟踪采购部门指定专人跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通生产、发货状态，对可能出现的延期风险（如供应商产能不足、物流异常）提前预警，协调制定应对措施（如调整交期、更换供应商）。重要订单或长周期订单需建立履约跟踪台账，记录关键节点（如生产进度、发货时间、在途状态）及沟通情况。（五）验收与付款结算货物/服务验收数量验收：仓储部门或需求部门根据《送货单》核对实物数量、规格型号是否与订单一致，如发觉短缺、错发，当场记录并由供应商签字确认。质量验收：需求部门或质检部门按照合同约定的质量标准、验收方法对物品/服务进行检验（如抽检、全检、第三方检测），形成《验收报告》。验收合格后，验收人签字确认；验收不合格，出具《不合格品通知单》，说明原因并要求供应商限期整改或退货。验收过程中需留存影像资料（如货物包装、标识、检验过程）作为凭证。发票审核与付款供应商凭《验收报告》、有效增值税发票（发票信息需与合同、订单、供应商信息一致）提交付款申请。财务部门审核发票的真实性、合法性，核对发票金额、税率与合同、订单是否匹配，确认无误后编制《付款审批单》。按企业资金审批流程，逐级上报至财务负责人、总经理审批，审批通过后安排付款（如银行转账、电汇），付款后及时更新合同履约状态。（六）合同归档与复盘资料归档采购部门负责将采购全流程资料整理归档，包括：采购需求申请表、审批文件、供应商评估报告、谈判记录、采购合同、订单确认单、送货单、验收报告、发票、付款凭证等。资料按“一单一档”原则分类存放（电子档备份至企业档案系统），归档目录清晰，便于后续查阅。流程复盘每批次采购完成后，采购部门组织需求部门、使用部门召开复盘会，总结本次采购中的优点（如成本控制、交付及时）及不足（如验收流程延迟、沟通不畅），提出改进措施，持续优化采购管理流程。三、常用模板表单表1：采购订单（PO）模板订单编号PO-2024-XXXX订单日期YYYY-MM-DD供应商信息采购部门供应商名称采购员地址联系方式收货信息付款信息收货地址合同编号联系人付款方式联系方式付款期限物料明细物料编码物料名称规格型号单位XXXXXXXXXXXXX件其他要求交货期YYYY-MM-DD运输方式供应商承担质量标准见合同附件1验收方式现场验收审批信息需求部门负责人采购部门负责人总经理表2：采购合同管理台账模板合同编号CG-2024-XXXX签订日期YYYY-MM-DD合同类型□物料采购□服务采购□工程分包合同双方关联订单甲方（采购方）订单编号PO-2024-XXXX名称订单金额5000.00元法定代表人交付日期YYYY-MM-DD乙方（供应商）履约状态□待交付□交付中□已验收□已完成名称关键条款摘要法定代表人质量标准：见附件1合同金额付款方式：验收后30日付清总金额（元）5000.00违约责任：按合同法执行履约记录归档信息交付日期YYYY-MM-DD归档日期YYYY-MM-DD验收日期YYYY-MM-DD资料存放位置电子档/档案柜号验收结论合格经办人*四、关键管理要点合规性优先：严格遵循《_________民法典》《_________招标投标法》等法律法规，保证采购流程公开、公平、公正，禁止违规指定供应商或虚假招标。信息一致性：采购订单、合同、验收单、发票等文件中的供应商信息、物料描述、金额、数量等关键要素必须保持一致，避免因信息差异导致纠纷。风险前置防控：合同拟定前需充分评估供应商履约能力，合同条款中明确质量标准、违约责任、争议解决方式等，降低履约风险；对高价值或关键物料采购，可要求供应商提供履约保证金。流程衔接效率：各部门需在规定时限内完成审批、验收、付款等动作（如需求审批不超过3个工作日，验收不超过2个工作日），