企业存货管理流程规范手册

企业存货管理流程规范手册一、引言存货作为企业流动资产的核心组成部分，其管理效率直接影响资金周转、成本控制与市场响应能力。过量存货会导致资金沉淀、仓储成本攀升，存货不足则可能引发生产停滞、订单违约。建立规范的存货管理流程，能帮助企业在“保供应”与“控成本”间实现平衡，提升运营韧性与抗风险能力。本手册结合行业实践与企业实际，明确各环节操作标准，供采购、仓储、财务等部门参考执行。二、采购管理流程（一）需求申报各部门需结合生产计划、销售预测、历史消耗数据，填写《存货需求申请表》，明确存货名称、规格、数量、需求时间及用途（如生产领用、客户订单匹配等）。申请表需经部门负责人审核，重点排查“重复申报”“超预算申报”“非必要备货”等问题（例如：销售部门申报成品库存时，需同步提供近3个月销量、季节波动、促销计划等支撑依据）。（二）供应商选择与评估采购部门需建立供应商档案库，记录供应商资质、价格、交货期、质量反馈等信息。对新供应商，需通过“实地考察+样品检验”评估其供货能力（如产能、物流时效）与质量稳定性；对现有供应商，每季度开展“价格竞争力、交付准时率、售后响应速度”三维度评分，淘汰连续2次评分垫底的供应商。（三）采购审批采购申请提交后，由采购主管初步审核（重点核对“需求合理性、预算匹配度、供应商合规性”）；大额/特殊存货（如进口设备、定制原材料）需提交分管领导审批（审批权限按企业《采购管理制度》执行）。审批通过后，采购部门方可启动采购流程。（四）订单签订与跟踪与供应商签订采购合同，需明确“规格、数量、价格、交货期、质量标准、违约责任”等核心条款（例如：约定“逾期交货每日按货款1‰扣罚”“质量不合格无条件退换货”）。采购专员需全程跟踪订单进度，对“交货延迟、质量异常”等风险提前预警，必要时协调供应商调整生产计划。三、验收入库管理流程（一）到货验收仓库人员需对照采购订单、送货单，核对到货数量、规格，检查外包装完整性（如是否破损、受潮）。对需质检的存货（如原材料、精密仪器），需通知质检部门抽样检验，出具《质检报告》；验收不合格的存货，需24小时内反馈采购部门，按合同约定启动“退换货、索赔”流程。（二）单据核对与登记验收合格后，仓库管理员需核对“采购订单、送货单、质检报告（如需）”，确保信息一致。随后填写《入库单》，登记“存货名称、规格、数量、批次、供应商、入库时间”等信息，并同步录入库存管理系统。《入库单》需经仓库主管签字确认，一联留底、一联交财务部门入账。四、仓储管理流程（一）仓位规划与存货摆放仓库需按“存货类型（原材料/半成品/成品）、特性（防潮/防爆/贵重）”划分区域，设置清晰标识牌（例如：“食品区-常温/冷藏”“化学品区-防爆柜存放”）。存货摆放需遵循“先进先出（FIFO）”或“批次管理”原则（如食品类按生产日期先后排序，先到的优先出库），确保通道畅通、易取放、易盘点。（二）日常维护与库存监控仓库维护：每周检查温湿度、消防设施、货架稳定性，每月开展“防潮、防虫、防盗”专项排查（如雨季前检修仓库防水设施，夏季前清理消防通道）。库存监控：仓库管理员每日更新库存台账，对“接近安全库存下限、超储积压”的存货及时预警（可在系统中设置库存上下限，例如：某原材料安全库存为500件，当库存≤600件时自动提醒采购）。动态分析：每月编制《库存动态报表》，分析“存货周转天数、积压占比、缺货率”等指标，为采购、销售部门提供决策参考（例如：某成品周转天数从30天延长至45天，需推动销售部门优化促销策略）。五、出库管理流程（一）出库申请与审核生产/销售部门需填写《出库申请表》，注明“存货名称、规格、数量、用途（生产领用/销售发货）、领料人/提货人”。申请表需经部门负责人审核：生产领用需匹配生产计划（例如：车间领用原材料需附《生产工单》），销售发货需匹配销售订单（例如：电商发货需附客户订单截图）。（二）拣货与发货仓库管理员需按“先进先出”原则拣货，核对“数量、规格”无误后，交由领料人或物流人员。销售发货需与物流部门衔接，确认“运输方式、收货地址、随货单据（送货单、质检报告）”，避免错发、漏发（例如：跨境电商发货需提前核对报关信息）。（三）出库登记与账务处理仓库管理员填写《出库单》，登记“出库时间、数量、去向”，同步更新库存台账与管理系统。《出库单》需经领料人/提货人签字确认，一联留底、一联交财务部门核销库存。六、盘点管理流程（一）定期盘点安排小盘点：每月抽查“高价值、高周转、易损耗”存货（例如：珠宝企业每月盘点钻石原料，食品企业每月盘点临期商品）。全面盘点：每季度/半年开展全品类盘点，年末结合审计需求开展年终盘点。盘点前需制定《盘点计划》，明确“范围、方法、人员分工”，并提前冻结库存系统（特殊情况需备注“盘点期间出入库”）。（二）盘点实施与差异处理盘点人员需实地清点存货，填写《盘点表》，记录“实际数量、账存数量、差异情况（盘盈/盘亏）”。对差异较大的存货，需复盘核查（例如：盘亏10%的原材料，需排查“领料未登记、失窃、计量误差”等原因），形成《盘点差异分析报告》。差异处理需经“仓库主管→财务部门→管理层”三级审批，按企业制度进行账务调整（例如：正常损耗计入“管理费用”，失窃损失需追责并计入“营业外支出”）。七、报废处置管理流程（一）报废鉴定仓库管理员、质检部门需对“变质、损坏、过期、无使用价值”的存货进行鉴定，填写《存货报废申请表》，说明“报废原因、数量、价值”。涉及“大额/固定资产类存货”时，需邀请第三方机构参与鉴定（例如：报废价值超50万元的设备，需聘请专业评估公司出具报告）。（二）报废审批《存货报废申请表》需经“部门负责人→财务部门→总经理办公会（或董事会）”审批（审批权限按企业《资产处置制度》执行）。审批通过后，需明确“报废处置方式（变卖/销毁/捐赠）”。（三）处置与账务处理变卖：需通过“招标、拍卖、线上平台”等合规渠道处置，确保收益最大化（例如：报废设备通过二手平台拍卖，需留存竞价记录）。销毁：需留存“销毁现场影像、参与人员签字”等资料备查（例如：过期食品销毁需拍摄“拆包→销毁→称重”全过程视频）。账务处理：财务部门需根据处置结果，核销存货账面价值，确认“处置损益”（例如：变卖收入计入“营业外收入”，销毁损失计入“营业外支出”）。八、附则1.本手册由财务部、仓储部联合制定，解释权归企业管理层所有。2.各部门需组织员工学习本手册，严格执