企业采购管理与供应商合作流程模板

企业采购管理与供应商协作标准化流程指南一、企业采购与供应商协作的核心应用场景二、采购与供应商协作全流程操作步骤（一）采购需求发起与审批需求提出：需求部门（如生产部、行政部）根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预算金额、期望交付时间、用途说明及技术要求，并附相关技术附件（如图纸、参数表）。部门审核：需求部门负责人对需求的必要性及合理性进行审核，确认后提交至采购部。预算与可行性审核：采购部对接财务部审核预算是否符合年度预算安排，并评估采购需求的技术可行性、市场供应情况及采购方式（公开招标、邀请招标、询价比价等）。审批生效：根据采购金额及企业权限管理制度，由分管领导或采购委员会审批。审批通过后，采购部正式受理需求，录入采购管理系统并采购任务编号。（二）供应商寻源与评估寻源启动：采购部根据采购需求类型，确定寻源范围：标准物料：优先从合格供应商库中筛选；新品/特殊服务：通过行业平台、展会、推荐等方式拓展新供应商。资格预审：收集潜在供应商资料（营业执照、相关资质证书、生产/经营许可证、过往合作案例等），审核其基本资格（如经营范围、生产规模、质量认证等），剔除不符合要求的供应商。供应商评估：组织跨部门评估小组（采购部、质量部、需求部门），对入围供应商进行综合评估，填写《供应商评估表》，评估维度包括：质量保障能力（质量体系认证、不良品率、售后响应）；价格竞争力（报价合理性、成本控制能力）；交付能力（生产周期、物流方案、准时交付率）；服务水平（技术支持、合作配合度、应急处理能力）；财务状况（审计报告、银行资信、负债情况）。供应商确定：根据评估得分排序，选择综合得分最高的供应商作为候选对象，必要时进行现场考察或商务谈判，最终确定合作供应商并报领导审批。（三）合同签订与备案合同起草：采购部与供应商协商确定合同条款，内容包括：标的物名称、规格、数量、单价、总价、质量标准、交付时间与地点、付款方式、违约责任、争议解决方式、保密条款等，形成《采购合同（简化版）》。合同审核：法务部审核合同条款的合规性、法律风险；采购部确认商务条款与谈判结果一致；需求部门确认技术参数满足需求。签订与备案：审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同原件至少一式三份，采购部、财务部、供应商各执一份，同时扫描件录入采购系统备案。（四）采购执行与交付跟踪订单下达：采购部根据合同向供应商下达《采购订单》，明确交付细节（如批次号、包装要求、运输方式），并同步跟踪生产/服务进度。进度监控：采购部每周与供应商确认交付进度，若遇延期风险（如供应商生产异常、物流延误），及时协调解决，必要时启动备选方案，保证不影响企业生产经营。初步验收：供应商交付货物/服务后，需求部门根据订单要求进行初步验收，核对数量、外观、规格等，确认无误后在《交付确认单》上签字；若发觉数量不符或外观问题，当场记录并反馈供应商。（五）质量验收与入库质量检验：质量部根据《采购合同》中的质量标准及技术参数，对货物/服务进行全面检验，出具《质量验收报告》：合格：标注验收通过，允许入库或投入使用；不合格：详细说明不合格项（如功能不达标、存在缺陷），通知供应商限期整改，整改后重新验收。入库管理：验收合格的货物由仓储部办理入库手续，填写《入库单》，记录物料编号、批次、数量、入库日期等信息，同步更新库存系统；服务类项目需需求部门签署《服务完成确认书》。（六）付款结算与发票管理发票核对：供应商根据合同约定开具合规发票（增值税专用发票/普通发票），采购部核对发票信息（名称、税号、金额、项目等）与合同、订单、验收单一致后，提交财务部。付款审批：财务部审核发票及付款单据（入库单、验收报告、合同等），确认无误后按付款流程（如“三单匹配”：订单、入库单、发票）发起审批。款项支付：审批通过后，财务部通过银行转账等方式支付款项，同时将付款凭证同步至采购部，完成本次采购闭环。（七）供应商绩效评价与关系维护定期评价：采购部每季度/年度组织对合作供应商进行绩效评价，填写《供应商绩效评价表》，评价指标包括：质量达标率、交付准时率、价格竞争力、服务响应速度、问题解决效率等，加权计算综合得分。结果应用：根据评价结果对供应商分级（优秀/良好/合格/待改进）：优秀：增加订单份额、优先参与新项目合作；良好：维持现有合作；合格：提出改进要求，限期整改；待改进：暂停合作，整改后重新评估；连续两次不合格，清退出供应商库。关系维护：采购部定期与供应商开展沟通会议，反馈合作中的问题，收集改进建议，建立长期稳定的战略合作关系，实现互利共赢。三、核心工具模板（一）采购需求申请表申请单号申请部门申请人*申请日期需求类型□物料□服务□工程需求名称规格型号/服务内容数量单位预算金额（元）期望交付日期需求描述（用途、技术要求等）附件清单□技术图纸□参数表□其他：审批意见需求部门负责人：__________日期：__________财务部：__________日期：__________采购部：__________日期：__________分管领导：__________日期：__________（二）供应商评估表评估日期供应商名称评估类型□新供应商□现有供应商评估小组采购部、质量部、需求部门*评估维度权重得分（0-100）加权得分资质文件20%产品质量30%价格合理性20%交付能力15%服务响应10%合作潜力5%总分100%评估结论□推荐□不推荐□备选备注：（三）采购合同（简化版）合同编号：__________签订日期：__________甲方（采购方）：________________________乙方（供应商）：________________________合同标的：名称规格型号数量单价（元）总价（元）质量标准：符合国家行业标准及甲方技术附件要求（详见附件1）交付要求：交付时间：____年__月__日；交付地点：甲方指定地点；运输方式：乙方承担运费及风险付款方式：□预付30%□到货付60%□质保金10%（质保期__个月）违约责任：逾期交付每日按合同总额0.5%支付违约金；质量不合格乙方负责退换货并承担相关费用争议解决：协商不成，提交甲方所在地人民法院诉讼双方签字盖章：甲方（盖章）：__________授权代表：__________日期：__________乙方（盖章）：__________授权代表：__________日期：__________（四）采购执行跟踪表订单编号供应商名称采购需求单号订单下达日期期望交付日期实际交付日期交付数量质量验收结果入库单号发票号□合格□不合格（不合格原因：__________）付款状态□未付□部分付□已付备注：（五）供应商绩效评价表评价周期供应商名称评价日期评价部门采购部、质量部、需求部门*评价指标权重实际表现描述得分（0-100）质量达标率30%交付准时率25%价格竞争力20%服务响应速度15%问题解决效率10%加权总分100%等级评定□优秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（70-79分）□待改进（<70分）改进建议评价人签字采购部：__________质量部：__________需求部门：__________日期：__________四、协作风险控制要点合规性保障：严格执行采购审批权限，禁止超预算或无计划采购；合同条款需经法务审核，避免法律风险；采购过程留存完整文档（申请表、评估表、合同、验收单等），保证可追溯。沟通协同：需求部门与采购部需提前明确需求细节，避免因信息偏差导致采购错误；供应商交付过程中，采购部及时向需求部门反馈进度，保证双方对交付节点达成共识。风险防范：对关键物料的供应商实施“双轨制”备份，避免单一供应商依赖；高