企业资料文档归档及管理制度模板

企业资料文档归档及管理制度模板一、总则为规范企业各类资料文档的管理流程，保证文档资料的完整性、安全性、可追溯性，提高信息利用效率，防范资料丢失或泄密风险，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，结合企业实际运营情况，制定本制度。本制度适用于企业各部门在运营管理中形成的具有保存价值的各类纸质、电子文档资料。二、制度适用背景企业规模扩大及业务拓展，日常运营中产生的合同、报告、制度、会议记录、客户资料等各类文档数量持续增加，涉及行政、人事、财务、业务等多个领域。若缺乏系统化管理，易导致文档散乱、查找困难、重要资料遗失或泄密，影响工作效率及企业合规运营。本制度旨在通过标准化归档流程，实现文档资料的集中管控、有序流转和高效利用，为企业决策、审计检查、业务连续性提供支持。三、企业文档归档范围企业各部门在履职过程中形成的、具有保存价值的各类资料均需纳入归档范围，主要包括以下类别：（一）行政管理类企业章程、营业执照、组织架构图、部门职责说明等基础管理文件；年度工作计划、总结、工作报告、请示批复；会议纪要、办公会议决议、专题会议记录；规章制度、管理办法、操作流程；对外函件、通知、通报、简报；固定资产档案、采购合同（非业务类）、办公设备资料。（二）人力资源管理类员工花名册、劳动合同、入职登记表、离职申请表；薪酬福利方案、绩效考核记录、考勤数据；培训计划、培训记录、员工职业发展档案；社保公积金缴纳记录、职称证书、奖惩文件。（三）财务管理类年度/季度/月度财务报表、审计报告、税务申报表；财务预算、决算报告、成本分析报告；付款凭证、报销单据、发票复印件（按会计凭证规范整理）；银行对账单、融资合同、担保文件。（四）业务管理类业务合同、协议（含客户合同、供应商合同、合作项目协议）；项目立项报告、可行性研究报告、项目总结报告；市场调研报告、客户资料、销售数据、招投标文件；产品说明书、技术文档、研发记录、专利证书。（五）档案管理类企业档案分类总目录、归档移交清单、档案销毁清册；档案保管期限表、档案借阅登记簿、档案利用效果记录。四、文档分类与编号规则（一）分类原则采用“层级分类法”，按“一级分类+二级分类+三级分类”逐级细分，保证分类清晰、逻辑严谨。（二）分类代码体系一级分类分类名称二级分类（示例）二级分类代码三级分类（示例）三级分类代码A行政管理综合事务ZH制度文件ZD会议管理HY会议纪要JYB人力资源管理招聘录用ZP入职登记表DR绩效考核KJ考核记录KJC财务管理财务报表CB年度报表NB凭证档案PZ报销凭证BZD业务管理合同管理HT销售合同XS项目档案XM立项报告LX（三）编号规则文档编号统一为：“一级分类代码+二级分类代码+三级分类代码+年份+流水号”，示例：行政管理-综合事务-制度文件-2024年：A-ZH-ZD-2024-001人力资源管理-招聘录用-入职登记表-2024年：B-ZP-DR-2024-015（四）模板表格表1：企业文档分类表（简化版）一级分类一级代码二级分类二级代码三级分类三级代码保管期限行政管理A综合事务ZH制度文件ZD长期公文GW10年会议管理HY会议纪要JY10年人力资源B招聘录用ZP入职登记表DR永久离职申请表LZ10年财务管理C财务报表CB年度报表NB永久月度报表YB10年业务管理D合同管理HT销售合同XS合同到期后10年项目档案XM立项报告LX项目结束后5年五、文档归档操作流程（一）资料收集责任主体：各部门资料管理员（由部门指定，报档案管理部门备案）。收集范围：本部门在业务活动中形成的、属于归档范围的各类文档（含纸质及电子版）。收集时限：日常文档：文件形成后3个工作日内完成收集；项目文档：项目结束后5个工作日内完成收集；年度汇总文档：次年1月10日前完成上一年度文档收集。要求：保证文档内容完整、字迹清晰（纸质版）、格式规范（电子版），无缺页、破损或模糊情况。（二）资料整理分类排序：按本制度“文档分类与编号规则”对收集的文档进行分类，同一类别下按形成时间顺序排序。编目登记：填写《文件归档登记表》（见表2），标注文档名称、编号、形成日期、页数、份数、密级（如公开、内部、秘密）等信息。装订要求：纸质文档使用档案夹或装订机装订，去除金属夹，保证平整；电子文档按“文件夹+文件名”规范存储（文件夹命名格式：部门+分类+年份，文件名格式：编号+文档名称）。（三）资料审核审核主体：部门负责人对本部门整理后的文档进行内容完整性、合规性审核，签字确认后，方可移交。审核重点：文档内容是否真实、准确，与实际业务一致；归档范围是否符合制度要求，无遗漏或无关资料；编号、登记信息是否准确无误。（四）移交归档移交时间：每月25日-28日为各部门固定归档移交时间，特殊情况可提前与档案管理部门沟通。移交流程：资料管理员填写《归档移交清单》（见表3），一式两份，列明移交文档的编号、名称、数量、日期等信息；档案管理部门核对文档数量、质量及登记信息，确认无误后，双方在《归档移交清单》上签字盖章，各执一份。电子文档移交：通过企业内部云盘或档案管理系统提交，需同步提交电子版《文件归档登记表》，并设置访问权限。（五）归档入库档案管理部门职责：纸质文档：按分类编号顺序存入档案柜，标注清晰标签，建立档案总台账；电子文档：录入档案管理系统，备份至企业服务器及本地存储设备，保证数据安全；涉密文档：存放于专用保密柜，由专人管理，限制访问权限。六、档案保管与利用（一）保管要求存放环境：纸质档案库房需保持通风、干燥、防潮、防火、防虫、防盗，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案存储介质需远离磁场、高温环境，定期检测数据完整性。保管期限：严格按照《档案保管期限表》（见表1）执行，到期前由档案管理部门组织鉴定，对仍有保存价值的文档重新划定期限，无保存价值的按规定销毁。定期检查：档案管理部门每季度对档案保管情况进行检查，纸质档案查看有无虫蛀、霉变、破损，电子档案检查数据是否可正常读取，发觉问题及时处理。（二）利用流程借阅申请：员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》（见表4），说明借阅原因、文档名称、借阅期限，经部门负责人审批（涉密档案需经分管领导审批）。借阅规定：档案原则上不得带离企业，确需带离的须经分管领导批准，限期归还（一般不超过3个工作日）；借阅人需妥善保管档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、损毁；涉密档案仅限指定人员在指定场所查阅，严禁复制或拍照。归还与登记：借阅到期后，及时归还档案，档案管理部门核对无误后，在《档案借阅登记簿》上记录归还日期；借阅过程中若发觉档案损坏或丢失，需立即上报，按企业相关规定处理。（三）销毁管理销毁条件：达到保管期限且无保存价值的档案，或已失去保存价值的历史档案。销毁流程：档案管理部门编制《档案销毁清册》，列明销毁档案的名称、编号、数量、日期、保管期限等信息；由分管领导、档案管理部门、相关部门负责人组成鉴定小组，对拟销毁档案进行审核，确认无误后签字；销毁时需由两人以上监销，保证档案完全销毁（纸质档案需粉碎处理，电子档案需彻底删除并覆盖存储），监销人签字确认《档案销毁清册》并存档。七、责任与考核（一）部门职责各部门负责人是本部门文档归档的第一责任人，需保证本制度在本部门有效执行，督促资料管理员及时完成文档收集、整理、移交工作。档案管理部门负责统筹企业档案管理工作，制定档案管理细则，指导各部门归档工作，监督档案保管与利用流程，定期组织档案管理培训。（二）人员责任资料管理员需熟练掌握档案管理知识，认真履行收集、整理、归档职责，保证文档资料完整、准确、及时归档。员工在借阅、使用档案时需遵守本制度规定，违反者将视情节轻重给予批评教育、绩效扣分，造成严重损失（如泄密、档案损毁）的，按企业奖惩制度追究责任。（三）考核机制档案管理部门每月对各部门归档及时性、完整性进行检查，检查结果纳入部门月度绩效考核。每年开展一次档案管理优秀评选，对表现突出的部门和个人给予表彰奖励。八、重要注意事项及时性原则：各部门不得拖延文档收集与归档，保证文档在业务活动结束后5个工作日内启动整理流程，月度归档移交不得晚于每月28日。完整性原则：归档文档需包含所有附件、审批记录及相关支撑材料，不得遗漏关键内容；电子文档需与纸质文档同步归档，保证内容一致。保密性原则：涉密文档需单独标识，严格按照保密规定管理，非经授权不得查阅、复制；档案管理人员需签订保密协议，严守保密纪律。规范性原则：文档分类、编号、登记、移交等流程需严格按本制度执行，不得随意更改；新增文档类型需及时报档案管理部门备案，纳入分类体系。电子档案备份：重要电子档案需定期备份（至少一式两份），异地存储，防止因系统故障、病毒攻击等导致数据丢失。九、附则本制度由企业行政部（或档案管理部门）负责解释和修订，根据企业发展及实际需求适时更新。本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。表2：文件归档登记表部门归档日期文档编号文档名称形成日期页数份数密级备注行政部2024-03-20A-ZH-ZD-2024-001企业档案管理制度2024-03-1581内部首次发布销售部2024-03-25D-HT-XS-2024-012项目销售合同2024-03-22152内部含附件表3：归档移交清单移交部门移交日期移交人接收人序号文档编号文档名称数量页数备注财务部2024-03-28*三*四1C-CB-NB-2023-0012023年度财务报表120-2C-PZ-BZ-2023-04512月报销凭证