综合办公室行政工作流程模板

综合办公室日常行政工作流程模板一、模板说明二、会议组织与管理流程（一）适用工作情境适用于综合办公室牵头或协助组织的各类内部会议（如部门例会、专题研讨会、工作推进会）及外部会议（如客户洽谈会、行业交流会、上级调研会）的全流程管理工作。（二）详细执行步骤明确会议需求需求部门提前向综合办公室提交会议申请，明确会议主题、目的、预计时间、参会人数、所需场地及设备（如投影仪、麦克风、视频会议系统等）。综合办公室与需求部门沟通，确认会议核心议程及成果目标，避免冗余或偏离主题。制定会议方案综合办公室根据需求拟定会议方案，内容包括：会议时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、议程、材料准备清单（如PPT、背景资料、签到表）、分工安排（如场地布置、设备调试、茶歇供应、摄影记录）。涉及外部会议的，需同步对接来访单位，确认行程细节及特殊需求（如翻译服务、接待规格）。发布会议通知提前1-3个工作日通过OA系统、邮件或工作群发布正式会议通知，明确：会议名称、时间、地点、议程、参会人员、着装要求（如有）、需提前准备的材料及联系人。对重要会议或需提前协调资源的会议，可电话或一对一提醒关键参会人。会前准备场地与设备：提前1小时检查会议室布置（桌椅摆放、横幅/席卡设置）、设备调试（投影、音响、灯光、网络），保证正常运行；准备会议材料（打印、装订、摆放至座位）。人员与物资：安排签到人员（准备签到表、笔），确认主持人、记录人到位；茶歇类提前联系供应商，按参会人数准备饮品、点心。突发预案：准备备用设备（如投影仪备用灯泡、麦克风备用电池），明确紧急联系人（如IT支持、后勤保障）。会中服务签到：引导参会人员签到，发放会议材料，提醒关闭手机铃声或调至静音。流程把控：主持人按议程推进，记录人实时记录会议要点（含决议事项、行动项、责任部门/人、完成时限），综合办公室人员全程待命，及时处理设备故障、人员迟到等突发情况。外部会议接待：安排专人引导来访人员入场，提供必要协助（如存放物品、指引卫生间），座谈时适时添水。会后整理纪要与归档：会议结束后1个工作日内，记录人整理会议纪要（含会议概况、决议事项、行动项清单），经主持人及综合办公室负责人审核后，按需分发至参会部门及相关人员；收集会议材料（PPT、签到表、照片等），按“年度-会议类型”分类归档（电子档存指定文件夹，纸质档装订成册）。反馈与改进：对涉及多部门协作的会议，综合办公室跟踪行动项落实情况，及时反馈进展；定期收集参会人员对会议组织情况的意见（如时长安排、场地舒适度），持续优化流程。（三）配套表单模板会议申请单申请部门申请人申请日期会议名称会议时间会议地点参会人数会议目的议程安排1.2.3.所需设备/物资□投影仪□麦克风□视频会议系统□茶歇□其他：需协调事项部门负责人签字综合办公室意见领导审批会议纪要模板会议名称会议时间会议地点主持人记录人参会人员缺席人员及原因会议议题主要内容1.2.会议决议1.2.行动项序号内容12附件□会议材料□照片□签到表（四）关键执行要点会议通知需明确“无故不得请假”，确需请假的需提前向部门负责人及综合办公室报备。重要会议的纪要需经参会主要领导审阅后分发，保证决议准确性。会议材料涉密的，需按保密规定标注密级，严格控制传阅范围。三、文件收发与流转流程（一）适用工作情境适用于综合办公室接收内外部单位或个人的正式文件（如通知、函件、请示、报告），以及对内部文件的审核、分发、传阅、归档等管理工作。（二）详细执行步骤文件接收外部文件：通过邮寄、快递、现场送达或电子渠道（如政务邮箱、OA系统）接收，第一时间核对文件份数、密级（如有）、是否齐全，检查有无破损、缺页。内部文件：接收各部门提交的需审批、流转的文件（如请示、报告、制度草案），确认文件格式规范（含标题、主送部门、发文部门、日期、盖章等）。接收后1个工作日内，在《文件收发登记表》中登记（来源、日期、文号、标题、密级、份数、收文人），并录入电子台账。初审分类综合办公室对接收文件进行初步审核：判断文件类型（如请示类、通知类、函件类）、主送/抄送部门、紧急程度（特急、加急、平件）、是否需领导批示。对内容不清晰、格式不规范的文件，及时退回发文部门补充完善；对涉及多个部门的文件，明确牵头协办部门。拟办与呈批根据文件内容，综合办公室负责人提出拟办意见（如“拟同意，建议由XX部门牵头办理”“需XX领导审阅后转XX部门”），填写在《文件处理笺》的“拟办意见”栏。按文件重要性及审批权限呈批：平件文件1个工作日内呈送分管领导，加急/特急文件立即呈送；需多个领导审批的，按“先分管后主要”顺序呈批。分发与传阅领导批示后，综合办公室按批示意见分发文件：需办理的文件：送达牵头部门，同步在《文件流转单》上登记（分发部门、分发时间、经手人），明确办理时限；需传阅的文件：按领导层级、部门顺序传阅，由传阅人签字确认，跟踪传阅进度，避免积压。涉密文件需按保密规定登记传阅人份数，传阅后及时收回，不得带出办公区域。办理与反馈牵头部门收到文件后，按批示要求办理，综合办公室定期跟踪进展，对临近时限未办结的进行提醒。办理结果需以书面形式（含电子文件）反馈至综合办公室，由综合办公室汇总后报领导审阅，重大事项需形成专题报告。归档与保管文件办理完毕后，综合办公室将文件正本（含领导批示、办理材料、电子版）整理归档：按“年度-文号-文件类型”分类，编制归档目录；电子档存入指定服务器（加密处理），纸质档装入档案盒，标注“档案名称、年度、卷号、保管期限”；涉密文件按保密规定存入保密柜，严格执行借阅登记制度。（三）配套表单模板文件收发登记表收文日期来文单位/人文件标题文号密级份数收文人处理状态（拟办/呈批/分发/办结/归档）文件处理笺文件标题文号密级收文日期拟办意见领导批示分发部门分发时间经手人签字办理结果反馈反馈日期（四）关键执行要点文件接收需做到“当日清、日日结”，避免积压延误。涉密文件的收发、传阅、归档需全程登记，保证全程可追溯。电子文件需定期备份（如每月1次），防止数据丢失。四、办公用品申领与分发流程（一）适用工作情境适用于综合办公室统一采购、管理、分发日常办公用品（如文具、耗材、设备配件等），以及各部门申领、领用办公用品的全流程管理。（二）详细执行步骤需求收集每月25日前，各部门通过OA系统或指定表格提交《办公用品申领计划》，列明物品名称、规格型号、单位、申领数量、用途（注明“日常办公/专项工作”），部门负责人审核签字后提交综合办公室。汇总与审核综合办公室汇总各部门申领计划，对照《办公用品库存台账》审核：常规物品（如A4纸、签字笔）：按实际人数及用量标准核定，避免重复申领；非常规物品（如专业设备配件）：需提供采购理由及价格预估，报分管领导审批。采购执行审核通过后，综合办公室编制《办公用品采购清单》，选择2家以上供应商比价（质量合格、价格合理、服务可靠），确定供应商后下达采购订单。采购时需索要正规发票（或收据），注明“办公用品”，核对物品名称、数量、规格与订单一致，无误后入库。入库登记物品送达后，综合办公室与采购员共同验收，确认无破损、无质量问题后，在《办公用品入库登记表》中登记（物品名称、规格、单位、数量、单价、供应商、入库日期、验收人），更新《库存台账》。领用审批与分发部门领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》，注明领用物品、数量、领用人、部门负责人签字，综合办公室核对库存后发放。限量发放物品（如硒鼓、打印机墨盒）：需注明设备编号，旧耗材需回收（以旧换新），避免浪费。盘点与补充每月最后一个工作日，综合办公室对库存物品进行盘点，核对台账与实际数量，编制《库存盘点表》，对短缺物品及时补充，对积压物品（如超过6个月未领用）协调调剂或清退。（三）配套表单模板办公用品申领计划表申领部门申领日期物品名称规格型号单位申领数量用途部门负责人签字办公用品领用登记表领用日期领用部门领用人物品名称规格型号单位领用数量库存余量发放人签字（四）关键执行要点采购需坚持“质优价廉、节能环保”原则，优先选择环保型办公用品。库存物品需分类存放（如文具区、耗材区、设备配件区），标注清晰，便于查找。严禁个人私自挪用办公用品，严禁违规申领或倒卖。五、来访接待与安排流程（一）适用工作情境适用于综合办公室负责接待来访的外部单位人员（如上级领导、客户、合作单位代表、考察团等），包括接待方案制定、行程安排、食宿协调、陪同服务等全流程管理工作。（二）详细执行步骤接待申请与信息确认接待部门提前2-3个工作日向综合办公室提交《来访接待申请表》，注明：来访单位名称、来访人职务及姓名、人数、来访日期及时间、来访目的、行程初步安排、特殊需求（如dietaryrestrictions、无障碍设施）。综合办公室与来访单位对接，确认最终行程（含往返交通、住宿标准、用餐安排），同步知晓来访单位背景及关注重点，针对性准备接待材料。制定接待方案根据来访级别及目的，综合办公室制定《接待方案》，明确：行程安排：精确到分钟（如接站时间、座谈时间、参观地点、送站时间）；人员分工：接待负责人、联络人、陪同人员、司机、后勤保障人员；物资准备：横幅/欢迎牌、会议材料、礼品（如符合单位规定的纪念品）、饮用水、常用药品（如感冒药、创可贴）；应急预案：如遇航班延误、车辆故障等情况的备用方案。前期准备场地与物资：预订会议室（提前布置席卡、调试设备）、参观场地（如需，提前开放并安排讲解员）；准备宣传册、单位简介等资料，装入资料袋。食宿与交通：按接待标准预订酒店（优先选择交通便利、设施完善的酒店，提前告知入住及退房时间）；安排车辆（保证车况良好、司机熟悉路线），准备接站/送站标识。人员对接：与陪同人员沟通行程细节，明确各自职责；告知司机接站/送站时间、地点及联系人。接待实施迎接：联络人提前30分钟到达接站地点，举欢迎牌等候；接到来访人员后，主动自我介绍，协助提拿行李，引导乘车（途中简要介绍单位概况及当日行程）。座谈与参观：引导至会议室，介绍双方参会人员；座谈时由接待部门负责人汇报工作，综合办公室做好记录、茶水服务；参观时安排专人讲解，注意控制节奏，及时回应来访人员提问。用餐与送别：按预定餐厅安排用餐（提前告知餐厅来访人员dietaryrestrictions），席间注意礼仪（如主位安排、敬酒礼节）；行程结束后，联络人提前30分钟到达约定地点送站，礼貌道别，感谢来访。后续跟进与归档反馈与感谢：接待结束后1个工作日内，综合办公室整理《接待记录》（含行程、座谈内容、来访人员意见），报领导审阅；对重要来访单位，发送感谢信（加盖单位公章）。资料归档：收集接待方案、签到表、照片、感谢信等资料，按“年度-来访单位”分类归档，电子档存入指定文件夹，纸质档装订成册。（三）配套表单模板来访接待申请表来访单位名称来访日期来访人职务及姓名人数来访目的初步行程安排特殊需求□无障碍设施□素食□其他：接待部门申请人部门负责人签字综合办公室意见领导审批接待记录表接待日期接待单位名称来访人接待部门陪同人接待负责人联络人司机行程安排1.接站时间地点：2.座谈时间地点：3.参观地点及内容：4.用餐时间地点：5.送站时间地点：来访人员意见陪同人员签字记录人（四）关键执行要点接待标准需符合单位规定，不得超标准安排（如住宿、用餐、礼品）。对上级领导或重要客户，需提前对接其秘书或助理，确认行程细节。注意保密纪律，不得随意泄露来访单位未公开的信息或单位内部敏感内容。六、差旅申请与报销流程（一）适用工作情境适用于公司员工因公出差（如参加会议、业务洽谈、项目调研、培训学习等）的申请审批、行程安排、费用报销等管理工作。（二）详细执行步骤差旅申请员工出差前填写《差旅申请单》，注明：出差人姓名、部门、出差事由、出差时间（含往返日期）、地点、行程安排（往返交通方式、住宿地点）、预计费用（交通、住宿、伙食补助、其他），部门负责人审核签字后提交综合办公室。审批与协调综合办公室审核出差必要性及行程合理性：同城出差（如市区内会议）：原则上优先选择公共交通，确需用车的需说明理由；异地出差：审核交通方式（如高铁优先于飞机，经济舱优先于商务舱）、住宿标准（按单位规定地区标准执行）。审核通过后，按权限报领导审批（部门负责人出差需报分管领导，分管领导出差需报主要领导）。行程准备审批通过后，员工凭《差旅申请单》预订交通票（优先选择单位合作供应商）及住宿（需选择协议酒店，提前告知出差事由获取协议价）；综合办公室协助协调车辆（如需）。涉外出差（如出国/出境）的，需提前办理护照、签证，提交《涉外出差审批表》，报主要领导审批。差旅执行出差期间，员工需遵守单位纪律及当地规定，保持通讯畅通，每日向部门负责人汇报工作进展；住宿需选择正规酒店，索取增值税发票（发票抬头为单位全称，税号准确）；交通、餐饮等费用需保留原始票据（如车票、发票、小票）。费用报销出差返回后3个工作日内，员工整理《差旅费用报销单》，附《差旅申请单》、原始票据（按交通、住宿、伙食补助、其他费用分类粘贴）、行程单（如机票行程单、火车票信息），部门负责人审核签字后提交综合办公室。综合办公室审核票据真实性、合规性（如发票抬头、日期、金额与行程是否一致），审核通过后报财务部门复核；财务部门复核无误后，按单位财务制度安排报销。资料归档报销完成后，综合办公室将《