企业行政操作标准化手册

企业行政日常操作标准化手册前言为规范企业行政日常管理流程，提升工作效率，保证各项操作标准化、规范化，特制定本手册。本手册涵盖办公用品管理、会议室预订、固定资产管理、访客接待、文件流转、快递收发六大高频行政场景，明确各环节操作要求及责任分工，为企业行政工作提供统一指引。一、办公用品管理（一）适用范围适用于企业各部门及员工办公耗材（如纸张、笔、文件夹等）、办公设备的申领、采购、发放及库存管理。（二）操作流程1.申领与审批步骤1：员工根据工作需求，填写《办公用品申领单》（详见表1），注明申领物品名称、规格、数量、用途及申领日期。步骤2：部门负责人对申领合理性进行审核，确认后签字。步骤3：将审批通过的《办公用品申领单》提交至行政部*专员处。2.采购与入库步骤1：行政部专员每月25日前汇总各部门申领需求，编制《办公用品采购计划》，报行政部经理审批。步骤2：审批通过后，按企业采购流程对接合格供应商进行采购（优先选择定点供应商，保证价格与质量）。步骤3：物品到货后，行政部*专员与采购员共同核对物品名称、规格、数量及质量，确认无误后办理入库，填写《办公用品入库登记表》（详见表2），更新库存信息。3.发放与登记步骤1：员工凭审批通过的《办公用品申领单》至行政部领取物品。步骤2：行政部*专员核对申领单与库存，确认无误后发放物品，要求员工在《办公用品发放登记表》（详见表3）上签字确认（需注明领取人、领取日期、物品及数量）。步骤3：发放后及时更新库存台账，保证账实相符。4.库存管理步骤1：行政部每月末进行一次全面盘点，核对库存台账与实际库存，编制《月度库存盘点表》。步骤2：对盘点中出现的盘盈、盘亏情况，需分析原因并形成书面报告，报行政部*经理审批后处理。步骤3：设置库存预警线（如某物品库存低于最低用量时自动提醒），及时补充常用物品，避免断供。（三）表单模板表1：办公用品申领单申领部门申领人申领日期物品名称规格数量审批意见部门负责人签字：日期：行政部意见经办人签字：日期：表2：办公用品入库登记表入库日期物品名称规格数量供应商入库人备注表3：办公用品发放登记表发放日期物品名称规格数量领取部门领取人发放人（四）关键提示申领物品需与工作相关，禁止申领私人用品；采购需严格遵守企业采购制度，优先选择性价比高的供应商；定期盘点库存，保证账实相符，避免积压或短缺；大件办公设备（如打印机、扫描仪）申领需额外提交《设备使用需求说明》，经行政部及分管领导审批。二、会议室预订管理（一）适用范围适用于企业内部各类会议（部门例会、项目研讨会、客户接待会等）的场地预订及使用管理。（二）操作流程1.预订申请步骤1：会议发起人至少提前2个工作日通过企业OA系统或线下填写《会议室预订申请表》（详见表4），注明会议主题、时间、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、白板）及特殊需求。步骤2：若为跨部门会议，需提前协调各部门参会人员时间，保证会议可行性。2.审核与确认步骤1：行政部*专员收到申请后，1个工作日内核对会议室空闲情况及设备资源。步骤2：若会议室空闲，确认预订并反馈给会议发起人；若冲突，建议调整时间或更换会议室。步骤3：会议发起人确认后，行政部在OA系统更新会议室使用状态，并提前1天发送会议提醒至参会人。3.使用与维护步骤1：会议发起人提前30分钟到达会议室，检查设备是否正常运行，确认无误后组织会议。步骤2：会议期间，参会人员需保持会议室安静，爱护设备，禁止吸烟、饮食（特殊情况需提前申请）。步骤3：会议结束后，会议发起人负责清理会场（如整理桌椅、关闭设备、带走个人物品），并在《会议室使用登记表》（详见表5）上签字确认。4.设备管理步骤1：行政部每周一对会议室设备进行全面检查，保证设备正常可用。步骤2：设备出现故障时，及时联系维修并记录，同时启用备用设备（如有），避免影响会议使用。（三）表单模板表4：会议室预订申请表预订部门预订人联系方式预订日期会议主题会议时间开始时间：结束时间：参会人数所需设备□投影仪□麦克风□白板□其他：特殊需求审批意见行政部签字：日期：确认反馈预订人签字：日期：表5：会议室使用登记表使用日期使用部门会议主题开始时间结束时间使用人设备检查情况会场清理情况（四）关键提示会议室预订遵循“先到先得”原则，紧急会议可申请临时协调；预订后需按时使用，若需取消或变更，至少提前1个工作日通知行政部；严禁私自占用会议室或更改会议室设备配置；重要会议（如客户接待、董事会）需提前3天预订，并由行政部专人协助布置会场。三、固定资产管理（一）适用范围适用于企业办公设备（电脑、打印机等）、家具（办公桌、椅子等）、电子设备（手机、平板等）的采购、领用、调拨、盘点及报废管理。（二）操作流程1.采购与入库步骤1：部门因工作需要新增固定资产时，填写《固定资产采购申请表》（详见表6），注明物品名称、规格、数量、预估金额及用途，报部门负责人及行政部审核。步骤2：审批通过后，由行政部按采购流程执行采购，到货后核对实物与采购信息，确认无误后填写《固定资产入库单》（详见表7），建立固定资产台账（包含编号、名称、规格、型号、采购日期、使用部门、责任人等信息）。2.领用与登记步骤1：员工领用固定资产时，需提交《固定资产领用申请表》，经部门负责人审批后至行政部办理领用手续。步骤2：行政部核对领用信息，发放物品并更新台账，要求领用人在《固定资产领用登记表》（详见表8）上签字，明确责任人及保管责任。3.调拨与移交步骤1：因岗位变动或工作需要需调拨固定资产时，由调入部门填写《固定资产调拨申请表》，经原使用部门、调入部门及行政部审批。步骤2：调拨时，行政部组织双方核对资产状态，确认无误后在台账中更新使用部门及责任人信息，双方签字确认。4.盘点与报废步骤1：行政部每半年组织一次全面盘点，核对台账与实物，编制《固定资产盘点表》，对盘盈、盘亏情况说明原因并处理。步骤2：固定资产达到使用年限或损坏无法修复时，由责任人填写《固定资产报废申请表》，经行政部鉴定、审批后按流程处置（如变卖、回收），处置后更新台账。（三）表单模板表6：固定资产采购申请表申请部门申请人申请日期物品名称规格数量审批意见部门负责人：行政部：表7：固定资产入库单入库日期物品名称规格数量采购金额供应商资产编号验收人入库人表8：固定资产领用登记表领用日期资产编号物品名称规格领用部门领用人保管责任人（四）关键提示固定资产需粘贴资产标签，编号与台账一致，便于管理；员工离职或调岗时，需办理固定资产交接手续，确认无损坏后移交行政部；严禁私自拆卸、外借或处置固定资产，违者按企业规定处理；高价值资产（如服务器、专业设备）需定期维护，延长使用寿命。四、访客接待管理（一）适用范围适用于外部访客（客户、合作伙伴、应聘者等）到访的预约、接待、引导及离开管理。（二）操作流程1.预约与登记步骤1：被访部门提前1天通过OA系统或联系行政部*专员登记访客信息，包括访客姓名、单位、事由、到访时间、人数及联系方式。步骤2：行政部*专员核对访客信息，确认接待事宜（如是否需准备会议室、茶水、资料等），并反馈给被访部门。2.接待准备步骤1：访客到访前30分钟，行政部*专员确认会议室空闲情况，调试设备（如投影仪、空调），准备茶水、纸巾等物品。步骤2：被访部门提前10分钟到达接待区域，准备相关资料。3.迎接与引导步骤1：访客到访时，行政部前台*助理主动上前问候（“您好，欢迎来到公司，请问您找哪位？”），核对访客信息（与预约信息一致后）。步骤2：引导访客至接待区或会议室，若访客需等待，提供茶水、杂志等，并及时通知被访人。4.会面与送客步骤1：被访人到达后，前台助理引导双方见面，介绍双方身份（如“这位是我们市场部经理，这位是公司的*总”）。步骤2：会议期间，前台*助理保持关注，若需协助（如加茶水、设备调试）及时提供。步骤3：访客离开时，被访人或行政部人员送至公司门口，礼貌道别（“感谢您的到访，慢走”）。5.记录与反馈步骤1：行政部*专员在《访客登记表》（详见表9）中记录访客信息、到访时间、离开时间及接待事由。步骤2：重要访客（如大客户、领导）接待后，被访部门需在2个工作日内向行政部反馈接待情况，便于后续跟进。（三）表单模板表9：访客登记表到访日期访客姓名单位事由到访时间离开时间接待部门接待人前台登记人（四）关键提示访客需凭有效证件（证件号码、驾驶证等）登记，信息不全或可疑时拒绝入内；接待过程中需注意言行举止，维护企业形象，严禁泄露企业机密；应聘者到访时，行政部需引导至HR面试区域，避免干扰正常办公；周末或节假日访客需提前1天预约，由值班人员或被访部门专人接待。五、文件流转管理（一）适用范围适用于企业内部文件（通知、报告、制度等）、外部文件（函件、合同等）的收发、传阅、审批及归档管理。（二）操作流程1.收文管理步骤1：外部文件到访后，行政部前台*助理拆封，核对文件名称、份数、发文单位，填写《文件收文登记表》（详见表10），注明收文日期、分类（如“重要文件”“一般函件”）。步骤2：文件登记后，当日按类别分送至相关部门或领导，紧急文件需标注“特急”并优先处理。2.发文管理步骤1：部门需发文时，由拟稿人填写《发文稿纸》（详见表11），注明文件标题、主送单位、抄送单位、密级及拟稿人、部门负责人签字。步骤2：文件经相关部门会签（如财务部需会签涉及财务的内容）、分管领导审批后，交行政部*核稿人审核格式、文字规范。步骤3：审核通过后，行政部按企业公文格式排版、编号、印刷，加盖企业公章，填写《文件发文登记表》（详见表12），分送至相关单位或部门。3.传阅与归档步骤1：需传阅的文件，由行政部*专员按传阅顺序（先领导后部门，先急后缓）送至传阅人，传阅人在《文件传阅单》（详见表13）上签字并注明传阅日期。步骤2：传阅完毕后，文件返回行政部，定期（每月末）分类整理（按年度、文号、类别），编制《文件归档目录》，移交至档案室存档。步骤3：涉密文件需单独存放，传阅过程严格登记，禁止带出办公区域，使用后及时归还。（三）表单模板表10：文件收文登记表收文日期文件名称发文单位份数密级分类经办人分送情况表11：发文稿纸标题主送单位：抄送单位：密级：□秘密□机密□公开拟稿人部门负责人：分管领导：会签意见财务部：行政部：表12：文件发文登记表发文日期文件编号文件名称主送单位份数经办人签收人表13：文件传阅单文件名称文件编号传阅部门/人传阅日期签字（四）关键提示收文需当日登记并分送，杜绝积压；发文需严格审批流程，保证内容准确、格式规范；传阅文件需控制范围，无关人员不得传阅，涉密文件需遵守保密规定；归档文件需保持完整、清洁，电子文件需定期备份，便于查阅；超过保存期限的文件，需经审批后按规定销毁，销毁时需有记录并签字确认。六、快递收发管理（一）适用范围适用于企业及员工寄件、收件的登记、对接、跟踪及费用管理。（二）操作流程1.收件管理步骤1：快递员到访后，行政部前台*助理核对快递单号、收件人信息（姓名、部门、联系方式），填写《快递收件登记表》（详见表14），注明收件日期、快递公司、件数。步骤1：收件登记后，前台*助理通过企业OA系统或电话通知收件人领取，收件人需在登记表上签字确认（注明领取日期）。步骤3：若为代收员工个人快递，需提前征得员工同意，代收后及时通知，员工领取时登记签字。2.寄件管理步骤1：部门或员工需寄件时，填写《寄件申请单》（详见表15），注明寄件人信息、收件人信息、物品名称、重量、快递公司（默认企业合作快递，特殊需求需注明）。步骤2：寄件人将《寄件申请单》及物品交至行政部，前台*核对信息无误后联系快递员取件，填写《快递寄件登记表》（详见表16），记录寄件日期、运费（寄件人签字确认）。步骤3：行政部每月汇总寄件费用，按部门分摊后报财务部结算，个人寄件费用需自行支付。3.问题件处理步骤1：若出现快递丢失、损坏或延误，寄件人需及时告知行政部，行政部联系快递公司查询并协助处理（如索赔、补发）。步骤2：处理结果需记录在《快递问题处理记录表》（详见表17）中，并反馈给寄件人。（三）表单模板表14：快递收件登记表收件日期快递单号快递公司收件人部门联系方式通知时间领取日期领取签字表15：寄件申请单寄件日期寄件人部门联系方式收件人地址联系方式物品名称审批意见部门