审核及自我评估流程标准指南

内部审核及自我评估流程标准指南一、适用范围与触发情形本指南适用于各类组织（包括企业、事业单位、社会团体等）的内部审核及自我评估管理工作，旨在规范审核流程、提升评估质量、推动持续改进。（一）适用组织类型企业单位：涵盖生产制造、服务、科技、商贸等各类行业，适用于质量、环境、职业健康安全等多体系管理。事业单位：适用于学校、医院、科研院所等公共服务机构的内部管理合规性与效能评估。社会团体：适用于行业协会、基金会等非营利组织的运营规范性与目标达成度审核。（二）触发情形常规周期审核：按年度/半年度计划开展的系统性审核，如每年第四季度完成全年管理体系的全面评估。专项问题审核：针对特定环节（如采购流程、数据安全、客户投诉处理）出现的异常问题触发的不符合项整改验证。外部认证/评审前准备：为迎接ISO9001、ISO14001等第三方认证或上级单位检查，组织的预审核与自我评估。组织架构或业务调整后：因部门重组、流程优化、战略目标变更等，需对现有管理体系的适用性重新评估。二、核心操作步骤详解内部审核及自我评估遵循“策划-实施-报告-改进”的闭环管理流程，具体步骤（一）阶段一：审核策划与准备目标：明确审核范围、资源需求及实施路径，保证审核活动有序开展。成立审核小组由管理者代表或指定负责人组建审核小组，成员需具备独立性（不得审核自身直接负责的工作领域）及专业能力（如熟悉质量/环境管理体系、具备审核经验）。明确组长职责：统筹审核计划、协调资源、主持首次/末次会议；组员职责：依据检查表实施审核、收集证据、记录发觉。示例：审核组长为质量管理部经理，组员包括生产车间主任、采购部专员、行政部专员。确定审核范围与准则范围：明确审核的业务单元、部门、流程或区域（如“2024年第二季度生产车间质量管理体系审核”）。准则：依据法律法规、组织内部制度（如《质量管理手册》《程序文件》）、行业标准（如GB/T19001）、客户要求等制定审核依据。制定审核计划内容包括：审核目的、范围、时间安排（具体到日期、时段）、审核组成员、受审核部门/人员、审核方式（文件查阅、现场观察、访谈等）、首次/末次会议安排。提前至少5个工作日将计划发送至受审核部门，确认无异议后执行。准备审核工作文件检查表：依据审核准则细化审核项目、内容、方法及抽样规则，保证审核覆盖核心条款（如“生产过程质量控制”需检查工艺文件执行记录、首件检验报告、不合格品处理记录等）。记录表单：包括《审核检查记录表》《不符合项报告》《会议签到表》等，保证审核过程可追溯。（二）阶段二：审核实施与证据收集目标：通过客观方法收集审核证据，识别符合性与不符合项，保证审核结果真实有效。首次会议参与人员：审核小组全体成员、受审核部门负责人及相关接口人员。内容：重申审核目的、范围、计划及准则；说明审核流程、沟通方式（如每日17:00召开小组会沟通当日进展）；确认受审核部门需配合的事项（如提供文件、安排访谈人员）。现场审核与证据收集审核方法：文件查阅：抽查制度文件、记录表单（如培训记录、设备维护记录、客户反馈处理单），确认其完整性、准确性和时效性。现场观察：到作业现场查看实际操作是否符合规定（如生产人员是否按工艺参数操作、仓库物料存储是否标识清晰）。访谈沟通：与部门负责人、岗位员工进行半结构化访谈（如“请描述一次不合格品处理的完整流程”“如何保证新员工掌握岗位操作技能”），记录访谈要点并请被访谈人确认。证据要求：证据需客观、可追溯（如记录编号、照片、视频需标注时间/地点）、充分（同一审核发觉需至少2项证据支撑）。审核组内部沟通每日审核结束后召开小组会，汇总当日审核发觉，讨论证据充分性，识别潜在不符合项，调整次日审核重点。（三）阶段三：审核报告与不符合项管理目标：输出审核结果，明确不符合项及改进要求，推动问题整改。汇总审核发觉审核组长组织组员梳理审核证据，区分“符合项”（满足审核准则的要求）和“不符合项”（未满足要求），对不符合项按严重程度分级：严重不符合：系统性失效或可能导致严重后果（如关键质量控制点未执行、安全防护设施缺失）。一般不符合：偶发性问题或局部缺陷（如个别记录填写不规范、文件未及时更新）。编制审核报告内容包括：审核基本信息（目的、范围、时间、组成员）、审核过程概述、审核准则与范围符合性结论、不符合项清单（问题描述、条款依据、严重程度）、审核结论（总体评价、改进建议）、报告分发范围（管理者代表、最高管理者、受审核部门负责人）。报告需经审核组长签字确认，并在审核结束后3个工作日内提交。不符合项整改与验证整改要求：向受审核部门发送《不符合项报告》，明确问题描述、原因分析要求（如从“人、机、料、法、环、测”维度分析）、整改措施、完成时限（一般不超过15个工作日）。整改实施：受审核部门制定整改计划，明确责任人和完成节点，执行纠正措施（如修订制度、培训员工、设备维修）。整改验证：审核组通过查阅记录、现场检查等方式验证整改效果，确认不符合项已关闭后，在《不符合项报告》中记录验证结果并签字。（四）阶段四：自我评估与持续改进目标：通过系统性评估，总结管理优势，识别改进机会，推动管理体系优化。开展自我评估受审核部门结合审核报告及日常运行数据，从“目标达成率”“流程效率”“问题整改率”“员工满意度”等维度进行自我打分（可采用1-5分制，5分为最优）。对照行业标杆或最佳实践，识别管理短板（如“生产计划达成率较行业标杆低15%”“文件审批周期平均3天，目标为1天”）。制定改进计划针对自我评估发觉的问题，制定《持续改进计划》，明确改进目标、措施、责任部门/人、完成时限及资源需求（如“目标：将文件审批周期压缩至1天内；措施：引入电子签批系统，责任部门：行政部，完成时限：2024年9月30日”）。跟踪改进效果管理者代表定期（如每季度）检查改进计划执行情况，通过数据对比（如改进前后的效率指标、不合格率变化）验证改进有效性，必要时调整改进措施。将改进成果纳入管理体系文件（如更新《程序文件》），形成标准化流程，实现长效改进。三、配套工具模板清单（一）审核计划表序号审核项目审核依据审核时间审核人员受审核部门/人员审核方式1质量记录完整性《质量管理手册》第5.2章2024-06-1009:00-11:00*专员生产车间抽查2024年1-5月生产记录2设备维护规范性《设备管理程序》第3.4节2024-06-1014:00-16:00*主任设备部现场检查+记录查阅（二）审核检查记录表审核项目：生产过程质量控制审核日期：2024-06-10审核员：*专员序号审核内容审核方法1首件检验是否执行查阅首件检验报告2不合格品标识与隔离现场观察仓库（三）不符合项报告不符合项编号：NC-2024-06-01部门：生产车间日期：2024-06-10问题描述仓库内2件检验不合格的半成品（编号：B20240602-03）未放置在指定“不合格品隔离区”，与待检品混放，存在误用风险。审核依据《质量管理手册》第6.3.2条“不合格品应隔离存放，明确标识”。严重程度一般不符合（偶发性问题，未造成实际后果）原因分析员工*工未按《仓库管理作业指导书》要求分区存放，现场监督未及时发觉。纠正措施1.即日将不合格品移至隔离区；2.对*工进行再培训，考核合格后上岗。责任人仓库主管*经理完成时限：2024-06-15验证结果6月15日检查，不合格品已隔离存放；工培训记录及考核结果符合要求。验证人：专员（四）持续改进计划表改进项目现状描述改进目标改进措施责任部门完成时限资源需求文件审批效率平均审批周期3天压缩至1天内引入电子签批系统，优化审批流程行政部2024-09-30系统采购费用2万元四、关键执行要点提示（一）审核沟通与协作审核前与受审核部门充分沟通，避免“突然袭击”，保证审核活动顺利进行；审核中保持客观中立，避免主观臆断，与被审核人员沟通时注意方式方法，以“帮助改进”为导向。（二）证据与记录管理审核证据需真实、客观，避免“推测性描述”（如“可能存在记录缺失”应改为“抽查10份记录中，3份未填写审批人”）；所有审核记录需妥善保存，保存期限不少于3年，保证可追溯。（三）保密性原则审核过程中获取的敏感信息（如未公开的技术数据、员工个人信息）需严格保密，不得用于审核以外的用途，审核组成员需签署《保密承诺书》。（四）时效性要求审核计划需提前5个工作日通知受审核部门；审核报告需在审核结束后3个工作日内提交；不符合项整改需在