企业采购申请审批流程电子化系统操作指南

企业采购申请审批流程电子化系统操作指南一、适用范围与业务场景本指南适用于企业内部各部门及员工在日常工作中因业务需要发起采购申请的场景，包括但不限于：办公用品采购（如文具、耗材等）固定资产采购（如电脑、设备等）服务类采购（如咨询、维修、培训等）生产类物料采购（如原材料、零部件等）适用于企业已上线采购审批电子化系统的操作，旨在规范采购申请流程、提高审批效率、保证采购合规性。二、系统操作步骤详解（一）登录系统入口访问：打开企业内部办公系统首页，“采购管理”模块，进入采购审批子系统。账号登录：使用企业统一分配的工号（或员工编号）及密码登录系统，首次登录需修改初始密码（密码需包含字母、数字及特殊字符，长度不少于8位）。身份验证：若开启双因素认证，需输入手机验证码（验证码发送至员工在系统中预留的手机号）。（二）新建采购申请发起申请：登录系统后，在“采购申请”菜单栏“新建申请”，进入申请表单填写页面。选择申请类型：根据采购内容选择对应的申请类型（如“办公用品采购”“固定资产采购”“服务类采购”等），系统自动匹配对应的表单字段及审批流程。（三）填写申请信息1.基础信息申请部门：系统自动关联员工所在部门，无需手动填写。申请人：系统自动显示登录员工姓名及工号，不可修改。申请日期：系统自动当前日期，支持手动调整（仅限申请当日有效）。紧急程度：根据采购需求选择“普通”“紧急”“特急”，紧急程度影响审批流程优先级（“特急”申请需部门负责人备注紧急原因）。2.采购项目信息采购项目名称：填写清晰、准确的采购项目名称（如“2024年第三季度办公用A4纸采购”“部门笔记本电脑更换”），避免使用模糊表述（如“买些东西”）。预算金额：填写本次采购的预估总金额（含税），需与财务部门核定的预算一致，若超出预算需在“备注”栏说明超预算原因并附预算调整审批单（扫描件或电子版）。采购用途：详细说明采购物品/服务的具体用途（如“用于日常办公文件打印”“替换部门老化设备”），保证审批人明确采购必要性。3.供应商信息供应商名称：若已确定供应商，填写全称；若暂未确定，填写“待定”，后续需在审批通过后补充供应商信息。供应商联系人及电话：填写供应商对接人姓名及联系方式（格式：联系人：，联系方式：），保证采购部门可顺利对接。4.采购明细品名/服务名称：逐项填写采购物品的具体名称或服务内容（如“A4纸（70g，白色）”“设备维修服务”）。规格型号：物品需注明规格（如“电脑：CPUi5，内存16G，硬盘512G”）；服务需注明服务范围（如“包含3次上门巡检及故障维修”）。单位：填写物品/服务的计量单位（如“箱”“台”“次”）。数量：填写采购数量，需与实际需求一致，避免虚报、瞒报。单价（元）：填写预估单价（含税），若为服务类采购，需注明“单价按合同执行”。总价（元）：系统自动计算“数量×单价”，支持手动修改（仅限预算范围内，修改需备注原因）。5.附件必备附件：根据采购类型对应材料（如办公用品采购需提供《采购需求清单》；固定资产采购需提供《固定资产配置申请表》；服务类采购需提供《服务需求说明书》）。可选附件：如市场询价单（3家及以上供应商报价单）、历史采购合同（参考用）、领导批示扫描件等，支持PDF、Word、Excel格式（单个文件不超过10MB，总附件不超过50MB）。（四）提交审批检查信息：“预览申请”，核对填写内容及附件是否完整、准确，确认无误后“提交”。选择审批人：系统根据申请类型、金额及部门自动匹配审批流程（如普通办公用品采购：部门负责人→采购部→财务部；固定资产采购：部门负责人→采购部→财务部→分管领导→总经理）。若需调整审批人（如分管领导出差），需在“审批人备注”栏说明，并提交系统管理员临时调整（需提供书面审批记录）。提交确认：确认审批流程无误后，“确认提交”，系统申请编号（格式：CG-YYYYMMDD-X，如CG20240520001），申请人可通过“申请进度查询”跟踪审批状态。（五）跟踪审批进度进度查询：在“采购申请”菜单栏“申请进度查询”，可查看当前申请所处的审批节点（如“部门负责人审批中”“采购部已审批”“财务部驳回”）。审批意见查看：若审批人填写审批意见（如“同意”“需补充供应商报价单”“驳回：超预算”），申请人可“查看详情”获取反馈，并根据意见修改申请后重新提交。催办功能：若审批超过规定时限（如部门负责人审批时限为2个工作日），申请人可“催办”，系统自动向审批人发送提醒通知（每日限催办1次，避免过度打扰）。（六）审批通过后操作采购执行：申请审批通过后，采购部根据申请内容开展采购工作，申请人需配合采购部确认供应商信息、交付时间等细节。验收确认：物品/服务交付后，申请人需组织部门验收（固定资产需填写《固定资产验收单》），并在系统中验收报告（扫描件），确认无误后“验收通过”。归档查询：所有采购申请（含审批记录、附件、验收报告）系统自动归档，申请人可通过“历史申请查询”导出电子档案（PDF格式），保存期限不少于5年。三、申请表单模板示例企业采购申请单申请单号CG20240520001申请部门行政部申请人*工号A2024001申请日期2024年5月20日紧急程度普通采购项目名称2024年第三季度办公用A4纸采购预算金额（元）5,000.00采购用途用于各部门日常办公文件打印采购类型办公用品采购供应商名称办公用品有限公司联系人*联系方式*交付地址企业总部1号楼前台采购明细品名/服务名称规格型号单位数量A4纸（70g，白色）80g，A4，500张/包包10附件清单1.《采购需求清单》2.供应商报价单（3家）审批意见部门负责人：_________日期：_________采购部：_________日期：_________财务部：_________日期：_________分管领导：_________日期：_________总经理：_________日期：_________四、操作要点与常见问题（一）操作要点信息准确性：申请单中的项目名称、预算金额、数量等信息需真实、准确，与实际需求一致，避免因信息错误导致审批延误或采购偏差。附件完整性：根据采购类型必备附件（如固定资产采购需《固定资产配置申请表》），附件需清晰、完整，关键信息（如报价单金额、规格）需与申请单一致。审批流程规范性：不得擅自修改系统自动匹配的审批流程，如需调整需提前向部门负责人及系统管理员申请，并提供书面说明。预算控制：申请金额需严格控制在部门预算范围内，超预算申请需提前完成预算调整流程，未通过预算审批的申请不予提交。（二）常见问题处理Q：提交申请后发觉信息填写错误，如何撤回？A：在“申请进度查询”中找到对应申请，若当前节点为“待审批”状态（未进入下一审批环节），“撤回”修改后重新提交；若已进入下一审批环节，需联系当前审批人沟通，说明情况后由审批人“驳回”，修改后重新提交。Q：系统提示“审批人不存在”，如何处理？A：检查审批人工号或姓名是否填写正确，或联系系统管理员确认审批人信息是否已更新（如新员工入职、岗位变动导致审批人调整）。Q：附件失败，如何解决？A：首先检查附件格式是否符合要求（仅支持PDF、Word、Excel），单个文件是否超过10MB；若格式及大小均符合，尝试更换网络环境后重新，或联系系统管理员检查系统存储空间。Q：审批被驳回后，如何重新提交？A：在“申请进度查询”中查看驳回原因，根据审批意见修改申请内容（如补充附件、调整预算、完善采购明细等），修改后“重新提交”，系统将重新启动审批流程（无