数字化建设档案管理合同文本范例

在数字化转型浪潮下，企事业单位对档案管理的数字化需求日益迫切。一份严谨规范的数字化建设档案管理服务合同，是明确甲乙双方权利义务、保障项目顺利实施、规避法律与业务风险的核心工具。本文结合行业实践与合规要求，提供合同文本范例及关键条款解析，供相关主体参考使用。一、合同基本结构与核心模块说明数字化建设档案管理合同通常围绕“服务内容-权利义务-风险分配-争议解决”四大维度展开，核心模块包括：1.合同主体与背景条款合同双方：明确甲方（委托方，如企事业单位、行政机关）与乙方（服务方，如档案数字化服务机构、科技公司）的全称、法定代表人、住所地等信息，确保主体资格清晰。鉴于条款：简述合作背景（如甲方需对存量档案数字化加工、搭建档案管理系统，乙方具备相关技术能力与资质），为合同目的提供事实依据。2.服务内容条款（核心模块）服务内容需精准、可量化、可验证，避免模糊表述。以“档案数字化加工+管理系统建设+运维服务”为例，可细化为：档案数字化加工：明确档案类型（文书、会计、工程等）、数量（以实际清点或甲方提供清单为准）、技术标准（如扫描分辨率≥300dpi、图像格式为PDF/TIFF、OCR识别准确率≥98%）、质检要求（乙方自检+甲方抽检，合格率需达100%）。档案管理系统建设：明确系统功能模块（档案采集、存储、检索、利用、安全管理等）、技术参数（服务器配置、存储容量、响应速度≤2秒/次检索）、开发周期（分阶段交付：需求调研→原型设计→开发测试→上线试运行→终验）。运维服务：约定服务期限（如系统上线后1年免费运维）、响应机制（故障报修后4小时内远程响应，24小时内现场处置）、版本迭代（乙方免费提供小版本更新，重大升级协商收费）。3.服务期限与费用支付服务期限：区分“建设周期”（如数字化加工自合同生效后3个月内完成）与“服务周期”（如系统运维自终验合格后1年），明确起止时间及顺延情形（如甲方延迟提供档案导致工期延误，期限相应顺延）。费用构成：分项列明费用（如数字化加工费按档案页数计价、系统开发费按功能模块打包、运维费按年收取），明确总金额及税费承担（如“本合同金额为含税价，税率为6%”）。支付节点：采用“里程碑式支付”，例：合同生效后5个工作日内，甲方向乙方支付30%预付款；数字化加工完成并通过甲方初验后，支付40%进度款；系统终验合格后，支付25%尾款；运维服务期满且无争议，支付5%质保金。4.双方权利义务甲方义务：提供合法合规的原始档案（确保无涉密或权属纠纷）、必要的场地与设备（如扫描设备、服务器托管环境）、及时的反馈与确认（如需求变更需书面通知并协商费用调整）。乙方义务：遵守《档案法》《数据安全法》等法规，对档案信息严格保密（制定保密制度、与员工签保密协议）；确保服务成果符合行业标准（如《纸质档案数字化规范》DA/T____）；未经甲方书面同意，不得将服务转包/分包。5.保密与知识产权保密条款：明确保密范围（原始档案、数字化成果、甲方业务数据）、保密期限（合同履行期及终止后5年）、违约责任（如乙方泄密需赔偿甲方直接损失及商誉损失）。知识产权归属：约定数字化成果（如扫描件、元数据）、系统源代码的归属（通常甲方享有所有权，乙方保留署名权或使用权需经甲方许可）。6.违约责任与争议解决违约责任：区分“一般违约”（如延迟交付）与“根本违约”（如服务成果严重不合格、泄密），约定违约金计算方式（例：延迟交付每日按未付金额的0.5‰支付违约金；根本违约需退还已收款项并赔偿损失）。争议解决：优先选择“协商→调解→诉讼/仲裁”，仲裁需明确仲裁机构（如“提交XX仲裁委员会仲裁”），诉讼需约定管辖法院（如“甲方住所地人民法院”）。二、合同文本范例（节选核心条款）以下为数字化建设档案管理服务合同的核心条款范例，实际使用需结合项目细节调整：数字化建设档案管理服务合同甲方（委托方）：________________________乙方（服务方）：________________________第一条服务内容与标准1.1乙方为甲方提供以下服务：（1）档案数字化加工：对甲方存量文书档案（共____卷/件）、会计档案（共____册）进行扫描、OCR识别、著录，成果需符合《纸质档案数字化规范》DA/T____，图像清晰、索引准确。（2）档案管理系统开发：搭建具备“采集-存储-检索-利用-安全”功能的管理系统，支持多终端访问，单文件上传速度≤10MB/s，检索响应时间≤2秒。（3）运维服务：系统上线后1年内，乙方提供7×24小时技术支持，每季度出具运维报告，免费修复系统漏洞、优化功能（重大需求变更另行协商）。第二条服务期限2.1数字化加工周期：自甲方提供全部档案之日起____个月内完成。2.2系统开发周期：需求确认后____个月内完成上线试运行，试运行____个月后组织终验。2.3运维服务期限：自系统终验合格之日起1年。第三条费用及支付3.1合同总金额：人民币____元（大写：________________），其中：数字化加工费：____元（按实际加工页数结算，单价____元/页）；系统开发费：____元；运维服务费：____元/年。3.2支付方式：甲方以银行转账方式支付，乙方开具等额增值税专用发票。3.3支付节点：预付款：合同生效后5个工作日内，支付总金额的30%（即____元）；进度款：数字化加工完成并初验合格后，支付总金额的40%（即____元）；尾款：系统终验合格后10个工作日内，支付总金额的25%（即____元）；质保金：运维期满无争议，支付总金额的5%（即____元）。第四条双方权利义务4.1甲方权利义务：（1）有权对服务过程及成果进行监督、验收；（2）应提供合法的原始档案，确保无涉密或权属纠纷；（3）应在乙方提交需求确认书后5个工作日内反馈意见，逾期视为认可。4.2乙方权利义务：（1）有权要求甲方按时提供档案、支付费用；（2）应遵守《档案法》《数据安全法》，对甲方档案及数据严格保密，未经许可不得泄露或用于其他用途；（3）应在服务完成后向甲方移交全部数字化成果、系统文档（含操作手册、源代码）。第五条保密与知识产权5.1保密范围：甲方提供的原始档案、数字化成果、业务数据，乙方知悉的甲方商业秘密。5.2保密期限：合同履行期及终止后5年。5.3知识产权归属：数字化成果、系统源代码的知识产权归甲方所有，乙方享有署名权，未经甲方许可不得向第三方披露或使用。第六条违约责任6.1若乙方延迟交付服务成果，每逾期1日，按未付金额的0.5‰向甲方支付违约金；逾期超过30日，甲方有权解除合同，乙方退还已收款项并赔偿损失。6.2若乙方服务成果不符合约定标准，应无偿返工至合格；返工后仍不合格，甲方有权扣除相应费用并要求赔偿损失。6.3若甲方延迟支付费用，每逾期1日，按应付金额的0.5‰向乙方支付违约金；逾期超过30日，乙方有权暂停服务，直至费用结清。第七条争议解决本合同履行过程中发生争议，双方应协商解决；协商不成的，提交甲方住所地有管辖权的人民法院诉讼解决。第八条其他条款8.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，一式肆份，双方各执贰份，具有同等法律效力。8.2本合同未尽事宜，双方可签订补充协议，补充协议与本合同具有同等效力。三、签订合同的核心注意事项1.合规性审查：乙方需具备《档案数字化加工服务资质》《信息系统集成资质》等，服务过程需符合《档案法》《数据安全法》《个人信息保护法》，避免处理涉密档案或违规采集个人信息。2.技术标准明确化：将行业标准（如DA/T____）、企业内控标准写入合同，明确验收指标（如OCR准确率、系统响应速度），避免“符合行业惯例”等模糊表述。3.验收流程规范化：约定初验、试运行、终验的时间节点、参与人员、验收标准，留存验收报告（需双方签字确认），作为付款与责任认定的依据。4.风险防控细节：针对档案损毁、数据丢失、泄密等风险，约定乙方的赔偿责任（如“因乙方原因导致档案损毁，按档案价值