招投标弃标说明书范文及写作要点

招投标弃标说明书范文及写作要点在招投标活动中，因客观条件变化或策略调整需放弃投标时，一份规范严谨的弃标说明书既是对招标方的尊重与合规反馈，也是维护企业商业信誉的重要文书。本文结合实务经验，系统解析弃标说明书的写作逻辑、核心要点及示范文本，助力企业妥善处理弃标事宜。一、弃标说明书的核心写作逻辑弃标行为需兼顾合规性与商业礼仪：一方面需清晰说明弃标缘由（如不可抗力、资质条件不符、成本测算偏差等），确保符合《招标投标法》及招标文件约定；另一方面需通过文书传递企业的责任态度，避免因弃标引发的合作信任危机。二、写作要点：结构与内容的双重把控（一）文书结构框架弃标说明书需遵循“标题+称谓+正文+结尾+落款”的经典格式，各部分功能明确：标题：需体现“弃标”核心意图，如《关于[项目名称]投标的弃标说明书》；称谓：顶格写明招标方（或代理机构）全称，体现文书的针对性；正文：分三层展开——1.弃标缘由：客观陈述不可控或合规性原因（如“因我司核心资质证书到期换证流程延误，暂无法满足招标文件‘资质有效期≥6个月’的要求”），避免主观推诿；2.致歉与态度：表达对招标方工作安排的理解，如“对此次弃标给贵方招标流程带来的不便深表歉意，我方将全力配合后续澄清工作”；3.后续配合：明确退还投标文件、注销保证金（如涉及）等操作，体现企业的履约意识；结尾：常用“特此说明”或“顺祝商祺”等礼貌用语；落款：需加盖企业公章，注明日期及联系人信息（电话、邮箱即可，避免敏感信息）。（二）内容撰写的“避坑”指南1.缘由表述：客观真实，忌模糊推诿弃标原因需与企业实际情况匹配，且符合法律或行业规范。例如：合规性原因：资质/业绩不符、联合体成员退出、政策变动导致投标方案失效；经营性原因：成本超预算、核心技术团队突发变动、业主需求重大调整（需附初步沟通记录）；不可抗力：自然灾害、关键设备故障等（需保留佐证材料）。错误示例：“因我司内部管理混乱放弃投标”（暴露管理短板）；正确表述：“因我司承接的同类项目突发重大变更，核心团队需全员驻场，无法按招标文件要求响应服务周期”。2.语言风格：正式简洁，忌歧义模糊避免口语化表述（如“我们搞不定了”），需用商务文书的严谨措辞。例如：错误：“我们可能不参加了，你们看着办吧”；正确：“经慎重研究，我司决定放弃本次投标，相关投标文件将按贵方要求于[日期]前退还至指定地址”。3.风险规避：提前沟通，留痕存档弃标前需与招标方或代理机构口头沟通，说明核心原因（避免文书内容与沟通口径矛盾）；文书发出后需保留邮寄凭证或邮件回执，作为履约证据。三、弃标说明书范文示例（工程类项目）标题：关于“XX市智慧园区基础设施建设项目”的弃标说明书称谓：XX市公共资源交易中心（或招标代理机构：XX工程咨询有限公司）：正文：我司（XX建设集团有限公司）于[投标截止日前]获取“XX市智慧园区基础设施建设项目”（项目编号：XXX）的招标文件后，组织团队开展了投标筹备工作。现因以下原因，经公司管理层研究决定，自愿放弃本次投标：1.弃标缘由：我司拟投入本项目的核心施工设备（型号：XXX）因厂家突发生产事故，需返厂检修，预计修复周期为[X]个月，无法满足招标文件“设备到场时间≤15天”的要求。经内部评估，临时调配其他设备将导致成本超支30%以上，不符合项目投标性价比要求。2.致歉与配合：对此次弃标给贵方招标工作带来的不便，我司深表歉意。我方承诺：于[日期]前将投标文件（含电子档、纸质版）按贵方要求退还至指定地址；若需澄清弃标原因，我司将安排项目经理（张XX，电话：XXX-XXXXXXX）配合沟通。结尾：特此说明，望贵方谅解。顺祝贵方招标工作顺利推进！落款：XX建设集团有限公司（公章）日期：202X年X月X日四、实务注意事项1.时效要求：弃标说明书需在投标截止时间前送达招标方，避免因逾期导致保证金被没收或信誉惩戒；2.保证金处理：若招标文件约定“弃标需书面申请退还保证金”，需在文书中明确申请事项（如“恳请贵方按招标文件约定退还我司投标保证金，账户信息见附件”）；3.行业特殊性：政府采购、国际招标等项目的弃标文书需额外遵循《政府采购法》或国际招标规则（如世行项目需说明