合同履约催告函发出流程与范文

合同履约催告函发出流程与范文合同履约催告函是合同相对方未按约定履行义务时，守约方以书面形式督促其履约的重要法律文书，兼具事实确认、权利主张与风险防范的作用。以下从流程规范与文书范例两方面，为实务操作提供专业指引。一、合同履约催告函发出流程（一）履约事实梳理：锚定违约核心催告函的效力建立在事实清晰的基础上。需从三方面梳理：合同义务解构：逐条款核对双方权利义务，明确对方应履行的义务类型（如付款、交货、服务提供）、时间节点、质量标准等核心要素。己方履约验证：整理己方已履行义务的证据（如付款凭证、交付单据、沟通记录），以证明己方无违约行为，强化催告的正当性。对方违约具象化：通过合同条款与己方履约证据，对比对方实际行为（如逾期付款天数、货物瑕疵描述、服务未达标的具体表现），用“时间+行为+后果”的逻辑呈现违约事实（例如：“贵方应于2023年X月X日前支付第三期服务费合计XX元，但截至本函发出日，我方仅收到前两期款项，贵方逾期付款已达X日，导致我方后续服务无法推进”）。（二）催告依据确认：法律与合同双支撑催告需同时具备法律依据与合同依据：法律层面：依据《民法典》第五百七十七条（违约责任）、第五百七十九条（金钱债务履行）、第五百八十条（非金钱债务履行）等条款，明确对方违约的法律后果。合同层面：援引合同中关于“履约期限”“违约处理”“催告程序”的约定（例如：“根据《XX服务合同》第X条约定，贵方逾期付款超过X日，我方有权催告并要求支付违约金”）。（三）催告函撰写：逻辑清晰，措辞精准催告函的结构需兼顾“事实陈述—权利主张—后果提示”的递进逻辑，语言正式但避免激化矛盾：1.首部标题：简明扼要，如《关于[合同名称]履约催告函》。称谓：写明对方全称（公司需注明法定代表人/经办人，个人需注明姓名及身份），确保送达对象准确。2.正文合同背景：简述合同签订时间、编号、主要标的（如“2023年X月X日，我方与贵方签订《XX买卖合同》（合同编号：XXX），约定贵方于X月X日前向我方交付XX货物”）。违约事实：结合梳理的事实，客观陈述对方违约行为（时间、行为、与合同约定的偏差），避免主观评价。催告要求：明确履约内容、期限、方式（如“请贵方于本函发出之日起X日内，向我方支付剩余货款XX元至以下账户：开户行XXX，账号XXX；或于X月X日前完成货物交付，质量需符合合同第X条约定”）。后果提示：温和提示违约后果（如“若贵方未在指定期限内履约，我方将依据合同约定及法律规定，采取解除合同、追究违约责任等措施，届时贵方需承担由此产生的全部损失（包括但不限于违约金、律师费、诉讼费等）”）。3.尾部联系方式：提供己方联系人、电话、邮箱、地址（便于对方反馈）。落款：加盖公章（公司）或签字（个人），注明发函日期。（四）审核与确认：降低法律风险内部审核：函件需经法务或合规部门审核，确保事实表述准确、法律依据适用正确、催告要求合法合规。信息核实：再次核对对方名称、地址、联系人信息（可通过合同、工商信息、过往沟通记录确认），避免因送达对象错误导致函件失效。（五）送达方式选择：确保“有效送达”选择送达方式需兼顾“可证明性”与“对方可接收性”：书面邮寄：优先选择EMS（邮政特快专递）或挂号信，邮寄单上注明“《XX合同履约催告函》”，留存邮寄底单（扫描或拍照），并要求邮政提供妥投回执（证明对方已签收）。电子邮件：发送至合同约定或对方公开的工作邮箱，邮件主题注明“履约催告函”，正文附函件扫描件，发送后要求对方邮件确认；若对方未回复，可通过邮件系统的“已读回执”或后续电话沟通确认是否接收。当面送达：若对方地址明确且便于当面沟通，可携带函件原件（一式两份），要求对方签收；若对方拒绝签收，可邀请无利害关系的第三方（如社区工作人员、律师）见证，留存现场照片、视频及见证说明。（六）证据留存：为后续维权铺路催告函发出后，需妥善留存以下证据：函件原件、扫描件及邮寄底单（含妥投回执）；电子邮件发送记录、对方回复（若有）；当面送达的见证材料、签收记录；催告前后与对方的沟通记录（如短信、微信、通话录音，需注意录音合法性）。二、合同履约催告函范文（以买卖合同逾期交货为例）标题：关于《XX设备买卖合同》履约催告函致：XX有限公司（法定代表人：XXX）贵我双方于2023年X月X日签订《XX设备买卖合同》（合同编号：XXX），约定贵方应于2023年X月X日前向我方交付型号为XX的设备壹台（技术标准见合同附件一），我方已按合同约定于2023年X月X日支付预付款XX元（付款凭证号：XXX）。截至本函发出之日，贵方尚未向我方交付约定设备，且未就延期交付事宜向我方书面说明原因。根据《民法典》第五百七十七条及合同第X条约定，贵方的行为已构成违约，严重影响我方项目进度。现正式催告贵方：请于本函发出之日起5日内，向我方交付符合合同约定的设备；若因客观原因无法按期交付，请于3日内向我方提交书面说明及新的交付计划，双方协商解决方案。若贵方未在上述期限内履约或未提出合理解决方案，我方将依据合同约定及法律规定，行使合同解除权并追究贵方违约责任（包括但不限于要求返还预付款、支付违约金、赔偿损失等）。我方联系方式：联系人：XXX电话：XXX-XXXXXXX地址：XX市XX区XX路XX号特此函告。XX科技有限公司（盖章）2023年X月X日三、实务注意要点1.时效性：催告函应在对方违约事实清晰、己方履约无瑕疵时及时发出，避免因拖延导致证据灭失或权利失效。2.个性化调整：范文需结合具体合同类型（如服务合同、租赁合同、劳动合同）、违约情形（逾期付款、质量瑕疵、服务不达标）进行调整，确保事实与法律依据匹配。3.沟通前置：催告前可尝试与对方口头沟通，了解违约原因（如资金周转、生