固定资产盘点与管理制度执行手册

固定资产盘点与管理制度执行手册一、总则为规范公司固定资产管理，保证资产安全、完整，账实相符，提高资产使用效益，根据《企业会计准则》及公司《固定资产管理办法》，特制定本执行手册。本手册旨在明确固定资产盘点的操作流程、责任分工及管理要求，为各部门提供标准化指引。二、应用范围本手册适用于公司及所属各部门、分支机构的固定资产盘点工作，具体包括以下场景：定期全面盘点：每年年度终了前一个月，对公司所有固定资产进行全面清查；专项重点盘点：针对特定部门、特定类别或价值较高的资产，根据管理需要进行不定期抽查；新增资产盘点：固定资产入库或投入使用前，完成数量、规格及状态的核对；报废处置盘点：资产申请报废时，核实资产现状、使用年限及残值情况；人员交接盘点：资产管理责任人岗位变动时，办理资产交接手续并共同盘点确认。三、职责分工资产管理部门（如行政部/综合管理部）：负责制定盘点计划，组织协调各部门盘点工作；建立和维护固定资产台账，核对账面数据；盘点差异的复核、原因分析及调整申请。财务部门：负责固定资产总账及明细账的核对，保证账账相符；参与盘点过程，监督盘点数据的真实性；审批盘点差异调整，进行账务处理。资产使用部门：指定专人担任部门资产联络人，配合盘点工作；提供本部门资产使用情况说明，协助确认资产状态；对盘点差异原因进行初步核查，落实整改责任。盘点小组：由资产管理部门牵头，抽调财务、使用部门人员组成，组长由资产管理部门*经理担任；负责现场盘点的具体实施，记录盘点数据，编制盘点报告。四、盘点前准备工作（一）制定盘点计划资产管理部门于盘点前15个工作日制定《固定资产盘点计划》，明确以下内容：盘点时间：具体到日期、时段（如工作日上午9:00-12:00）；盘点范围：部门、资产类别（如电子设备、办公家具、机械设备等）、资产编号范围；人员分工：盘点小组成员及各区域负责人；物料准备：盘点表、标签、扫码设备（如PDA）、相机（用于拍摄资产状态）、文具等。（二）核对账面数据财务部门与资产管理部门核对固定资产明细账、台账及使用部门登记卡，保证三方数据一致。如发觉账账不符，需提前核查调整，保证盘点基础数据准确。（三）资产预处理使用部门对所属资产进行自查，清理闲置、待报废资产，更新资产状态（如“在用”“闲置”“维修中”“待报废”）；对新增未入账资产，需完成入库手续并录入台账；对已报废未销账资产，提前办理报废审批流程。（四）通知与培训资产管理部门提前5个工作日向各部门下发盘点通知，组织盘点小组培训，明确盘点要求、表格填写规范及数据上报时限。五、盘点实施流程（一）现场盘点分组执行：盘点小组按区域或资产类别分组，每组至少2人，1人负责清点、记录，1人负责核对与复核；信息核对：根据固定资产台账，逐项核对资产编号、名称、规格型号、使用部门、责任人等信息；状态确认：现场检查资产实物状态（如是否完好、能否正常使用），拍照留存（对闲置、损坏、报废资产需重点拍摄）；数据记录：使用盘点表或PDA设备录入数据，保证“账、卡、物”信息一致，记录内容包括：资产编号、名称、规格型号、计量单位；账面数量、实盘数量、存放地点；资产状态（在用/闲置/维修中/待报废）、责任人；差异备注（如盘盈、盘亏、毁损等）。（二）签字确认盘点完成后，使用部门负责人、盘点小组成员、资产管理部门监盘人共同在盘点表上签字确认，保证数据真实、可追溯。六、盘点结果处理（一）数据汇总与差异分析资产管理部门收集各小组盘点表，3个工作日内完成数据汇总，编制《固定资产盘点汇总表》，列明账面数量、实盘数量、盘盈数量、盘亏数量及差异率；对盘盈、盘亏、毁损等差异，组织财务部门、使用部门共同分析原因，区分以下情形：管理原因：如台账漏登、资产转移未报备、责任人变更未更新等；客观原因：如资产自然损耗、自然灾害毁损、已报废未销账等；人为原因：如保管不善、违规处置等。（二）差异审批与调整资产管理部门根据差异原因，填写《固定资产盘点差异调整申请表》，附《盘点差异原因分析报告》，按审批权限报批：差异金额在5000元以下的，由资产管理部门经理、财务主管审批；差异金额在5000-50000元的，需报分管副总审批；差异金额超过50000元的，需报总经理审批。审批通过后，财务部门根据调整申请进行账务处理，更新固定资产明细账及台账。（三）问题整改与报告对因管理不善导致的盘亏或毁损，使用部门需在5个工作日内提交《整改措施报告》，明确责任人及整改时限；资产管理部门于盘点结束后10个工作日内编制《固定资产盘点报告》，上报管理层，内容包括盘点概况、差异结果、原因分析、整改措施及管理建议。七、模板表格表1：固定资产盘点表资产编号资产名称规格型号计量单位账面数量实盘数量差异数量存放地点责任人资产状态备注设备-001笔记本电脑ThinkPadX1台110销售部张*在用设备-002打印机HPLaserJet台10-1行政部李*待报废已申请报废，未销账表2：固定资产盘点差异调整申请表申请部门资产管理部门申请日期差异资产明细资产编号资产名称账面数量实盘数量差异数量差异原因调整建议设备-003办公桌56+1新购未入账增加台账登记设备-004投影仪21-1部门间调拨未报备更新使用部门及责任人申请人部门负责人资产管理部门审核财务部门审核分管领导审批签字：*签字：*签字：*签字：*签字：*表3：固定资产盘点报告（模板框架）一、盘点概况盘点时间：XXXX年XX月XX日-XX月XX日盘点范围：公司各部门、全部固定资产类别参与人员：盘点小组共X人（名单附后）二、盘点结果资产总量：账面XX项，实盘XX项，账实相符率XX%；差异情况：盘盈XX项，盘亏XX项，毁损XX项，差异金额XX元；主要问题：台账更新不及时、资产转移未报备、闲置资产未处置等。三、原因分析与整改措施盘亏原因：销售部*员工离职未办理资产交接，导致笔记本电脑1台缺失；整改措施：修订《资产交接管理办法》，明确交接流程及责任，已追回责任人赔偿XX元。闲置资产：行政部闲置办公家具5项，占用资金XX元；整改措施：1个月内完成内部调配或公开处置，提高资产利用率。四、管理建议推行固定资产信息化管理，实现扫码入库、领用、报废全流程追溯；加强部门资产培训，提升全员资产管理意识。八、关键注意事项数据准确性：盘点时需严格核对资产编号及实物信息，避免“以物对卡”或“以卡对物”的错盘、漏盘；对相似资产（如同型号电脑）需通过序列号等唯一标识区分。责任落实：资产使用部门负责人为本部门资产第一责任人，需全程参与盘点并确认结果，保证“谁使用、谁负责”。保密要求：盘点数据（尤其是资产价值、存放位置等敏感信息）仅限相关人员知悉，严禁外泄。特殊情况处理：对盘点期间新增的资产，