公司行政会议制度

公司行政会议制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国企业内部控制基本规范》及相关行业监管要求，结合集团母公司关于风险防控与合规管理的指导意见，以及公司为强化内部管理、防控专项风险、规范业务流程的内部需求制定。制度旨在明确行政会议的组织架构、运行机制、管控要求与保障措施，确保公司行政决策科学化、流程规范化、风险可控化，促进公司治理体系与治理能力现代化。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司日常行政管理、决策执行、风险防控等场景下的会议组织、议题管理、决策审批及结果跟踪等全过程管理。涉及专项领域（如采购、财务、数据安全等）的行政会议，须同时遵守本制度及相应专项管理制度的规定。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司围绕特定业务领域（如采购管理、财务审批、数据安全等）实施的系统性风险防控与合规管理活动，包括但不限于政策制定、流程设计、风险识别、审查监督、应急处置等环节。（二）“XX风险”指公司在运营过程中可能面临的法律合规风险、管理风险、操作风险等，其中“XX”可根据具体领域替换为“采购合规风险”“财务资金风险”“信息安全风险”等。（三）“XX合规”指公司及员工在业务活动、决策执行中严格遵循法律法规、行业准则、内部规章的行为准则，强调合法合规与责任担当。第四条XX专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖原则，即管理范围覆盖公司所有业务领域及层级，不留管理盲区；（二）责任到人原则，即明确各层级、各岗位的管理职责与操作权限，实现责任闭环；（三）风险导向原则，即聚焦高风险环节与领域，优先配置资源，强化管控力度；（四）持续改进原则，即通过定期评估与动态调整，优化管理机制，提升防控效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司XX专项管理的第一责任人，对公司整体管理成效负总责；分管领导为公司直接责任人，负责分管领域的管理统筹与监督落实。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调公司XX专项管理工作，对重大风险事项作出决策审批，定期听取管理报告，监督考核各部门落实情况。第七条XX专项管理领导小组下设办公室，挂靠[牵头部门名称]，承担日常管理职能，包括制度起草修订、风险库维护、会议组织协调、信息汇总上报等。第八条牵头部门职责包括：（一）统筹XX专项管理制度体系建设，定期评估修订；（二）组织专项风险识别与评估，建立风险动态管理台账；（三）监督考核各部门XX专项管理执行情况，开展培训宣贯；（四）牵头重大风险事件的处置协调与上报。第九条专责部门职责包括：（一）负责XX专项领域的业务合规审核，制定操作细则；（二）推动流程优化与技术工具应用，提升管理效率；（三）牵头专项风险处置方案制定，跟踪整改落实；（四）组织案例研究，提炼管理经验。第十条业务部门及下属单位职责包括：（一）落实本领域XX专项管理要求，开展日常风险排查；（二）执行XX专项管理相关流程，确保业务操作合规；（三）及时上报风险事件与异常情况，配合调查处置；（四）推动本领域管理创新，提升防控水平。第十一条基层执行岗责任包括：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人操作红线；（二）执行业务操作规范，拒绝执行违规指令；（三）主动报告可疑事项与风险隐患，及时止损；（四）参与XX专项管理培训，提升风险识别能力。第三章专项管理重点内容与要求第十二条采购管理：业务操作须严格遵循供应商尽职调查、招标比选、合同签订、履约验收等流程，禁止关联交易、围标串标等违规行为。重点防控采购价格异常、资质造假、虚假验收等风险。第十三条财务审批：资金审批权限须严格按权限指引执行，大额资金使用需经集体决策。税务申报须符合法规要求，禁止虚开发票、逃税漏税。重点防控资金挪用、审批超权、税务合规风险。第十四条数据安全：建立数据分类分级管理制度，敏感数据访问需严格授权审批。禁止非授权存储、传输、销毁数据，重点防控信息泄露、系统漏洞、非法交易等风险。第十五条固定资产：资产购置须履行预算审批、采购验收程序，定期开展盘点评估。禁止超标准配置、闲置报废资产处置不合规。重点防控资产流失、账实不符、闲置浪费风险。第十六条合同管理：签订合同须进行法律合规审查，明确权责条款。禁止签订显失公平或存在重大法律瑕疵的合同。重点防控合同违约、条款遗漏、法律诉讼风险。第十七条招标投标：公开招标项目须遵循公开、公平、公正原则，禁止暗箱操作、利益输送。重点防控评标不公、违规截留、陪标围标风险。第十八条招聘用工：招聘流程须遵循背景调查、能力测试、合规承诺等环节，禁止招聘禁入人员。重点防控虚假招聘、歧视性用工、劳务纠纷风险。第十九条知识产权：建立专利、商标、著作权的全流程管理体系，禁止侵权行为。重点防控侵权纠纷、核心知识流失风险。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：牵头部门每半年评估制度适用性，根据法规变化、业务调整及时修订，修订后30日内发布实施，并组织宣贯培训。第十三条风险识别预警机制：各部门每季度开展专项风险排查，形成风险清单提交牵头部门汇总评估。重大风险按分级标准发布预警通知，明确应对要求。第十四条合规审查机制：将XX专项管理审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则。专责部门出具审查意见，业务部门据此执行。第十五条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由XX专项管理领导小组牵头协同处置。建立应急预案，明确上报时限与协同流程，处置结果须60日内提交评估报告。第十六条责任追究机制：明确违规情形与处罚标准，轻者通报批评，重者取消评优资格或纪律处分。违规行为与绩效考核挂钩，联动追责机制执行。第十七条评估改进机制：每年对XX专项管理体系有效性开展评估，形成评估报告提交领导小组审定。针对发现的问题制定改进方案，3个月内完成优化。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：各层级领导须明确管理职责，定期研究解决XX专项管理中的重点难点问题。牵头部门每季度汇总管理情况，向领导小组汇报。第十九条考核激励机制：将XX专项管理纳入部门年度考核指标，占比不低于10%。设立专项合规奖，对突出贡献的部门/个人给予奖励。第二十条培训宣传机制：分层级开展XX专项管理培训，管理层侧重合规履职，一线员工侧重操作规范。培训后进行考核，考核合格者方可上岗。第二十一条信息化支撑：通过业务系统实现流程自动化，建立风险监控平台，实现实时预警与追溯。每年投入X万元专项信息化建设，提升管理效率。第二十二条文化建设：发布XX专项管理手册，组织全员签署合规承诺书。设立合规宣传角，定期推送案例警示，营造全员参与氛围。第二十三条报告制度：风险事件须1小时内上报牵头部门，重大事件即时上报领导